98、高效使用 PowerPoint：从基础操作到主题定制

高效使用 PowerPoint：从基础操作到主题定制

在日常工作和学习中，PowerPoint 是一款非常实用的演示文稿制作软件。下面将详细介绍其一系列操作，包括幻灯片的删除、关闭演示文稿、幻灯片放映视图的使用、打开和保存演示文稿以及主题和主题变体的更改等内容。

幻灯片的删除与保存

在制作演示文稿时，有时需要删除一些不需要的幻灯片。具体操作步骤如下：
1. 在快捷菜单上，点击“Delete Slide”（删除幻灯片），快捷菜单关闭，两个选定的幻灯片被删除，此时演示文稿还剩下七张幻灯片。
2. 在状态栏上，点击“Normal”（普通视图）按钮，演示文稿将以普通视图显示。
3. 在快速访问工具栏上，点击“Save”（保存）按钮，保存对演示文稿所做的更改。

此外，在幻灯片浏览视图中，还可以通过双击幻灯片缩略图，在普通视图的幻灯片窗格中显示该幻灯片。

关闭演示文稿

当完成演示文稿的编辑后，若想关闭它但保留 PowerPoint 程序运行，可以按以下步骤操作：
1. 显示幻灯片 1（标题幻灯片）在幻灯片窗格中，点击副标题，将插入点定位到“food!”之后，按下回车键，然后输入你的全名。
2. 在功能区上，点击“FILE”（文件）选项卡，此时会显示后台视图，并展示信息屏幕，该屏幕包含当前演示文稿的相关信息，如名称、驱动器和文件夹等。
3. 在导航栏中，点击“Close”（关闭），后台视图关闭，会弹出一个对话框询问是否要保存更改。
4. 在对话框中，点击“Save”（保存）按钮，对话框和演示文稿关闭，会出现一个空白的演示文稿窗口。

如果想暂停操作退出 PowerPoint，可点击 PowerPoint 窗口右上角的“Close”（关闭）按钮。

幻灯片放映和演示者视图

幻灯片放映视图和演示者视图是展示演示文稿的重要方式，它们各有特点和功能。

在幻灯片放映视图中，指针在移动或右键单击之前是不可见的。当移动指针时，屏幕左下角会出现一排淡色按钮，这些按钮在演示者视图中同样可用。在幻灯片放映视图中，每张幻灯片会依次全屏显示。可以通过点击“Zoom into the slide”（放大幻灯片）按钮在放映过程中放大幻灯片的一部分；点击“See all slides”（查看所有幻灯片）按钮，可像幻灯片浏览视图一样显示所有幻灯片；点击“More slide show options”（更多幻灯片放映选项）按钮，可显示更多命令；点击“Return to the previous slide”（返回上一张幻灯片）和“Advance to the next slide”（前进到下一张幻灯片）按钮，可在幻灯片之间切换。

在演示者视图中，左窗格显示当前幻灯片，在第二个显示器或投影屏幕上，该幻灯片会全屏显示在幻灯片放映视图中，这是观众看到的内容。右窗格显示下一张幻灯片。还可以点击“Black or unblack slide show”（黑屏或取消黑屏）按钮在放映过程中显示黑屏，之后再返回当前幻灯片；点击“More slide show options”（更多幻灯片放映选项）按钮显示更多命令；使用“Zoom into the slide”（放大幻灯片）按钮放大幻灯片；通过相关按钮暂停和重启计时器；点击按钮显示 Windows 任务栏以切换到其他程序；点击按钮交换显示幻灯片放映视图和演示者视图的监视器。

以下是幻灯片放映和演示者视图操作的流程图：

graph LR
    A[开始幻灯片放映] --> B{是否移动指针}
    B -- 是 --> C[显示操作按钮]
    B -- 否 --> B
    C --> D[选择操作]
    D -- 放大幻灯片 --> E[点击 Zoom into the slide 按钮]
    D -- 查看所有幻灯片 --> F[点击 See all slides 按钮]
    D -- 更多选项 --> G[点击 More slide show options 按钮]
    D -- 切换幻灯片 --> H[点击返回或前进按钮]
    I[进入演示者视图] --> J[左窗格显示当前幻灯片]
    I --> K[右窗格显示下一张幻灯片]
    J --> L[可进行黑屏等操作]

打开和保存演示文稿

如果之前关闭了演示文稿，之后想重新打开并修改，可以通过以下两种方式：一是在 Windows 资源管理器窗口中双击该文件；二是在 PowerPoint 中打开后台视图，使用“Open”（打开）命令。

