80、构建数据库与定义表关系的实用指南

构建数据库与定义表关系的实用指南

在数据管理领域，构建数据库并定义表之间的关系是一项至关重要的技能。下面将详细介绍如何在相关软件中完成这些操作，包括数据导入、表关系定义等内容。

导入文本文件数据到患者表

在决定使用 Access 存储数据之前，数据由 Kelly 在其他系统中管理，她将数据导出到了一个文本文件中，现在需要将这些数据导入新的患者表。

添加两条记录到患者表

• 第一条记录 ：
  • 患者 ID：22500
  • 姓氏：[学生的姓氏]
  • 名字：[学生的名字]
  • 出生日期：1994 年 2 月 28 日
  • 电话：860 - 938 - 2822
  • 地址：501 Perkins Dr
  • 城市：Hartford
  • 州：CT
  • 邮编：06120
  • 邮箱：student1@example.edu
• 第二条记录 ：
  • 患者 ID：22533
  • 姓氏：Rowe
  • 名字：Christina
  • 出生日期：1941 年 12 月 5 日
  • 电话：860 - 552 - 5920
  • 地址：27 Tracey Ct
  • 城市：Windsor
  • 州：CT
  • 邮编：06095
  • 邮箱：c.rowe@example.com
• 后续操作 ：必要时调整列宽以达到最佳显示效果，然后保存并关闭患者表。

导入患者文本文件中的数据

1. 在菜单栏点击“EXTERNAL DATA”选项卡。
2. 在“Import & Link”组中，点击“Text File”按钮，此时会弹出“Get External Data - Text File”对话框。
3. 点击“Browse”按钮，弹出“File Open”对话框。
4. 导航到存储起始数据文件的“Access1  Tutorial”文件夹，双击“Patient”文件，之后会返回到之前的对话框。
5. 点击“Append a copy of the records to the table”选项按钮，该选项右侧的框会变为可操作状态，接下来需选择要添加数据的表。
6. 点击框上的箭头，然后选择“Patient”。
7. 点击“OK”按钮，第一个“Import Text Wizard”对话框会打开，该对话框会提示要导入的数据是分隔格式。分隔文本文件是指数据字段由逗号或制表符等字符分隔，在此例中，对话框显示文本文件中的数据由逗号分隔。
8. 确保对话框中“Delimited”选项按钮被选中，然后点击“Next”按钮，第二个“Import Text Wizard”对话框会打开。
9. 确保“Comma”选项按钮被选中，然后点击“Next”按钮，第三个也是最后一个“Import Text Wizard”对话框会打开，注意“Import to Table”框显示数据将被导入到“Patient”表中。
10. 点击“Finish”按钮，会弹出一个对话框询问是否保存导入步骤，由于只导入一次患者数据，可关闭对话框而不保存导入步骤。
11. 点击对话框中的“Close”按钮，不保存导入步骤直接关闭。

查看患者表数据表

• 打开导航窗格，双击“Patient”以数据表视图打开患者表，此时患者表共有 51 条记录。
• 关闭导航窗格。
• 必要时调整列宽以达到最佳显示效果，滚动表数据表以显示所有字段值，完成后滚动回显示表中的第一个字段，然后点击第一行的“Patient ID”字段。
• 保存并关闭患者表，然后打开导航窗格。

表关系相关概念

一对多关系

当第一个表中的一条记录与第二个表中的零条、一条或多条记录匹配，且第二个表中的一条记录最多与第一个表中的一条记录匹配时，两个表之间就存在一对多关系。例如，患者 22506 在“Visit”表中有两次就诊记录，其他患者可能有一次或多次就诊，而每次就诊都对应一个患者。

定义表关系

关系型数据库管理系统的一个强大功能是能够定义表之间的关系，通过使用公共字段将一个表与另一个表关联起来，这个过程通常称为执行连接操作。当连接具有公共字段的表时，可以将它们视为一个更大的表来提取数据。例如，通过使用“Patient”表和“Visit”表中的“PatientID”字段作为公共字段来连接这两个表，然后可以使用查询、表单或报表从每个表中提取选定的数据。

主表和相关表

在一对多关系中，Access 将形成关系的两个表称为主表和相关表。主表是“一”的一方，例如“Patient”表，因为每次就诊对应一个患者；相关表是“多”的一方，例如“Visit”表，因为一个患者可以有零次、一次或多次就诊。

数据不一致问题及解决方法

由于相关数据存储在两个表中，可能会出现表之间的数据不一致问题，以下是几种可能的情况：
| 场景 | 问题描述 |
| — | — |
| 场景一 | Cindi 为新患者 Jack Perry 在“Visit”表中添加了一条记录，使用患者 ID 22570，但未先在“Patient”表中添加该患者的信息，导致该就诊记录在“Patient”表中没有匹配记录，数据不一致，该就诊记录成为孤立记录。 |
| 场景二 | Cindi 将“Patient”表中 Drea Gorski 的患者 ID 从 22506 更改为 22601，由于“Patient”表中不再有患者 ID 为 22506 的患者，这在“Visit”表中创建了两条孤立记录，数据库不一致。 |
| 场景三 | Cindi 从“Patient”表中删除了患者 22506（Drea Gorski）的记录，因为该患者已搬家且不再接受医疗服务，导致“Visit”表中患者 22506 的两条记录在“Patient”表中没有匹配记录，数据库再次不一致。 |

