91、Access 数据库表单与报表创建指南

linux6sysadmin

于 2025-12-10 14:04:38 发布

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分类专栏：解锁Office高效秘籍文章标签： Access 表单报表

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Access 数据库表单与报表创建指南

1. 表单记录的预览与打印

在 Access 中，打印表单记录时，系统会尽可能在一页上打印多个表单记录。若页面底部只能容纳部分记录，剩余部分将打印到下一页。同时，Access 支持打印所有页面或指定范围的页面，还能打印当前选定的表单记录。

1.1 预览并打印第一条记录

以下是预览并打印 Patient 表中第一条记录的具体步骤：
1. 点击“First record navigation button”，在表单中显示第一条记录（即输入了姓名的记录）。
2. 点击“FILE”选项卡，进入 Backstage 视图，在导航栏中点击“Print”，再点击“Print Preview”。此时会打开打印预览窗口，显示 Patient 表的表单记录，每个记录显示在各自的表单中，且使用阴影区分不同记录。
3. 在“PRINT PREVIEW”选项卡的“Close Preview”组中，点击“Close Print Preview”按钮，返回表单视图，此时仍显示第一条记录。
4. 再次点击“FILE”选项卡，进入 Backstage 视图，点击导航栏中的“Print”，再点击“Print”，打开打印对话框。
5. 点击“Selected Record(s)”选项按钮，选择打印当前表单记录（即第一条记录）。若不确定是否应打印表单，可咨询指导老师。若不应打印，点击“Cancel”按钮，跳过后续步骤。
6. 点击“OK”按钮，关闭对话框并打印选定记录。
7. 关闭“PatientData”表单。

1.2 操作流程示意图

graph LR
    A[点击 First record navigation button] --> B[点击 FILE 选项卡]
    B --> C[点击 Print]
    C --> D[点击 Print Preview]
    D --> E[点击 Close Print Preview]
    E --> F[再次点击 FILE 选项卡]
    F --> G[点击 Print]
    G --> H[点击 Print]
    H --> I[点击 Selected Record(s)]
    I --> J{是否打印?}
    J -- 是 --> K[点击 OK]
    J -- 否 --> L[点击 Cancel]
    K --> M[关闭 PatientData 表单]
    L --> M

2. 创建包含主表单和子表单的表单

在回顾了打印的“PatientData”表单后，发现为员工提供一个同时显示患者及其就诊信息的表单会更有帮助。接下来将创建一个包含主表单和子表单的表单，以同时查看每个患者的数据及其就诊信息。

2.1 创建表单的前提条件

要基于两个表创建表单，首先需定义这两个表之间的关系。此前已定义了 Patient（主表）和 Visit（相关表）之间的一对多关系，因此可以基于这两个表创建表单。当创建包含具有一对多关系的两个表数据的表单时，实际上是为主表数据创建主表单，为相关表数据创建子表单。Access 会利用表之间定义的关系，通过两个表中存在的公共字段自动连接它们。

2.2 使用表单向导创建表单

以下是使用表单向导创建表单的详细步骤：
1. 在功能区中，点击“CREATE”选项卡。
2. 在“Forms”组中，点击“Form Wizard”按钮，打开第一个表单向导对话框。
3. 若有必要，点击“Tables/Queries”箭头，然后点击“Table: Patient”。
4. 在“Available Fields”框中点击“PatientID”（如有必要），然后点击相应按钮将该字段移至“Selected Fields”框。
5. 对“FirstName”、“LastName”、“BirthDate”、“Phone”和“Email”字段重复步骤 4。
6. 点击“Tables/Queries”箭头，然后点击“Table: Visit”。将“Visit”表中的所有字段移至“Selected Fields”框，再移除不需要的“PatientID”字段。
7. 点击相应按钮将“Visit”表中的所有字段移至“Selected Fields”框。
8. 点击“Selected Fields”框中的“Visit.PatientID”，然后点击相应按钮将该字段移回“Available Fields”框。
9. 点击“Next”按钮，打开下一个表单向导对话框。

2.3 表单字段选择情况表

表名	主表单字段	子表单字段
Patient	PatientID, FirstName, LastName, BirthDate, Phone, Email
Visit		除 PatientID 外的所有字段

2.4 完成表单创建

点击“Next”按钮，打开下一个表单向导对话框，选择子表单布局。这里选择“Datasheet”布局（将子表单字段显示为表格数据表）。
点击“Datasheet”选项按钮（如有必要），然后点击“Next”按钮，打开下一个表单向导对话框，为主表单和子表单选择标题。主表单标题为“PatientVisits”，子表单标题为“VisitSubform”。
在“Form”框中，点击最后一个字母右侧，输入“Visits”，主表单名称变为“PatientVisits”。
在“Subform”框中，删除两个单词之间的空格，子表单名称变为“VisitSubform”。
点击“Finish”按钮，完成的表单将在表单视图中打开。此时，主表单以列格式显示“Patient”表中第一条记录的字段，记录按“PatientID”主键顺序显示。子表单使用数据表格式显示相关记录。主表单名称“PatientVisits”显示在对象选项卡和表单标题上，子表单名称仅显示表名“Visit”。