打开修订后的演示文稿的具体步骤如下：
1. 点击功能区上的“FILE”（文件）选项卡，显示后台视图。由于没有打开的演示文稿，会显示“Open”（打开）屏幕，“Recent Presentations”（最近的演示文稿）会被选中，右侧可能会显示 25 个最近打开的演示文稿列表。
- 若 PowerPoint 未运行，先启动 PowerPoint，然后在“Recent”（最近）屏幕的导航栏中，点击“Open Other Presentations”（打开其他演示文稿）链接。
- 若有其他演示文稿已打开，在后台视图的导航栏中点击“Open”（打开）。
2. 点击“Computer”（计算机），最近打开的文件列表会被替换为计算机上最近访问的文件夹列表和一个“Browse”（浏览）按钮。
- 若文件存储在 SkyDrive 上，点击“SkyDrive”，必要时进行登录。
3. 点击“Browse”（浏览）按钮，会出现“Open”（打开）对话框，它与“Save As”（另存为）对话框类似。
4. 导航到包含数据文件的驱动器，找到“PowerPoint1 > Tutorial”文件夹，点击“Revised Membership”进行选择，然后点击“Open”（打开）按钮，“Open”（打开）对话框关闭，修订后的演示文稿会在 PowerPoint 窗口中打开，幻灯片 1 会显示在幻灯片窗格中。

若没有起始数据文件，需要先获取，可向教师咨询或从指定位置（如网络驱动器）获取。

若要将修订后的演示文稿以新名称保存，操作步骤如下：
1. 点击“FILE”（文件）选项卡，然后在导航栏中点击“Save As”（另存为），后台视图中会显示“Save As”（另存为）屏幕。
2. 必要时点击“Computer”（计算机），在“Computer”（计算机）下方右侧会显示最近访问的文件夹列表，包含当前文件的文件夹会位于顶部。
3. 若要保存数据文件的文件夹列在右侧，点击该文件夹；若未列出，点击“Browse”（浏览）按钮，“Save As”（另存为）对话框会打开。
4. 必要时，导航到存储数据文件的驱动器和文件夹。
5. 在“File name”（文件名）框中，将文件名更改为“CSA New Member”，然后点击“Save”（保存）按钮，“Save As”（另存为）对话框关闭，文件会以新名称“CSA New Member”保存，该演示文稿会显示在 PowerPoint 窗口中。

以下是打开和保存演示文稿的操作步骤对比表格：
| 操作 | 步骤 |
| ---- | ---- |
| 打开演示文稿 | 1. 点击 FILE 选项卡显示后台视图
2. 点击 Computer 或 SkyDrive
3. 点击 Browse 按钮
4. 导航到文件并点击 Open 按钮 |
| 保存为新名称 | 1. 点击 FILE 选项卡，点击 Save As
2. 点击 Computer
3. 选择文件夹或点击 Browse 按钮
4. 导航到存储位置
5. 更改文件名并点击 Save 按钮 |

高效使用 PowerPoint：从基础操作到主题定制

主题和主题变体的更改

主题是一组协调的颜色、字体、背景和效果，所有演示文稿都有一个主题。若未选择主题，默认会应用 Office 主题。例如在“CSA New Member”演示文稿中，最初应用的就是 Office 主题。在 Office 主题中，幻灯片标题使用的是 Calibri Light 字体，内容文本框使用的是 Calibri 字体，其中用于幻灯片标题的字体称为标题字体，用于内容文本框的字体称为正文字体。

在 PowerPoint 中，每个主题都有多个变体，这些变体具有不同的协调颜色，有时背景也会略有不同。主题及其变体被称为主题家族。PowerPoint 自带了多个已安装的主题，并且在 Office.com 上还有更多主题可供在线获取。此外，还可以使用存储在计算机或网络上的自定义主题。