为避免这些问题和数据库中的数据不一致，可以在定义表关系时指定参照完整性。参照完整性是 Access 强制执行的一组规则，用于在更新数据库中的数据时维护相关表之间的一致性，具体规则如下：
- 当向相关表中添加记录时，主表中必须已经存在匹配的记录，从而防止出现孤立记录的可能性。
- 如果尝试更改主表中主键的值，当相关表中存在匹配记录时，Access 会阻止此更改。但是，如果选择“Cascade Update Related Fields”选项，Access 会允许更改主键的值，并更改相关表中相应的外键值，从而消除数据不一致的可能性。
- 当尝试删除主表中的记录时，当相关表中存在匹配记录时，Access 会阻止删除操作。但是，如果选择“Cascade Delete Related Records”选项，Access 会删除主表中的记录，并删除相关表中所有具有匹配外键值的记录。

需要注意的是，虽然使用“Cascade Delete Related Records”选项来强制执行参照完整性有一定优势，但也存在风险，应谨慎使用该选项，因为可能会意外删除不想删除的记录，最好使用其他方法来删除记录，以便对删除过程有更多控制。

定义表之间的关系

定义患者表和就诊表之间的一对多关系

1. 在菜单栏点击“DATABASE TOOLS”选项卡。
2. 在“Relationships”组中，点击“Relationships”按钮，弹出“Show Table”对话框。
3. 点击“Patient”，然后点击“Add”按钮，将患者表的字段列表添加到“Relationships”窗口。
4. 点击“Visit”，然后点击“Add”按钮，将就诊表的字段列表添加到“Relationships”窗口。
5. 点击“Show Table”对话框中的“Close”按钮关闭该对话框。
6. 使用指针拖动患者表字段列表的底部，将其拉长直到垂直滚动条消失，所有字段都可见。
7. 点击患者表字段列表中的“PatientID”，然后将其拖动到就诊表字段列表中的“PatientID”，松开鼠标按钮后，“Edit Relationships”对话框会打开。
8. 点击“Enforce Referential Integrity”复选框。
9. 点击“Cascade Update Related Fields”复选框。
10. 点击“Create”按钮，定义两个表之间的一对多关系并关闭对话框，完成的关系会显示在“Relationships”窗口中，连接每个表中的“PatientID”公共字段。

mermaid 流程图如下：

graph LR
    A[点击 DATABASE TOOLS 选项卡] --> B[点击 Relationships 按钮]
    B --> C[弹出 Show Table 对话框]
    C --> D[添加 Patient 表字段列表]
    C --> E[添加 Visit 表字段列表]
    D --> F[调整患者表字段列表显示]
    E --> G[拖动 PatientID 字段]
    G --> H[打开 Edit Relationships 对话框]
    H --> I[勾选 Enforce Referential Integrity]
    I --> J[勾选 Cascade Update Related Fields]
    J --> K[点击 Create 按钮完成关系定义]

定义就诊表和账单表之间的一对多关系

1. 在“DESIGN”选项卡的“Relationships”组中，点击“Show Table”按钮，弹出“Show Table”对话框。
2. 确保在“Tables”选项卡上选择了“Billing”表，点击“Add”按钮，然后点击“Close”按钮关闭“Show Table”对话框，账单表的字段列表会显示在“Relationships”窗口中就诊表字段列表的右侧。
3. 使用指针拖动账单表字段列表的底部，将其拉长直到垂直滚动条消失。
4. 点击并拖动就诊表字段列表中的“VisitID”字段到账单表字段列表中的“VisitID”字段，松开鼠标按钮后，“Edit Relationships”对话框会打开。
5. 点击“Enforce Referential Integrity”复选框，然后点击“Cascade Update Related Fields”复选框。
6. 点击“Create”按钮，定义两个表之间的一对多关系并关闭对话框，完成的关系会显示在“Relationships”窗口中。
7. 在快速访问工具栏上，点击“Save”按钮保存“Relationships”窗口的布局。
8. 在“DESIGN”选项卡的“Relationships”组中，点击“Close”按钮关闭“Relationships”窗口。
9. 点击菜单栏上的“FILE”选项卡，显示后台视图。
10. 点击“Compact & Repair Database”按钮，Access 会对 Chatham 数据库进行压缩和修复。
11. 点击“FILE”选项卡，然后点击“Close”关闭 Chatham 数据库。

mermaid 流程图如下：

graph LR
    A[点击 DESIGN 选项卡的 Show Table 按钮] --> B[弹出 Show Table 对话框]
    B --> C[添加 Billing 表字段列表]
    C --> D[调整账单表字段列表显示]
    D --> E[拖动 VisitID 字段]
    E --> F[打开 Edit Relationships 对话框]
    F --> G[勾选 Enforce Referential Integrity]
    G --> H[勾选 Cascade Update Related Fields]
    H --> I[点击 Create 按钮完成关系定义]
    I --> J[保存 Relationships 窗口布局]
    J --> K[关闭 Relationships 窗口]
    K --> L[点击 FILE 选项卡显示后台视图]
    L --> M[点击 Compact & Repair Database 按钮]
    M --> N[点击 FILE 选项卡关闭数据库]

