6、报告工作的艺术与技巧

报告工作的艺术与技巧

1. 引言

在数据管理的世界里，仅仅将信息存储在数据库中是不够的。我们需要能够方便地提取和展示这些信息，以便更好地支持决策和沟通。本篇文章将带领大家了解如何使用Microsoft Access创建和定制报告，以结构化的方式展示数据库中的信息。通过具体的练习和操作步骤，我们将掌握如何高效地生成和优化报告，从而提升工作效率。

2. 报告的概念与基本操作

报告简介

报告是一份以结构化方式呈现信息的文档，既可以是打印出来的，也可以是在屏幕上显示的。通过筛选和排序记录，我们可以组织和结构化数据，选择需要显示的字段。此外，Access提供了多种方式来控制信息的呈现，如布局设计、分组统计等。

创建第一个报告

使用自动报表功能

最简单的生成报告的方式是使用Access的自动报表功能（AutoReports）。以下是具体步骤：

1. 从数据库屏幕中选择“报表”标签。
2. 点击“新建”按钮。
3. 选择“自动报表：列式”。
4. 在表格和查询的下拉列表中，指定要使用的表格（例如“鸟类表”）。
5. 点击“确定”，欣赏屏幕上的报告。
6. 点击屏幕左下角的“下一页”按钮查看后续页面。
7. 如果有打印机，可以点击工具栏上的“打印”按钮，或选择“文件 | 打印”。
8. 关闭报表屏幕，并保存报告为“我的第一个报告”。

通过以上步骤，我们可以快速生成一个结构合理、格式美观的报告。