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Access数据库维护与查询教程
1. 快速检查问题
在数据工作表视图中，我们会遇到一些基础但重要的问题，以下是相关问题及简要说明：
1.
导航模式与编辑模式的区别
：在数据工作表视图里，导航模式主要用于在记录间移动查看数据，而编辑模式则允许对数据进行修改。
2.
移除字段显示的命令
：在数据工作表视图，可使用特定命令移除一个或多个字段的显示。
3.
选择查询的定义
：选择查询是一种从数据库中提取特定数据的查询方式。
4.
查询窗口中的字段列表和设计网格
：在设计视图的查询窗口中，字段列表显示了可用于查询的所有字段，设计网格则用于设置查询的条件和规则。
5.
表数据表与查询数据表的异同
：相同点在于都以表格形式呈现数据；不同点在于表数据表直接展示数据库表中的数据，而查询数据表是根据查询条件筛选后的数据。
6.
日期/时间字段升序排序
：日期/时间字段按升序排序时，记录会按照日期从早到晚排列。
7.
多排序字段的位置
：在设计视图中定义多个排序字段时，排序字段在设计网格中的位置有一定要求，通常按照排序优先级从上到下排列。
8.
筛选的定义
：筛选是对打开的数据表或窗体中的记录设置限制条件，以临时隔离出一部分记录。
2. 查询中的选择条件
2.1 条件的定义与作用
要告诉Access选择哪些记录，需在查询中指定条件。条件是一个准则或规则，决定了哪些记录会被选中。通常，条件由运算符（常为比较运算符）和值组成。比较运算符让Access将字段中的值与条件值进行比较，选中条件为真的所有记录。例如“Between…And…”这类比较运算符，会让Access选择符合一定范围值的记录。
2.2 选择条件示例
以下是不同条件下查询结果的示例：
| 查询条件 | 示例说明 |
| ---- | ---- |
| VisitDate介于12/1/2015和12/31/2015之间 | 结果仅显示2015年12月的患者就诊记录 |
| InvoiceAmt大于$250 | 结果仅显示发票金额大于$250的记录 |
| City字段值为“Bloomfield” | 结果仅显示来自Bloomfield的患者记录，这种条件属于精确匹配 |
2.3 Access比较运算符
Access提供了多种比较运算符，具体如下：
| 运算符 | 含义 | 示例 |
| ---- | ---- | ---- |
| = | 等于（可选，默认运算符） | =”Hall” |
| <> | 不等于 | <>”Hall” |
| < | 小于 | <#1/1/99# |
| <= | 小于或等于 | <=100 |
| > | 大于 | >”C400” |
| >= | 大于或等于 | >=18.75 |
| Between … And … | 在两个值之间（包含边界） | Between 50 And 325 |
| In () | 在一个值列表中 | In (“Hall”, “Seeger”) |
| Like | 匹配包含通配符的模式 | Like “706*” |
3. 定义记录选择条件的查询
3.1 需求背景
Cindi想展示所有居住在Bloomfield的患者及其就诊信息，因为她考虑在Bloomfield举办一场以高血压为重点的健康博览会。为满足此需求，可创建一个查询，选择正确的字段和患者及就诊表中的所有记录，然后在查询数据表中选择City字段值为Bloomfield的记录，再通过选择按钮和合适的筛选选项来显示所需信息。但更快捷的方法是创建一个仅显示满足条件记录的查询。
3.2 创建精确匹配查询的步骤
以下是在设计视图中创建查询的详细步骤：
1. 确保Chatham数据库已打开且导航窗格关闭（若上一阶段有休息）。
2. 点击功能区的“CREATE”选项卡。
3. 在“Queries”组中，点击“Query Design”按钮，此时会打开“Show Table”对话框，需将“Patient”和“Visit”表添加到查询窗口。
4. 在表列表中点击“Patient”，再点击“Add”按钮，接着点击“Visit”并点击“Add”按钮，最后点击“Close”按钮。
5. 使用指针调整两个字段列表的大小，使所有字段都能显示且垂直滚动条消失。
6. 按顺序将“Patient”表中的“LastName”、“FirstName”、“Phone”、“Address”、“City”和“Email”字段添加到设计网格。
7. 按顺序将“Visit”表中的“VisitID”、“VisitDate”和“Reason”字段添加到设计网格。
3.3 输入条件并运行查询
输入精确匹配条件并保存运行查询的步骤如下：
1. 点击“City”字段的“Criteria”框，输入“Bloomfield”并按回车键，Access会自动将条件用引号括起来。需注意，使用文本值作为选择条件时，必须用引号括起来，若省略引号，多数情况下Access会自动添加，但对于“in”和“select”等特殊关键字，必须手动添加引号，否则会显示错误信息。
2. 点击快速访问工具栏上的“Save”按钮，打开“Save As”对话框。
3. 在“Query Name”框中输入“BloomfieldPatients”并按回车键，Access会保存查询并在对象选项卡上显示名称。
