89、利用表单和报表展示患者及就诊数据

linux6sysadmin

于 2025-12-08 12:12:18 发布

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分类专栏：解锁Office高效秘籍文章标签：表单报表 Access

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利用表单和报表展示患者及就诊数据

在数据管理和展示方面，表单和报表的合理运用至关重要。下面将详细介绍如何创建和修改表单，以更好地展示患者及就诊数据。

1. 需求背景

Cindi Rodriguez希望进一步优化数据库，使员工更便捷地输入、查找和维护数据。具体需求包括创建基于患者表的表单，方便员工输入和修改患者数据；创建能同时显示患者表和就诊表数据的表单，提供患者及其就诊的完整信息。Ethan Ward则希望数据库包含格式化的患者和就诊数据报表，以便员工在进行患者分析和社区推广规划时能有打印输出。

2. 学习目标

2.1 会话4.1目标

创建使用表单向导创建表单
为表单应用主题
向表单添加图片
更改表单上文本的颜色
使用表单查找和维护数据
预览和打印选定的表单记录
创建带有主表单和子表单的表单

2.2 会话4.2目标

使用报表向导创建报表
为报表应用主题
更改报表上字段值的对齐方式
在报表中移动和调整字段大小
在报表中插入图片
更改报表上文本的颜色
在报表中应用条件格式
预览和打印报表

3. 起始数据文件

起始数据文件包含多个数据库文件和图片文件，如下所示：
| 文件类型 | 文件名称 |
| ---- | ---- |
| 数据库文件 | Chatham.accdb、Vendor.accdb、Gopher.accdb、OBrien.accdb、Shelter.accdb、Stanley.accdb、Tour.accdb |
| 图片文件 | Medical.bmp、Supplies.bmp、Tasks.bmp、Tests.bmp、Animals.bmp、Hiking.bmp |

4. 表单基础介绍

4.1 导航按钮功能

表单中的导航按钮可用于显示表单中的第一条、最后一条、下一条或上一条记录，还能输入特定记录编号并跳转到该记录，以及创建新记录。

4.2 表单布局

以列布局为例，字段标题显示在表单左侧的列中，若未指定字段标题，则显示字段名称。对应的字段值显示在字段标题（或字段名称）右侧的框中，框的宽度根据字段大小而变化。表单标题默认使用表单对象名称，但可编辑以显示所需文本。

4.3 搜索功能

可使用搜索框查找并显示包含输入文本的记录。

4.4 主题应用

主题是一组预定义的格式，包括颜色、字体和其他效果，可增强表单的外观和可用性。例如，可将主题应用于PatientData表单。

4.5 表单视图

表单视图 ：用于查看、输入和维护表单所基于的表中的数据。
布局视图 ：可看到表单在表单视图中的外观，同时能修改表单的设计。通过点击相应按钮可在两种视图间切换。

5. 使用表单向导创建表单

5.1 打开数据库并启动表单向导

启动Access并打开之前创建并使用过的Chatham数据库。若出现安全警告，点击“启用内容”按钮。
必要时打开导航窗格。可在导航窗格中选择表或查询，也可在表单向导中选择。
在导航窗格的“表”部分，点击“Patient”以选择患者表作为新表单的基础。
在功能区上，点击“创建”选项卡。“创建”选项卡上的“表单”组提供了创建各种类型表单和设计自定义表单的选项。
在“表单”组中，点击“表单向导”按钮，打开第一个表单向导对话框。

5.2 选择字段并调整顺序

Cindi希望表单显示患者表中的所有字段，但顺序不同，将“Phone”字段放在表单底部。操作步骤如下：
1. 点击按钮将所有字段移至“选定字段”框。
2. 在“选定字段”框中，点击“Phone”字段，然后点击按钮将其移回“可用字段”框。
3. 在“选定字段”框中，点击“Email”字段。
4. 在“可用字段”框中选择“Phone”字段，点击按钮将其移至“选定字段”框的末尾。

