100、PowerPoint演示文稿创建与展示全攻略

linux6sysadmin

于 2025-12-19 09:17:46 发布

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分类专栏：解锁Office高效秘籍文章标签： PowerPoint 演示文稿演讲者备注

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PowerPoint演示文稿创建与展示全攻略

在进行PowerPoint演示文稿的制作过程中，有几个关键的步骤可以帮助我们完善演示内容、确保内容准确无误，并以最佳的方式呈现给观众。下面将详细介绍添加演讲者备注、检查拼写以及运行幻灯片放映等重要操作。

1. 添加演讲者备注

演讲者备注是在幻灯片内容基础上添加的信息，用于在演示过程中提醒自己提及特定要点。它并非要包含演示中计划要说的所有信息，而是作为提醒工具，帮助你记住与特定幻灯片内容相关的事实和细节。

添加备注的方式有两种：可以在普通视图的幻灯片窗格下方显示备注窗格来添加备注；也可以切换到备注页视图，在该视图中幻灯片图像显示在演示窗口上半部分，备注显示在下半部分。

以下是为幻灯片3和7添加备注的具体步骤：
1. 在幻灯片窗格中显示幻灯片7（“For More Information”），然后在状态栏上点击“NOTES”按钮。此时，备注窗格会出现在幻灯片窗格下方，其中显示“Click to add notes”作为占位符文本。
2. 点击备注窗格，占位符文本消失，插入点位于备注窗格中。
3. 输入“Tell audience that all the contact info is in the handouts. Use the link to show the audience the website.”
4. 在幻灯片窗格中显示幻灯片3（“Benefits of CSAs”），点击备注窗格，然后输入“Explain that the environment is benefitted because buying locally reduces costs associated with distributing food over long distances.”
5. 点击功能区的“VIEW”选项卡，然后在“Presentation Views”组中点击“Notes Page”按钮，幻灯片3将以备注页视图显示。
6. 在备注中，在“reduces”之后点击，按下空格键，然后输入“energy”。
7. 在“Presentation Views”组中点击“Normal”按钮，返回普通视图。备注窗格将保持显示，直到再次关闭它。
8. 在状态栏上点击“NOTES”按钮，关闭备注窗格，然后保存对演示文稿所做的更改。

为了更清晰地展示添加备注的流程，以下是对应的mermaid流程图：

graph LR
    A[显示幻灯片7] --> B[点击NOTES按钮]
    B --> C[点击备注窗格]
    C --> D[输入幻灯片7备注]
    D --> E[显示幻灯片3]
    E --> F[点击备注窗格]
    F --> G[输入幻灯片3备注]
    G --> H[点击VIEW选项卡]
    H --> I[点击Notes Page按钮]
    I --> J[编辑备注]
    J --> K[点击Normal按钮]
    K --> L[点击NOTES按钮关闭窗格]
    L --> M[保存更改]

2. 检查拼写

在完成演示文稿之前，始终应该检查其中的拼写和语法。PowerPoint提供了拼写检查器，可帮助我们更轻松地完成这项任务。

通过查看状态栏左端的“Spelling”按钮，可以快速判断幻灯片上是否有不在内置词典中的单词。如果没有被标记为可能拼写错误的单词，该按钮显示为正常状态；如果有标记的单词，按钮会发生变化。被标记为可能拼写错误的单词下方会出现红色波浪线。