4. 在“DESIGN”选项卡的“Results”组中，点击“Run”按钮，Access会运行查询并显示City字段值为Bloomfield的记录，共显示14条记录。
4. 修改查询
4.1 移除字段显示
Cindi认为查询结果中无需显示City字段的值，因为查询名称“BloomfieldPatients”已表明查询设计包含居住在Bloomfield的所有患者。移除City字段值显示的步骤如下：
1. 在“HOME”选项卡的“Views”组中，点击“View”按钮，将“BloomfieldPatients”查询以设计视图打开。
2. 点击“City”字段的“Show”复选框，去除勾选，这样查询仍会筛选出City字段值为Bloomfield的记录，但结果中不会显示这些字段值。
4.2 更改字段顺序
Cindi还希望查询数据表先显示“Visit”表的字段，再显示“Patient”表的字段。更改字段顺序的步骤如下：
1. 将指针移到“VisitID”字段选择器上，指针变为特定形状后点击选择该字段。
2. 点击并按住鼠标按钮，指针会变化且在所选字段左侧出现黑色竖线，此竖线代表拖动时所选字段的位置。
3. 向左拖动，直到代表所选字段的竖线位于“LastName”字段左侧。
4. 释放鼠标按钮，“VisitID”字段会移到“LastName”字段左侧。
5. 若要同时选择和移动多个字段，可点击并拖动鼠标覆盖要选择的字段选择器。例如，点击并按住“VisitDate”字段选择器，向右拖动选择“Reason”字段，然后释放鼠标按钮，两个字段即被选中。
6. 将指针移到两个所选字段顶部附近，点击并向左拖动，直到代表所选字段的竖线位于“LastName”字段左侧。
7. 释放鼠标按钮，“Visit”表的三个字段会成为查询设计中的前三个字段。
8. 在“DESIGN”选项卡的“Results”组中，点击“Run”按钮，Access会显示修改后查询的结果。
9. 保存并关闭“BloomfieldPatients”查询。
5. 使用比较运算符匹配值范围
5.1 创建新查询
查看查询结果后，Cindi希望查看相同字段，但仅针对VisitDate字段值在2016年1月1日之前的记录，以便跟进未近期就诊的患者。由于要创建的查询设计与“BloomfieldPatients”查询相似，可通过复制、粘贴和重命名该查询来创建新查询，具体步骤如下：
1. 打开导航窗格，“BloomfieldPatients”查询列在“Queries”部分。
2. 在导航窗格的“Queries”部分，右键点击“BloomfieldPatients”选择它并显示快捷菜单，点击“Copy”。
3. 右键点击导航窗格底部附近的空白区域，点击“Paste”，打开“Paste As”对话框，默认显示“Copy Of BloomfieldPatients”，将新查询命名为“EarlierVisits”。
4. 在“Query Name”框中输入“EarlierVisits”并按回车键，新查询会出现在导航窗格的“Queries”部分。
5. 双击“EarlierVisits”查询以打开或运行，此时该查询的设计与原“BloomfieldPatients”查询相同。
6. 关闭导航窗格。
5.2 修改新查询设计
修改新查询设计以显示VisitDate字段值早于2016年1月1日记录的步骤如下：
1. 在“HOME”选项卡的“Views”组中，点击“View”按钮，以设计视图显示查询。
2. 点击“VisitDate”字段的“Criteria”框，输入“<1/1/2016”并按Tab键，Access会自动用数字符号括起日期条件。
3. 按Tab键六次，直到“City”字段的条件被高亮显示，然后按Delete键删除该条件。
4. 点击“City”字段的“Show”复选框，添加勾选，使该字段值显示在查询结果中。
5. 使用指针选择“City”字段，向左拖动到“Email”字段左侧，然后点击空白框取消选择“City”字段。
6. 在“DESIGN”选项卡的“Results”组中，点击“Run”按钮，Access会运行查询并显示VisitDate字段值小于2016年1月1日的记录，共显示18条记录。
综上所述，通过以上步骤，我们可以在Access中创建、修改查询，利用选择条件和比较运算符筛选出所需的数据，满足不同的业务需求。无论是精确匹配查询还是范围匹配查询，都能帮助我们更高效地从数据库中获取有价值的信息。
6. 总结与最佳实践
6.1 查询操作总结
在Access数据库中进行查询操作，主要包括创建查询、设置条件、修改查询等步骤。以下是对这些操作的总结：
| 操作类型 | 关键步骤 |
| ---- | ---- |
| 创建查询 | 打开数据库，进入创建选项卡，选择查询设计，添加相关表到查询窗口，按需添加字段到设计网格 |
| 设置条件 | 在设计网格的字段“Criteria”框中输入条件，使用比较运算符和值组合，注意文本值需用引号，特殊关键字手动加引号 |
| 修改查询 | 可移除字段显示（取消“Show”复选框勾选），更改字段顺序（拖动字段选择器） |
6.2 最佳实践建议
为了更高效地进行数据库查询，以下是一些最佳实践建议：
1.
