库存缺货、积压、管不好？十年仓库主管教你库存预警机制怎么做！

你有没有遇到过这样的情况：

• 库存缺货，生产线停工，客户急得火冒三丈；
• 或者库存堆积，资金被锁在仓库里，周转慢得让人头疼。

作为一个仓库主管，十年来我亲眼见过因为库存管理不当带来的各种麻烦。

其实，库存管理并没有那么复杂，只要掌握正确的库存预警机制，很多问题就能迎刃而解。

今天，我就来聊聊库存预警机制该怎么做。通过这些年积累的经验，我会一步一步告诉你，如何避免缺货和积压，如何让库存管理做到“刚刚好”。文中的进销存系统模板,自取>> https://s.fanruan.com/sf33n

看完这篇文章，你一定能找到一些实用的建议，提升库存管理效率，减少不必要的损失。

一、为什么库存管理那么重要？

在企业的运营中，库存管理其实是一块“隐形的难题”。看似简单，但如果没有做好，问题就会接踵而至。

1. 库存缺货： 这是最让人头疼的问题。当客户急需某些产品时，你发现库存没了，无法及时交货。客户就会不高兴，甚至流失。生产线也可能停滞，造成一系列连锁反应。
2. 库存积压： 另一边的难题是积压库存。这通常发生在预测不准确或者采购过度时，导致库存堆积，资金无法流动，甚至产生过期、报废的风险。
3. 资金压力： 库存就是一块沉淀资金。如果库存过多，企业的现金流可能会出现紧张，因为你把资金锁在了库存上，而这些资金没法用在其他需要的地方。

所以，库存管理好坏，直接关系到企业的运营效率和财务健康。

二、什么是库存预警机制？

库存预警机制，就是一种智能化、自动化的库存管理系统，它通过对库存数据的实时监控、分析，提前发现库存异常，及时做出调整。这个机制能帮你做到“早知道、早预防”，避免缺货和积压的发生。

简单来说，库存预警机制能够：

• 及时预警缺货，避免生产停滞、客户流失。
• 避免库存积压，减少资金占用，优化仓储空间。
• 提高库存周转率，降低过期损失、报废风险。

那怎么样建立一个有效的库存预警机制呢？我们从以下几个步骤入手。

三、如何做好库存预警机制？

1. 建立科学的库存管理系统

一个高效的库存预警机制，首先得依赖一个科学的库存管理系统。如果你还在手动记录库存，或者依赖传统的Excel表格，那么无论如何都不可能做出实时、精准的库存预警。

现代化的库存管理系统（如进销存系统、WMS系统、ERP系统等）能够：

• 实时监控库存数量： 系统能实时更新库存数据，帮助你随时掌握每个物料或商品的库存量。
• 设置库存安全阈值： 你可以根据不同商品的销量、生产计划等设置库存警戒线，一旦低于某个值，系统就会自动提醒。
• 自动生成采购订单： 当库存低于安全库存时，系统能够自动生成采购订单，避免手动遗漏。

因此，第一步就是引入一个高效的库存管理系统，才能实现“智能预警”。

2. 设置合理的库存安全阈值

库存安全阈值是预警机制的关键，合理设置这个阈值，能够确保你在库存即将短缺时提前预警，而不是等到货物完全卖光才知道。

如何设置合理的库存安全阈值？

• 根据历史销量预测： 利用历史销售数据，分析出每个商品的平均日销量，然后结合采购周期、交货周期来计算出合适的安全库存量。例如，如果某个商品的月销售量是1000件，采购周期是15天，那安全库存量就应该是50件（15天的销售量）。

• 考虑供货周期： 如果你的供应商交货周期长，你就需要提高安全库存量。比如，如果从供应商那里采购一个物料需要两周，那你在设置库存阈值时就得考虑到这两周的需求量。
• 商品的库存周转率： 库存周转率高的商品，安全库存量可以适当设低；而周转率低的商品，安全库存量要设得更高。

总之，设置库存安全阈值要结合销量、采购周期、供应商交货周期等因素，避免设得过低导致缺货，或者过高导致积压。

3. 建立库存动态监控系统

为了能够实时发现库存问题，你需要建立一个库存动态监控系统。这个系统能做到：

• 实时跟踪库存变动： 通过系统实时监控库存数量、入库、出库情况，确保任何变动都能及时发现。

• 监控库存周转率： 监控不同商品的库存周转情况，及时发现那些滞销的商品。
• 监控库存分布： 如果你的仓库有多个区域，系统可以帮助你分析不同区域的库存情况，避免某些区域库存积压而另一些区域空空如也。