以下是检查演示文稿中单词拼写的具体步骤：
1. 在幻灯片窗格中显示幻灯片4（“What Do CSA Members Receive?”），然后右键单击拼写错误的单词“Oportunity”，会弹出一个列出拼写选项的快捷菜单。
2. 在快捷菜单上点击“Opportunity”，菜单关闭，拼写得到纠正。
3. 点击“REVIEW”选项卡，然后在“Proofing”组中点击“Spelling”按钮。此时，拼写任务窗格会在幻灯片窗格右侧打开，并从当前幻灯片开始进行拼写检查。下一张包含可能拼写错误单词的幻灯片（幻灯片5，“Membership Requirements”）会显示在幻灯片窗格中，被标记的单词“minmum”会高亮显示。在拼写任务窗格中，第一个建议的正确拼写会被选中，选中的正确拼写也会出现在任务窗格底部，并列出该单词的同义词，旁边还有一个扬声器图标。
4. 在拼写任务窗格中点击扬声器图标，会有男声读出单词“minimum”。
5. 在建议的更正列表中点击“minimums”，任务窗格底部的单词会变为“minimums”，同义词也会相应改变。
6. 在建议的更正列表中点击“minimum”，然后点击“Change”按钮，单词得到纠正。下一张包含可能拼写错误单词的幻灯片（幻灯片1）会显示在幻灯片窗格中，被标记的单词“DeSoto”会高亮显示并列在拼写任务窗格中。由于这是Isaac的姓氏，我们希望拼写检查器忽略它。
7. 在任务窗格中点击“Ignore All”按钮。由于这是演示文稿中最后一个被标记的单词，拼写任务窗格会关闭，并弹出一个对话框，提示拼写检查已完成。
8. 点击“OK”按钮，对话框关闭。幻灯片1上最后一个被标记的单词“DeSoto”仍会被选中。
9. 点击幻灯片的空白区域，取消文本的选中状态，然后保存对演示文稿所做的更改。

以下是检查拼写的步骤总结表格：
| 步骤 | 操作内容 |
| — | — |
| 1 | 显示幻灯片4，右键单击拼写错误单词 |
| 2 | 选择正确拼写 |
| 3 | 点击REVIEW选项卡，点击Spelling按钮开始检查 |
| 4 | 点击扬声器图标听发音 |
| 5 | 选择建议的更正 |
| 6 | 点击Change按钮纠正单词 |
| 7 | 点击Ignore All按钮忽略特定单词 |
| 8 | 点击OK关闭对话框 |
| 9 | 取消文本选中，保存更改 |

通过以上步骤，我们可以有效地为演示文稿添加备注并检查拼写，确保演示内容的质量。接下来，我们将介绍如何运行幻灯片放映，以及不同放映视图的使用方法。

3. 运行幻灯片放映

在完成演示文稿的创建和校对后，需要以幻灯片放映的形式查看，以便了解其在观众面前的呈现效果。PowerPoint提供了多种放映视图，包括幻灯片放映视图、演示者视图和阅读视图。

3.1 使用幻灯片放映视图和演示者视图

幻灯片放映视图 ：如果计算机只有一个显示器且没有连接屏幕投影仪，可使用此视图。若计算机连接了第二个显示器或屏幕投影仪，观众看到的就是该视图下的幻灯片。
以下是使用幻灯片放映视图的具体步骤：
1. 在快速访问工具栏上点击“Start From Beginning”按钮，幻灯片1将以幻灯片放映视图显示在屏幕上。
2. 按空格键，幻灯片2（“What Is a CSA?”）将显示在屏幕上。
3. 点击鼠标按钮，下一张幻灯片（幻灯片3，“Benefits of CSAs”）将显示在屏幕上。
4. 按退格键，上一张幻灯片（幻灯片2）将再次显示。
5. 输入7，然后按回车键，幻灯片7（“For More Information”）将显示在屏幕上。
6. 移动鼠标显示指针，将指针定位到网站地址“www.valleyfoodscsa.example.org”上。指针将变为特定形状以表明这是一个链接，同时会出现屏幕提示显示完整的网站地址（包括“http://”）。若这是一个真实的网站，点击该链接可打开网页浏览器并向观众展示网站。移动指针后，屏幕左下角会出现一排非常淡的按钮。
7. 必要时再次移动指针以显示屏幕左下角的按钮行，然后点击“Return to the previous slide”按钮四次，返回幻灯片3（“Benefits of CSAs”）。
8. 再次显示淡色按钮行，然后点击“Zoom into the slide”按钮。指针将变为特定形状，幻灯片的四分之三区域将变暗。
9. 移动指针到图片上，随着指针移动会出现一个明亮的矩形框，点击图片，幻灯片将进行缩放，使明亮矩形框内的部分填满屏幕，指针也会改变形状。
10. 按住鼠标按钮，指针将变为另一种形状，然后向下和向右拖动以查看缩放后幻灯片的其他部分。
11. 按Esc键，缩放效果消失，显示整个幻灯片。