5.3 选择表单布局

点击“下一步”按钮，显示第二个表单向导对话框，选择表单布局。布局选项包括列布局、表格布局、数据表布局和对齐布局。Cindi认为列布局适合显示和更新表中的数据，因为它一次只显示一条记录的字段。

5.4 完成表单创建

点击“下一步”按钮，显示第三个也是最后一个表单向导对话框，默认表单名称为患者表的名称。
将表单名称改为“PatientData”，然后点击“完成”按钮。
关闭导航窗格，仅显示表单窗口，表单以表单视图显示。

6. 在布局视图中修改表单设计

6.1 应用主题

默认情况下，创建的表单使用Office主题进行格式化。可通过以下步骤为表单应用新主题：
1. 确保显示“主页”选项卡。
2. 在“视图”组中，点击“视图”按钮，将表单显示在布局视图中。
3. 在“设计”选项卡的“主题”组中，点击“主题”按钮，显示可用主题的库。
4. 在库中指向每个主题，查看其对PatientData表单的格式化效果。
5. 右键点击“Slice”主题，在快捷菜单中选择“仅将主题应用于此对象”。

6.2 添加图片

为了增加表单的视觉吸引力，可添加图片。操作步骤如下：
1. 确保表单仍显示在布局视图中，且“设计”选项卡处于活动状态。
2. 在“页眉/页脚”组中，点击“徽标”按钮，打开“插入图片”对话框。
3. 导航到提供的数据文件中的Access1 > Tutorial文件夹，点击“Medical”文件，然后点击“确定”按钮，图片将显示在表单标题上方。
4. 右键点击选定的图片，指向“布局”，然后点击“删除布局”，将图片从控件布局中移除。
5. 点击并拖动图片到表单标题的右侧。
6. 当指针大致位于表单标题右侧半英寸处时，释放鼠标按钮。
7. 点击主表单上的空白区域（字段值右侧），取消选择图片。

6.3 更改表单标题的文本和颜色

在更改表单标题颜色之前，先将标题改为两个单词，使其更易读。操作步骤如下：
1. 点击“PatientData”表单标题，橙色框将围绕标题，表示其被选中。
2. 在字母“t”和“D”之间点击，插入光标，然后按空格键。标题变为“Patient Data”，但可能会换行。
3. 将指针放在包含表单标题的框的右侧垂直线上，直到指针变为，然后点击并向右拖动，直到“Data”一词与“Patient”一词显示在同一行。
4. 点击主表单区域取消选择标题，检查结果，然后再次点击“Patient Data”重新选择标题。
5. 在功能区上，点击“格式”选项卡。
6. 在“字体”组中，点击“字体颜色”按钮箭头，显示可用颜色的库。
7. 在主题颜色调色板中，指向第四行的第二个颜色框，提示显示为“Black, Text 1, Lighter 25%”。
8. 点击该颜色框。
9. 点击主表单的空白区域取消选择标题文本，较深的黑色将应用于表单标题文本。

6.4 保存并查看表单

完成上述更改后，点击快速访问工具栏上的“保存”按钮保存修改后的表单。然后在状态栏右下角点击“表单视图”按钮，以表单视图显示表单。

通过以上步骤，我们成功创建并修改了一个表单，使其更符合需求和美观要求。后续还可以根据类似的操作方法，对其他表单进行优化，如Cindi计划对现有的VisitData表单进行相同的修改，使其与PatientData表单外观一致。

7. 表单的使用与数据维护

7.1 查找数据

在表单中查找特定数据是一项常用功能。可以使用表单中的“查找”按钮，点击后会显示“查找和替换”对话框，在该对话框中输入要查找的文本，即可在表单中搜索包含该文本的记录。例如，若要查找某个患者的姓名，只需在对话框中输入该姓名，Access 会自动定位到包含该姓名的记录。

