90、深入探索Access表单：设计、导航、数据查找与维护

深入探索Access表单：设计、导航、数据查找与维护

1. 表单设计的重要性

表单作为传递书面信息的载体，清晰有效地传达信息至关重要。在创建表单时，需充分考虑其使用方式，以满足用户查看、输入和维护数据的需求。
- 与纸质表单匹配 ：若数据库中的表单模仿用户输入数据的纸质表单，应确保两者字段顺序一致，方便用户从纸质表单向数据库表单输入信息。
- 添加有意义的标题 ：表单标题能明确其用途，提升外观，使数据库操作更友好，提高表单可读性，减少数据输入错误。
- 保持设计一致性 ：数据库中的表单尽量采用统一设计，让用户在各表单中看到相似元素，避免因风格和元素混杂带来操作问题。
- 确保文本质量 ：表单文本不能有拼写和语法错误，设计精良、书写规范的表单可提高用户操作效率。

2. 表单导航操作

以PatientData表单查看Patient表数据为例，需在Form视图下进行。表单导航方式与表格数据单相同，导航和编辑模式的快捷键也一致。
操作步骤如下：
1. 若有必要，点击Patient ID字段值框使其成为当前字段。
2. 按两次Tab键移至First Name字段值框，再按End键移至Phone字段值框。
3. 按Home键回到Patient ID字段值框，此时表单仍显示Patient表的第一条记录。
4. 按Ctrl + End键移至记录51的Phone字段值框（该记录为表中最后一条），当前记录编号会显示在表单底部导航按钮间的Current Record框中。
5. 点击Previous record导航按钮，移至记录50的Phone字段值框。
6. 按两次[此处原文缺失按键信息]键，移至记录50的Zip字段值框。
7. 点击将插入点定位到Address字段值中数字“8”和“3”之间，切换到编辑模式，按Home键将插入点移至字段值开头，再按End键移至结尾。
8. 点击First record导航按钮，移至第一条记录的Address字段值框，因从编辑模式切换到导航模式，整个字段值会被高亮显示。
9. 点击Next record导航按钮，移至记录2的Address字段值框。

3. 使用表单查找数据

可使用Find命令在表单中搜索数据，步骤如下：
1. 打开表单或数据单，将需搜索的字段设为当前字段。
2. 在HOME选项卡的Find组中，点击Find按钮打开Find and Replace对话框。
3. 在Find What框中输入要查找的字段值。
4. 根据需要完成其余选项，指定搜索类型。
5. 点击Find Next按钮开始搜索。
6. 继续点击Find Next按钮查找下一个匹配项。
7. 点击Cancel按钮停止搜索操作。

例如，要查找名为Sam的患者记录，已知其居住街道为Bunnell Place，可按以下步骤操作：
1. 确保当前记录的Address字段值被选中，该字段为搜索字段。可进行部分搜索，更方便在不知或记不全字段值时查找。
2. 在HOME选项卡的Find组中，点击Find按钮，打开Find and Replace对话框，Look In框显示将搜索当前字段（即Address字段），搜索含“bunnell”的记录。
3. 在Find What框中输入“bunnell”，因Find and Replace对话框中未选中Match Case选项，Access会查找包含该词的任何大小写组合的记录。
4. 点击Match箭头，选择Any Part of Field，Access将查找Address字段中任何位置包含“bunnell”的记录。
5. 点击Find Next按钮，PatientData表单显示记录37（Sam Boucher的记录，PatientID 22543），Address字段值框中“Bunnell”被选中。

4. 通配符在数据查找中的应用

搜索值可以是精确值，也可包含通配符，通配符用于只知部分值、想以特定字符开头或结尾，或匹配特定模式的情况。以下是常用通配符及其用途和示例：
| 通配符 | 用途 | 示例 |
| — | — | — |
| * | 匹配任意数量的字符，可作为字符串的开头和/或结尾 | th* 可找到the、that、this、therefore等 |
|? | 匹配任意单个字母字符 | a?t可找到act、aft、ant、apt、art等 |
| [] | 匹配方括号内的任意单个字符 | a[fr]t可找到aft和art，但找不到act、ant、apt |
|! | 匹配不在方括号内的任意字符 | a[!fr]t可找到act、ant、apt，但找不到aft和art |
| - | 匹配指定范围内的任意单个字符，范围需按升序排列（如a到z） | a[d - p]t可找到aft、ant、apt，但找不到act和art |
| # | 匹配任意单个数字字符 | #72可找到072、172、272、372等 |