2.5 表单创建流程示意图

graph LR
    A[点击 CREATE 选项卡] --> B[点击 Form Wizard 按钮]
    B --> C[选择 Patient 表]
    C --> D[选择主表单字段]
    D --> E[选择 Visit 表]
    E --> F[选择子表单字段]
    F --> G[点击 Next]
    G --> H[选择子表单布局]
    H --> I[选择标题]
    I --> J[编辑标题]
    J --> K[点击 Finish]

3. 修改 PatientVisits 表单

创建好“PatientVisits”表单后，还需要对其进行一些修改，以满足实际使用需求。主要包括编辑表单标题和调整子表单宽度。

3.1 切换到布局视图

要进行这些修改，需要先切换到布局视图，具体操作如下：
1. 在“HOME”选项卡的“Views”组中，点击“View”按钮，切换到布局视图。

3.2 编辑表单标题

编辑表单标题，使其更符合阅读习惯，步骤如下：
1. 点击表单顶部蓝灰色区域的“PatientVisits”，选中表单标题。
2. 在字母“t”和“V”之间点击，放置插入点，然后按下空格键，此时表单标题变为“Patient Visits”。
3. 点击表单中字段值框右侧的空白区域，取消选中标题。

3.3 调整子表单宽度

由于子表单宽度可能不足以让所有列调整大小并完整显示字段值，特别是“Reason/Diagnosis”列，因此需要调整子表单宽度，步骤如下：
1. 点击子表单，此时子表单周围会出现橙色轮廓，表示已选中。
2. 将指针移到选中子表单的右侧垂直线上，直到指针变为特定形状，然后点击并向右拖动约两英寸，子表单变宽。

3.4 修改操作步骤总结表

操作类型	操作步骤
切换视图	在 HOME 选项卡的 Views 组中，点击 View 按钮
编辑标题	点击标题选中，在指定位置插入空格，点击空白处取消选中
调整宽度	点击子表单选中，拖动右侧垂直线

3.5 保存并切换回表单视图

完成修改后，需要保存修改并切换回表单视图，操作如下：
1. 在快速访问工具栏中，点击“Save”按钮，保存主表单和子表单。
2. 在“DESIGN”选项卡的“Views”组中，点击“View”按钮，将“PatientVisits”表单显示在表单视图中。若主表单中的字段部分不可见，可使用垂直滚动条滚动到表单顶部以显示字段。

3.6 修改表单流程示意图

graph LR
    A[点击 HOME 选项卡的 View 按钮] --> B[点击表单标题]
    B --> C[插入空格]
    C --> D[点击空白处]
    D --> E[点击子表单]
    E --> F[拖动右侧垂直线]
    F --> G[点击 Save 按钮]
    G --> H[点击 DESIGN 选项卡的 View 按钮]

4. 导航浏览表单记录

表单中包含两组导航按钮，可分别用于选择主表单和子表单中的记录。

4.1 主表单记录导航

以下是在主表单中导航到不同记录的操作：
1. 在主表单中，点击“Next record navigation button”六次，“Patient”表中的第 7 条记录（Matthew Weiss）成为主表单中的当前记录，子表单显示该患者有三次就诊记录，但“Reason/Diagnosis”列的字段值未完全显示。
2. 双击子表单中“Reason/Diagnosis”列的右侧垂直线，将该字段调整到最佳大小，以完整显示字段值。
3. 在主表单中，点击“Last record navigation button”，“Patient”表中的第 52 条记录（Alex Cronin）成为主表单中的当前记录，子表单显示该患者目前没有就诊记录，可使用子表单输入该患者的就诊信息，信息将更新到“Visit”表中。
4. 在主表单中，点击“Previous record navigation button”，“Patient”表中的第 51 条记录（Daniel Shaw）成为主表单中的当前记录，子表单显示该患者有一次就诊记录。
5. 在主表单的“Current Record”框中，选择当前记录编号，输入 47 并按下回车键，“Patient”表中的第 47 条记录（Isobel Kirk）成为主表单中的当前记录，子表单显示该患者有四次就诊记录。

4.2 子表单记录导航

在子表单中导航记录的操作如下：
1. 若有必要，调整子表单中“Reason/Diagnosis”列的大小，以完整显示字段值。
2. 若需要，使用主表单的垂直滚动条向下滚动，查看子表单底部的导航按钮。
3. 在子表单中，点击“Last record navigation button”，“Visit”表中的第 4 条记录（Visit ID 1679）成为子表单中的当前记录。

4.3 导航操作总结表

操作位置	操作内容
主表单	点击 Next、Last、Previous 按钮，在 Current Record 框输入编号
子表单	调整列大小，滚动查看导航按钮，点击 Last 按钮

4.4 导航记录流程示意图

graph LR
    A[主表单点击 Next 按钮] --> B[调整子表单列大小]
    B --> C[主表单点击 Last 按钮]
    C --> D[主表单点击 Previous 按钮]
    D --> E[主表单输入记录编号]
    E --> F[子表单调整列大小]
    F --> G[滚动查看子表单导航按钮]
    G --> H[子表单点击 Last 按钮]