合理设计查询
：在创建查询前，明确查询目的和所需数据，选择合适的表和字段，避免不必要的字段和复杂的条件。
2.
使用有意义的查询名称
：如“BloomfieldPatients”和“EarlierVisits”，便于识别和管理查询。
3.
备份重要查询
：在修改查询前，可先复制查询，以防修改错误导致数据丢失。
4.
及时更新条件
：当业务需求变化时，及时修改查询条件，确保查询结果的准确性。
6.3 操作流程总结
以下是一个mermaid格式的流程图，总结了从创建查询到修改查询的整体操作流程：
graph LR
A[打开数据库] --> B[创建查询]
B --> C[添加表和字段]
C --> D[设置条件]
D --> E[运行查询]
E --> F{是否需要修改}
F -- 是 --> G[修改查询（移除字段、调整顺序等）]
G --> E
F -- 否 --> H[保存查询]
7. 常见问题与解决方案
7.1 条件输入错误问题
在输入查询条件时，可能会遇到以下常见错误及解决方案：
| 问题描述 | 可能原因 | 解决方案 |
| ---- | ---- | ---- |
| 输入文本值未加引号 | 忘记规则或不了解特殊关键字 | 手动添加引号，对于特殊关键字如“in”“select”，必须加引号 |
| 日期条件格式错误 | 不熟悉日期格式要求 | 按照Access要求的格式输入，如日期用数字符号括起 <#日期#> |
| 条件逻辑错误 | 对比较运算符理解有误 | 参考比较运算符的含义，检查条件逻辑是否符合需求 |
7.2 查询结果不符合预期问题
当查询结果不符合预期时，可按以下步骤排查：
1.
检查条件设置
：确认“Criteria”框中的条件是否正确，运算符和值是否匹配。
2.
查看表关联
：确保添加到查询窗口的表之间关联正确，若关联错误可能导致数据缺失或重复。
3.
检查字段显示设置
：查看“Show”复选框是否勾选，避免因未勾选而导致字段值不显示。
7.3 性能问题
如果查询运行速度较慢，可考虑以下优化方法：
1.
优化查询条件
：避免使用过于复杂的条件，减少不必要的筛选。
2.
索引优化
：对经常用于查询条件的字段创建索引，提高查询速度。
3.
清理数据
：删除数据库中无用的数据，减少数据量。
8. 拓展应用
8.1 多条件查询
除了单一条件查询，还可以进行多条件查询。例如，要查询居住在Bloomfield且发票金额大于$250的患者信息，可在设计网格中分别为“City”和“InvoiceAmt”字段设置条件，如下：
| 字段 | Criteria |
| ---- | ---- |
| City | “Bloomfield” |
| InvoiceAmt | >250 |
8.2 动态查询
在实际应用中，可能需要根据用户输入动态生成查询条件。可以通过编写VBA代码实现这一功能。例如，根据用户输入的日期范围查询就诊记录：
' 示例代码，需在Access的VBA环境中使用
Dim startDate As Date
Dim endDate As Date
startDate = InputBox("请输入开始日期", "日期输入")
endDate = InputBox("请输入结束日期", "日期输入")
Dim querySQL As String
querySQL = "SELECT * FROM Visit WHERE VisitDate BETWEEN #" & startDate & "# AND #" & endDate & "#"
DoCmd.RunSQL querySQL
8.3 与其他软件集成
Access可以与Excel、Word等软件集成，将查询结果导出到这些软件中进行进一步分析和处理。例如，将查询结果导出到Excel：
1. 运行查询，显示查询结果。
2. 在“外部数据”选项卡中，选择“导出” - “Excel”。
3. 设置导出选项，如文件路径、文件名等，点击“确定”完成导出。
通过以上拓展应用，可以进一步发挥Access数据库的功能，满足更复杂的业务需求。无论是多条件查询、动态查询还是与其他软件集成，都能帮助我们更灵活地处理和分析数据。
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