为了更直观地展示幻灯片放映视图的操作流程，以下是对应的mermaid流程图：

graph LR
    A[点击Start From Beginning按钮] --> B[按空格键显示幻灯片2]
    B --> C[点击鼠标显示幻灯片3]
    C --> D[按退格键返回幻灯片2]
    D --> E[输入7并回车显示幻灯片7]
    E --> F[移动指针到链接]
    F --> G[点击返回按钮回幻灯片3]
    G --> H[点击Zoom into the slide按钮]
    H --> I[移动指针到图片并点击]
    I --> J[按住鼠标拖动]
    J --> K[按Esc键恢复]

演示者视图 ：此视图提供了额外的工具，在计算机连接到第二个显示器或投影仪时可以使用。除了能看到当前幻灯片外，还能看到下一张幻灯片、演讲者备注以及显示幻灯片放映时长的计时器。
如果计算机连接了投影仪或第二个显示器，在幻灯片放映视图中开始幻灯片放映时，计算机上会显示演示者视图，第二个显示器或投影屏幕上会显示幻灯片放映视图。若计算机未连接第二个显示器或投影仪，也可以从幻灯片放映视图切换到演示者视图进行练习。
以下是使用演示者视图查看幻灯片放映的步骤：
1. 移动指针显示屏幕左下角的按钮行，点击“More slide show options”按钮打开命令菜单，然后点击“Show Presenter View”，屏幕将切换到演示者视图。
2. 在当前幻灯片下方点击“See all slides”按钮，屏幕将显示演示文稿中所有幻灯片的缩略图，类似于幻灯片浏览视图。
3. 点击幻灯片4缩略图，演示者视图将重新显示，幻灯片4（“What Do CSA Members Receive?”）将作为当前幻灯片显示。
4. 点击当前幻灯片（幻灯片4）的任意位置，幻灯片放映将前进到显示幻灯片5。
5. 在屏幕底部点击“Advance to the next slide”按钮，幻灯片6（“Placing Your Order for Additional Items”）将显示。
6. 按两次空格键，幻灯片放映将继续前进，依次显示幻灯片7和幻灯片8。
7. 再次按空格键，将出现黑色幻灯片，表明幻灯片放映结束。
8. 再按一次空格键，演示者视图关闭，返回普通视图。

以下是使用演示者视图的步骤总结表格：
| 步骤 | 操作内容 |
| — | — |
| 1 | 点击More slide show options按钮，选择Show Presenter View |
| 2 | 点击See all slides按钮查看缩略图 |
| 3 | 点击幻灯片4缩略图显示幻灯片4 |
| 4 | 点击幻灯片4前进到幻灯片5 |
| 5 | 点击Advance to the next slide按钮显示幻灯片6 |
| 6 | 按两次空格键显示幻灯片7和8 |
| 7 | 按空格键显示黑色幻灯片 |
| 8 | 按空格键返回普通视图 |

3.2 显示空白幻灯片的决策技巧

在演示过程中，有时需要暂停幻灯片放映以回答观众的问题，或者重新将观众的注意力吸引到自己身上。此时，可以显示空白幻灯片（黑色或白色）。

如果演示文稿文件中没有创建空白幻灯片，在幻灯片放映或演示者视图中，按B键可显示空白黑色幻灯片，按W键可显示空白白色幻灯片。也可以点击按钮行中的“Menu”按钮或右键单击屏幕打开菜单，指向菜单中的“Screen”，然后点击“Black”或“White”。要移除黑色或白色幻灯片并重新显示之前屏幕上的幻灯片，按键盘上的任意键或点击屏幕上的任意位置即可。在演示者视图中，还可以使用“Black or unblack slide show”按钮来切换黑色幻灯片的显示与隐藏。

另外，若不想重新显示空白幻灯片之前的幻灯片，可点击“Advance to the next slide”按钮，这样能避免观众看到已看过的幻灯片而分散注意力。