7.2 维护数据

表单不仅用于查看数据，还可用于输入和修改数据。在表单视图中，可以直接在字段值框中输入或修改数据。完成输入或修改后，点击导航按钮中的“保存”按钮（通常是一个磁盘图标），即可将更改保存到数据库中。若要删除一条记录，可先定位到该记录，然后点击“删除”按钮（通常是一个垃圾桶图标），系统会提示确认删除操作。

7.3 预览和打印表单记录

当需要查看表单记录的打印效果或打印表单记录时，可以进行预览和打印操作。操作步骤如下：
1. 确保表单处于表单视图。
2. 在功能区上，点击“文件”选项卡。
3. 在左侧菜单中，选择“打印”选项。
4. 在“打印”页面中，可以选择“打印预览”来查看打印效果，也可以直接设置打印参数（如打印范围、份数等）后点击“打印”按钮进行打印。

8. 创建带有主表单和子表单的表单

8.1 主表单和子表单的概念

主表单用于显示主要的数据记录，而子表单则用于显示与主表单相关的详细数据。例如，在患者管理系统中，主表单可以显示患者的基本信息，子表单可以显示该患者的就诊记录。通过主表单和子表单的结合，可以更全面地展示数据之间的关系。

8.2 创建步骤

以下是创建带有主表单和子表单的表单的步骤：
1. 启动 Access 并打开相应的数据库。
2. 打开导航窗格，选择作为主表单基础的表或查询。
3. 在功能区上，点击“创建”选项卡。
4. 在“表单”组中，点击“表单设计”按钮，打开表单设计视图。
5. 在表单设计视图中，右键点击空白处，选择“子窗体/子报表”。
6. 在弹出的“子窗体向导”对话框中，选择与主表单相关的表或查询作为子表单的数据源。
7. 按照向导的提示，选择要在子表单中显示的字段。
8. 选择子表单与主表单的关联字段，以确保子表单的数据与主表单的数据正确关联。
9. 为子表单设置布局和样式。
10. 点击“完成”按钮，完成子表单的创建。

创建完成后，主表单和子表单会显示在同一个窗口中，用户可以通过主表单查看主要数据，通过子表单查看详细数据。

9. 使用报表向导创建报表

9.1 报表的作用

报表是一种用于呈现数据的格式化文档，它可以将数据库中的数据以清晰、美观的方式展示出来，便于用户进行分析和决策。例如，在患者管理系统中，可以创建报表来统计不同年龄段患者的就诊情况、不同科室的就诊人数等。

9.2 创建报表的步骤

以下是使用报表向导创建报表的步骤：
1. 启动 Access 并打开相应的数据库。
2. 打开导航窗格，选择作为报表数据源的表或查询。
3. 在功能区上，点击“创建”选项卡。
4. 在“报表”组中，点击“报表向导”按钮，打开报表向导对话框。
5. 在对话框中，选择要在报表中显示的字段。可以从一个或多个表或查询中选择字段。
6. 选择报表的布局方式，如列布局、表格布局等。
7. 选择报表的排序方式，可以按照一个或多个字段进行排序。
8. 为报表指定标题。
9. 点击“完成”按钮，完成报表的创建。

创建完成后，报表会以默认的样式显示，可以在报表视图中查看报表的内容。

10. 修改报表的设计

10.1 应用主题

与表单类似，报表也可以应用主题来改变其外观。操作步骤如下：
1. 打开报表，在功能区上点击“设计”选项卡。
2. 在“主题”组中，点击“主题”按钮，显示可用主题的库。
3. 在库中选择要应用的主题，可以直接点击主题应用到所有对象，也可以右键点击主题，在快捷菜单中选择应用到当前对象或所有匹配对象。