要查找电话号码中区号为860，交换码为226的患者记录，可使用 通配符，操作步骤如下：
1. 确保Find and Replace对话框仍处于打开状态。
2. 点击PatientData表单任意位置使其激活，按Tab键直到到达Phone字段值框，该字段为搜索字段。
3. 点击Find and Replace对话框标题栏使其激活，若需要，将对话框向右拖动以便看到表单上的Phone字段，Look In框仍显示当前字段（即Phone字段）。
4. 双击Find What框中的“bunnell”选中整个值，然后输入“860 - 226 ”。
5. 点击Match箭头，选择Whole Field，因搜索值中使用了通配符，希望Access搜索整个字段。
6. 点击Find Next按钮，Access显示记录46（第一个找到的交换码为226的客户记录），搜索从表单中先前显示的记录（记录37）开始。
7. 继续点击Find Next按钮，Access依次显示记录5、11、23、34、37（Sam Boucher的记录），再次点击Find Next按钮时，Access显示对话框提示搜索结束。
8. 点击OK按钮关闭对话框，点击Cancel按钮关闭Find and Replace对话框。

以下是使用通配符查找记录的流程：

graph TD;
    A[确保对话框打开] --> B[激活表单并定位到Phone字段];
    B --> C[激活对话框并调整位置];
    C --> D[修改搜索值为860 - 226*];
    D --> E[设置匹配方式为Whole Field];
    E --> F[点击Find Next开始搜索];
    F --> G{是否找到记录};
    G -- 是 --> H[显示记录并继续点击Find Next];
    H --> G;
    G -- 否 --> I[显示搜索结束对话框];
    I --> J[关闭对话框和搜索窗口];

深入探索Access表单：设计、导航、数据查找与维护

5. 使用表单维护表数据

使用表单维护数据通常比使用数据单更方便，因为可以一次专注于单个记录的所有更改。在Form视图中，可以编辑记录的字段值、从基础表中删除记录或向表中添加新记录。

5.1 更新现有记录

以更新Felipe Ramos的记录为例，操作步骤如下：
1. 点击导航按钮右侧的搜索框，输入“Ramos”，Access会立即开始搜索所有字段以匹配输入内容，记录33（Felipe Ramos）将成为当前记录。
2. 选中Address字段值框中的当前条目，输入“145 Jackson Dr”进行替换。
3. 点击City字段值框的开头，输入“West”并按空格键，此时City字段值变为“West Hartford”。
4. 按两次Tab键，移至并选中Zip字段值，输入“06117”。
5. 按Tab键移至Email字段值框，输入“f.ramos@example.org”作为新的电子邮件地址。
6. 点击Phone字段值框中值的末尾，按Backspace键删除除区号和第一个连字符之外的所有内容，然后输入“637 - 8841”，此时Phone字段值变为“860 - 637 - 8841”，记录更新完成。此时表单左上角会出现铅笔符号，表示表单处于编辑模式。

以下是更新记录的操作步骤列表：
| 步骤 | 操作内容 |
| — | — |
| 1 | 点击搜索框输入“Ramos”定位记录 |
| 2 | 更新Address字段值 |
| 3 | 更新City字段值 |
| 4 | 更新Zip字段值 |
| 5 | 更新Email字段值 |
| 6 | 更新Phone字段值 |

5.2 添加新记录

若要添加新患者的记录，可按以下步骤操作：
1. 在HOME选项卡的Records组中，点击New按钮，记录52（下一个可用的新记录）将成为当前记录，所有字段值框为空（除了State字段，显示默认值“CT”），插入点位于Patient ID字段值框中。
2. 参照相关数据，为每个字段输入相应的值，按Tab键在字段间移动。如果任何字段值输入错误，可使用前面介绍的编辑字段值的方法进行更正。
3. 输入Phone字段值后，按Tab键，记录53（下一个可用的新记录）将成为当前记录，PatientID为22565的记录将保存到Patient表中。

以下是添加新记录的流程：

graph TD;
    A[点击New按钮] --> B[输入各字段值];
    B --> C{字段值是否正确};
    C -- 是 --> D[输入Phone字段值并按Tab];
    C -- 否 --> E[更正字段值];
    E --> B;
    D --> F[记录保存到表中];

6. 打印表单记录

若需要打印表单记录，可进行如下操作：
1. 确保要打印的记录在表单中处于当前显示状态。
2. 点击菜单栏中的“文件”选项。
3. 在弹出的菜单中选择“打印”选项。
4. 在打印设置中，选择打印的份数、打印范围等参数。
5. 点击“打印”按钮，即可完成表单记录的打印。

以下是打印表单记录的步骤列表：
| 步骤 | 操作内容 |
| — | — |
| 1 | 显示要打印的记录 |
| 2 | 点击“文件”选项 |
| 3 | 选择“打印”选项 |
| 4 | 设置打印参数 |
| 5 | 点击“打印”按钮 |

通过以上对Access表单的设计、导航、数据查找、维护以及打印等操作的详细介绍，我们可以更好地利用Access的表单功能来管理和处理数据，提高工作效率和数据管理的准确性。在实际应用中，我们可以根据具体需求灵活运用这些操作技巧，实现对数据的有效控制和利用。例如，在医疗信息管理中，可以通过表单方便地记录患者信息、查找患者记录、更新患者资料等，为医疗服务提供有力的支持。