通过这些监控，库存管理人员可以及时发现潜在的库存问题，第一时间进行调整和处理。

4. 预警机制的设置与报警

设置好库存动态监控后，接下来就是制定合理的预警规则，并且设定报警机制。这里有几个预警点需要注意：

1. 低库存报警： 当某个物料库存低于安全库存时，系统会自动发出低库存报警，提醒采购部门及时补货。
2. 库存过剩报警： 如果某个商品库存超过了预定的上限，或者超过了最大库存容量，系统应该及时发出库存过剩预警，提醒仓库做出库存调整。
3. 滞销商品报警： 如果某个商品的库存长时间没有流动，系统应该发出滞销预警，建议尽快处理这些滞销品，如打折促销或通过其他方式清理库存。
4. 供应商交货延迟报警： 供应商交货不及时也可能影响库存管理，所以如果采购订单未按时交货，系统应及时提醒。

这些预警可以通过系统自动发送邮件、短信、或者直接在系统内提醒相关负责人，确保问题第一时间被发现，避免造成不必要的损失。

5. 自动化采购与库存补充

为了让库存管理更智能，自动化采购是非常重要的。库存预警机制不仅要告知你库存不足，还应该能自动发起补货流程，减少人工操作和疏漏。

现代化的库存管理系统一般都具有以下功能：

• 自动生成采购订单： 一旦库存低于安全库存，系统会根据需求自动生成采购订单，直接提交给供应商。
• 采购计划与物料需求计划（MRP）： 系统可以根据生产计划自动预测出物料需求，并提前安排采购，避免物料短缺或积压。

通过自动化的采购和补货流程，你的库存管理就能够做到实时、精准、无遗漏。

6. 定期盘点与数据复盘

即使有了智能预警机制，定期盘点和数据复盘依然是非常重要的。定期盘点能确保系统数据的准确性，避免因为系统数据错误而导致的库存问题。

另外，数据复盘可以帮助你总结库存管理中的经验和不足，例如哪些物料的预警设置不准确，哪些商品销售不畅，哪些仓库区域的管理不当等等。根据这些复盘结果，不断调整库存策略，使预警机制更加智能和完善。

四、具体步骤

其实，做好库存预警机制，并不是很难，关键是要用对工具和方法，确保库存管理变得更加高效和智能。接下来我就以简道云 进销存系统为例，给大家演示一下库存预警系统的具体搭建步骤：

1、动态实时库存

（1）新建聚合表

在聚合表处新建聚合表进行动态库存与总成本的计算，也可以自己参照模板中的计算方式。如下图所示：

(2) 选择数据源

数据来源选择多表关联模式，采购入库、其他入库单、其他出库单、销售出库作为数据源，关联字段选择出/入库仓库、产品名称、产品编码、品牌、规格型号、单位等数据。

（3）过滤数据

过滤出已经完成出入库动作的数据作为计算数据：

（4）设置行表头

设置出/入库仓库、产品名称、产品编码、品牌、规格型号、单位等关联字段为行表头，并一一重命名。如下图所示：

（5） 计算当前可用库存数量

添加指标命名为当前可用库存数量，计算公式如下：

当前可用库存库存=采购库数量+其他入库数量-销售出库数量-其他出库数量

（6）效果演示

计算好的库存可以用于销售下单时展示：

也可以通过仪表盘展示出来用于库存查询：

2、库存预警

新建或者进入已有的仪表盘，新建统计表，选择本文【2.1节】计算好的聚合表「库存实时统计」作为数据源：

图表类型选择透视表，并配置号透视表的维度与指标，如下图所示：

1）数据预警

使用右侧 数据预警 功能，对库存预警进行具体设置。设置了提醒时间、被提醒人和提醒方式后，当数据符合预警题提醒的条件时，即可按照设定的提醒时间和提醒方式向被提醒人发出消息提醒：

2）条件格式

设置了特殊数据格式之后会在页面上进行特殊标识便于区分：

如下图所示，对于低于安全库存的数据，可以用条件格式的颜色进行标识，便于库存管理员及时了解库存剩余情况：

说了这么多，大家应该对库存预警机制有了更清晰的认识。

其实，库存管理并不是一项难以驾驭的任务，关键在于提前预警、及时调整。

通过科学的库存监控、合理的预警设置和灵活的补货策略，你完全可以避免库存缺货、积压等一系列麻烦，提升仓库管理效率。

记住，库存管理是一个不断优化的过程，没有谁一开始就能做得完美，重要的是你开始了，并在实践中不断调整和改进。希望大家都能利用这些方法，让库存管理变得更加高效，减少不必要的损失，为公司创造更多价值！