通过以上步骤，就完成了在数据库中导入数据、定义表之间关系以及数据库的维护操作，确保了数据的一致性和完整性。

构建数据库与定义表关系的实用指南

数据导入与表关系定义的重要性总结

在前面的内容中，我们详细介绍了如何将文本文件中的数据导入到患者表，以及如何定义表之间的一对多关系。这些操作对于构建一个高效、准确且一致的数据库至关重要。数据导入确保了新的数据能够顺利融入现有的数据库结构中，而表关系的定义则使得不同表之间的数据能够相互关联，从而可以进行更复杂的查询和分析。

实际应用案例分析

假设我们现在要为 Chatham 社区健康服务中心进行数据分析，以了解患者的就诊情况和费用支出。通过之前定义的表关系，我们可以轻松地从患者表、就诊表和账单表中提取所需的数据。

例如，我们要查询每个患者的基本信息以及他们的就诊次数和总费用。可以使用以下步骤：
1. 构建查询语句 ：使用 SQL 查询语句，通过公共字段（如 PatientID 和 VisitID）连接患者表、就诊表和账单表。

SELECT 
    Patient.PatientID, 
    Patient.LastName, 
    Patient.FirstName, 
    COUNT(Visit.VisitID) AS VisitCount, 
    SUM(Billing.Amount) AS TotalAmount
FROM 
    Patient
JOIN 
    Visit ON Patient.PatientID = Visit.PatientID
JOIN 
    Billing ON Visit.VisitID = Billing.VisitID
GROUP BY 
    Patient.PatientID, 
    Patient.LastName, 
    Patient.FirstName;

2. 执行查询 ：在 Access 中执行上述 SQL 查询语句，即可得到每个患者的就诊次数和总费用。

通过这样的查询，我们可以清晰地了解每个患者的就诊情况和费用支出，为健康服务中心的管理和决策提供有力的数据支持。

常见问题及解决方法总结

在进行数据导入和表关系定义的过程中，可能会遇到一些常见的问题，以下是一些问题及解决方法的总结：

问题类型	问题描述	解决方法
数据导入错误	导入文本文件时提示格式错误或数据不匹配	检查文本文件的分隔符是否正确，确保字段类型和长度与目标表一致。可以在“Import Text Wizard”对话框中仔细设置字段格式。
表关系创建失败	定义表关系时弹出错误提示，无法创建关系	检查是否在输入记录时出现了拼写错误，特别是公共字段的值。如在定义患者表和就诊表关系时，检查 PatientID 字段的值是否正确。如有错误，修改相应表中的数据后重新尝试定义关系。
数据不一致	数据库中出现孤立记录或数据冲突	确保在添加、修改和删除记录时遵循参照完整性规则。如果出现问题，可以使用 Access 的数据验证和修复功能，或者手动检查和修改数据。

进一步优化建议

为了使数据库更加高效和稳定，还可以进行以下进一步的优化：

索引优化

在经常用于查询和连接的字段上创建索引，可以提高查询的速度。例如，在患者表和就诊表的 PatientID 字段，以及就诊表和账单表的 VisitID 字段上创建索引。在 Access 中，可以通过以下步骤创建索引：
1. 打开相应的表设计视图。
2. 选择要创建索引的字段。
3. 在“字段属性”区域中，将“索引”属性设置为“有（无重复）”或“有（有重复）”，根据实际情况选择。

定期备份和维护

定期对数据库进行备份，以防止数据丢失。同时，定期使用 Access 的“Compact & Repair Database”功能对数据库进行压缩和修复，以保持数据库的性能。可以设置一个定期任务，例如每周或每月进行一次备份和维护。

总结与展望

通过本文的介绍，我们学习了如何在 Access 中导入数据、定义表之间的关系以及解决常见问题和进行优化。这些技能对于构建和管理数据库至关重要。在未来的数据库管理中，我们还可以进一步探索更多的功能和技术，如创建复杂的查询、设计报表和表单等，以满足不同的业务需求。同时，随着数据量的不断增加和业务的不断发展，我们需要不断学习和掌握新的数据库管理技术，以确保数据库的高效运行和数据的安全可靠。

希望本文能够帮助读者更好地理解和掌握数据库构建和表关系定义的相关知识，在实际工作中能够更加熟练地运用这些技能。