下面详细介绍检查当前主题并更改主题和主题变体的操作步骤：
1. 在幻灯片窗格中显示幻灯片 2（“What Is a CSA?”），然后在无编号列表中选择橙色字母“C”。
2. 在“HOME”（开始）选项卡的“Font”（字体）组中，点击“Font Color”（字体颜色）箭头，查看主题颜色下的颜色，注意到橙色阴影列中倒数第二个颜色被选中，同时可以看到主题颜色下方有一排标准颜色。
3. 在“Font”（字体）组中，点击“Font”（字体）箭头，会打开计算机上已安装字体的菜单。在主题字体下，“Calibri (Body)”被选中，因为所选的字母“C”位于内容文本框中。
4. 在功能区上，点击“DESIGN”（设计）选项卡，此时字体菜单关闭，“DESIGN”（设计）选项卡上的主题库中会显示已安装的主题。当前主题是“DESIGN”（设计）选项卡上主题组中列出的第一个主题，下一个主题是 Office 主题，在本例中它也是当前主题。若要查看所有已安装的主题，需要通过点击主题库右端的上下滚动按钮或点击“More”（更多）按钮来滚动浏览主题库，“More”（更多）按钮会出现在所有包含无法在功能区组中显示的额外项目或命令的库中。
5. 在主题组中，点击“More”（更多）按钮，主题库会打开。当库打开时，应用于当前演示文稿的主题会显示在第一行，下一行中第一个主题是 Office 主题，其余已安装的主题随后显示。其中一些主题会出现在后台视图的“Recent”（最近）和“New”（新建）屏幕上。若要应用存储在计算机或网络上的演示文稿中的主题，可以点击主题的“More”（更多）按钮，然后点击“Browse for Themes”（浏览主题）。
6. 将鼠标指针指向主题库中的几个主题，以显示其屏幕提示并查看应用该主题到当前幻灯片的实时预览效果，然后点击“Facet”（刻面）主题，主题库关闭，“Facet”（刻面）主题会应用到所有幻灯片，并使用默认变体（变体组中的第一个变体）。应用该主题后，每张幻灯片上的标题文本会从黑色变为绿色，幻灯片 2 上之前被设置为橙色的字母会变为深绿色，项目符号会从黑色圆圈变为绿色三角形，在幻灯片选项卡中可以看到幻灯片 6 的缩略图上 SmartArt 形状也变为了绿色。
7. 在变体组中，将鼠标指针指向其他三个变体，查看每个变体的实时预览效果。由于 Isaac 更喜欢默认的绿色变体，所以不需要进行更改。
8. 点击“HOME”（开始）选项卡，然后在“Font”（字体）组中点击“Font Color”（字体颜色）箭头，此时所选颜色（即所选字母“C”的颜色）现在是“Facet”（刻面）主题主题颜色中的一种绿色阴影，同时可以注意到标准颜色行与应用 Office 主题时相同。
9. 在“Font”（字体）组中，点击“Font”（字体）箭头，可以看到主题字体现在标题（幻灯片标题）和正文（内容文本框）都使用“Trebuchet MS”字体。
10. 按下“Esc”键，字体菜单关闭。

更改主题的操作流程可以用以下 mermaid 流程图表示：

graph LR
    A[显示幻灯片 2 并选择字母 C] --> B[点击 HOME 选项卡的 Font Color 箭头]
    B --> C[点击 Font 箭头查看主题字体]
    C --> D[点击 DESIGN 选项卡]
    D --> E[点击主题组的 More 按钮]
    E --> F[预览主题并选择 Facet 主题]
    F --> G[应用 Facet 主题到所有幻灯片]
    G --> H[在变体组预览其他变体]
    H --> I[点击 HOME 选项卡再次查看 Font Color 和 Font]
    I --> J[按下 Esc 键关闭菜单]

检查和调整幻灯片字体大小

应用新主题后，需要检查幻灯片以确保其显示效果符合预期。由于“Facet”（刻面）主题中使用的字体大小比 Office 主题中的字体大小小很多，为了保证幻灯片内容清晰易读，需要对一些幻灯片的字体大小进行调整。

具体操作如下：
1. 在幻灯片窗格中显示幻灯片 3（“Benefits of CSAs”），然后在项目列表中点击第一个项目符号项（这是 Isaac 添加的新幻灯片）。在“Font”（字体）组中，可以看到字体大小为 18 磅，这比 Office 主题中一级项目符号项的 28 磅字体大小小很多，同时子项的字体大小也比较小。

以下是不同主题下字体大小的对比表格：
| 主题 | 标题字体 | 正文一级项目符号字体 | 正文子项字体 |
| ---- | ---- | ---- | ---- |
| Office 主题 | Calibri Light | 28 磅 | 相对合适 |
| Facet 主题 | Trebuchet MS | 18 磅 | 较小 |

综上所述，通过熟练掌握幻灯片的基本操作，如删除、关闭、放映等，以及主题和字体的定制与调整，能够制作出更加专业、美观且符合需求的演示文稿，在工作和学习中更好地展示信息和观点。