10.2 更改字段值的对齐方式

在报表中，字段值的对齐方式会影响报表的美观和可读性。可以通过以下步骤更改字段值的对齐方式：
1. 打开报表的设计视图。
2. 选择要更改对齐方式的字段。
3. 在功能区上点击“格式”选项卡。
4. 在“对齐方式”组中，选择所需的对齐方式（如左对齐、居中对齐、右对齐等）。

10.3 移动和调整字段大小

为了使报表布局更加合理，可以移动和调整字段的大小。操作步骤如下：
1. 打开报表的设计视图。
2. 选择要移动或调整大小的字段。
3. 若要移动字段，将鼠标指针放在字段上，当指针变为十字箭头时，点击并拖动字段到所需位置。
4. 若要调整字段大小，将鼠标指针放在字段的边框上，当指针变为双向箭头时，点击并拖动边框来调整字段的大小。

10.4 插入图片

在报表中插入图片可以增加报表的视觉效果。操作步骤如下：
1. 打开报表的设计视图。
2. 在功能区上点击“设计”选项卡。
3. 在“页眉/页脚”组中，点击“图片”按钮，打开“插入图片”对话框。
4. 导航到图片所在的文件夹，选择要插入的图片，然后点击“确定”按钮。
5. 调整图片的大小和位置，使其与报表布局相协调。

10.5 更改文本颜色

可以通过以下步骤更改报表上文本的颜色：
1. 打开报表的设计视图。
2. 选择要更改颜色的文本。
3. 在功能区上点击“格式”选项卡。
4. 在“字体”组中，点击“字体颜色”按钮箭头，选择所需的颜色。

10.6 应用条件格式

条件格式可以根据字段的值自动应用不同的格式，使报表更加直观。操作步骤如下：
1. 打开报表的设计视图。
2. 选择要应用条件格式的字段。
3. 在功能区上点击“格式”选项卡。
4. 在“条件格式”组中，点击“条件格式”按钮，打开“条件格式”对话框。
5. 在对话框中设置条件和对应的格式，如当字段的值大于某个数值时，将文本颜色设为红色。
6. 点击“确定”按钮，应用条件格式。

10.7 预览和打印报表

完成报表设计修改后，可以进行预览和打印操作，操作步骤与预览和打印表单记录类似：
1. 打开报表，点击“文件”选项卡。
2. 在左侧菜单中选择“打印”选项。
3. 可以选择“打印预览”查看打印效果，也可以设置打印参数后点击“打印”按钮进行打印。

11. 总结

通过以上一系列的操作，我们学习了如何创建和修改表单、报表，以更好地展示患者及就诊数据。从使用表单向导创建表单，到在布局视图中对表单进行外观和功能的优化；从使用报表向导创建报表，到对报表进行各种设计修改，每个步骤都有其重要性和实际应用价值。合理运用表单和报表，可以提高数据管理的效率，为数据分析和决策提供有力支持。在实际应用中，我们可以根据具体需求，灵活运用这些技巧，创建出更加符合业务要求的表单和报表。

下面是一个创建表单和报表的流程图：

graph LR
    classDef startend fill:#F5EBFF,stroke:#BE8FED,stroke-width:2px;
    classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px;
    classDef decision fill:#FFF6CC,stroke:#FFBC52,stroke-width:2px;

    A([开始]):::startend --> B(打开数据库):::process
    B --> C{选择操作}:::decision
    C -->|创建表单| D(使用表单向导创建表单):::process
    D --> E(在布局视图修改表单设计):::process
    E --> F(保存并查看表单):::process
    C -->|创建报表| G(使用报表向导创建报表):::process
    G --> H(修改报表设计):::process
    H --> I(预览和打印报表):::process
    F --> J([结束]):::startend
    I --> J

通过这个流程图，我们可以更清晰地看到创建表单和报表的整体流程。在实际操作中，我们可以按照这个流程逐步进行，确保每个环节都能正确完成。同时，根据不同的需求和场景，我们还可以对表单和报表进行进一步的优化和扩展，以满足更多的业务需求。