84、数据库维护与查询：排序和筛选操作指南

数据库维护与查询：排序和筛选操作指南

1. 引言

在数据库管理中，对数据进行排序和筛选是非常常见且重要的操作。通过排序，我们可以按照特定的顺序查看数据，而筛选则可以帮助我们聚焦于满足特定条件的数据子集。下面我们将详细介绍在数据库中进行排序和筛选的具体方法和步骤。

2. 查询数据排序

排序是按照指定的顺序或序列重新排列记录的过程。在某些情况下，为了满足特定需求，我们需要在显示或打印数据之前对其进行排序。例如，可能需要按访问日期查看访问信息，以了解哪个月是患者就诊最繁忙的月份；或者按发票金额查看账单信息，以便监控诊所的财务状况。

当在查询中对数据进行排序时，并不会改变底层表中记录的顺序，只会根据我们的指定重新排列查询数据表中的记录。

2.1 选择排序字段

要对记录进行排序，必须选择排序字段，该字段用于确定数据表中记录的顺序。排序字段可以是短文本、数字、日期/时间、货币、自动编号或是/否字段，但不能是长文本、超链接或附件字段。排序可以按升序（递增）或降序（递减）进行。以下是不同数据类型的排序结果：
| 数据类型 | 升序排序结果 | 降序排序结果 |
| ---- | ---- | ---- |
| 短文本 | A 到 Z（字母顺序） | Z 到 A（反向字母顺序） |
| 数字 | 最低到最高数值 | 最高到最低数值 |
| 日期/时间 | 最早到最近的日期 | 最近到最早的日期 |
| 货币 | 最低到最高数值 | 最高到最低数值 |
| 自动编号 | 最低到最高数值 | 最高到最低数值 |
| 是/否 | 是（复选框中有勾选标记）然后是否值 | 否然后是值 |

2.2 保存查询

如果需要频繁跟踪查询所检索的数据，可以将查询保存。以下是保存查询的步骤：
1. 在快速访问工具栏上，点击“保存”按钮，此时会打开“另存为”对话框。
2. 在“查询名称”框中，输入查询名称（例如“PatientVisits”），然后按回车键。Access 会保存查询并在对象选项卡上显示其名称。

2.3 使用自动筛选器排序数据

在数据表或查询的数据表视图中工作时，每个列标题的右侧都有一个箭头，通过点击该箭头可以访问自动筛选器功能，该功能可以让我们快速对字段值进行排序和显示。当点击这个箭头时，会打开一个菜单，其中包含排序和显示字段值的选项，菜单中的前两个选项可以让我们按升序或降序对当前字段的值进行排序。

以下是使用自动筛选器对“PatientVisits”查询结果按“城市”字段进行排序的步骤：
1. 点击“城市”列标题上的箭头，显示自动筛选器菜单。
2. 点击“升序排序（A 到 Z）”，记录将按城市的字母顺序升序重新排列。此时，“城市”列标题的右侧会出现一个小的向上箭头，表示该字段的值已按升序排序。如果要按降序排序，会出现一个小的向下箭头。

mermaid 流程图如下：

graph LR
    A[点击城市列标题箭头] --> B[显示自动筛选器菜单]
    B --> C[点击升序排序（A 到 Z）]
    C --> D[记录按城市字母顺序升序排列]

3. 多字段排序

排序字段可以是唯一的或非唯一的。唯一排序字段是指每个记录在该排序字段中的值都不同，例如患者表中的“PatientID”字段；非唯一排序字段是指多个记录在该排序字段中可以有相同的值，例如患者表中的“城市”字段。

当排序字段是非唯一时，具有相同排序字段值的记录会被分组在一起，但组内记录没有特定的顺序。为了对这些分组记录进行特定顺序的排列，可以指定一个次要排序字段，该字段用于确定已经按主排序字段排序的记录的顺序。

Access 允许选择最多 10 个不同的排序字段。当使用功能区上的按钮对多个字段进行排序时，排序字段必须在数据表中相邻。需要注意的是，不能使用自动筛选器对多个字段进行排序，该方法仅适用于单个字段。

3.1 在设计视图中进行多字段排序

如果要对“城市”和“访问日期”字段使用不同的排序顺序，必须在设计视图中指定排序字段。具体步骤如下：
1. 在“开始”选项卡的“视图”组中，点击“视图”按钮，以设计视图打开查询。
2. 点击“城市”排序框的右侧，显示箭头和排序选项，然后点击“升序”。这样就选择了“城市”字段作为主排序字段，并且该字段是短文本字段，升序排序将按字母顺序显示字段值。
3. 点击“访问日期”排序框的右侧，点击“降序”，然后点击“访问日期”字段下方的一个空文本框，取消选择该设置。这样就选择了“访问日期”字段作为次要排序字段，该字段是日期/时间字段，降序排序将首先显示最近的日期。

mermaid 流程图如下：

graph LR
    A[在开始选项卡视图组点击视图按钮] --> B[以设计视图打开查询]
    B --> C[点击城市排序框右侧]
    C --> D[选择升序]
    B --> E[点击访问日期排序框右侧]
    E --> F[选择降序]
    F --> G[点击访问日期字段下方空文本框取消选择设置]

3.2 保存并运行查询

完成排序字段的设置后，需要保存查询并运行它，以查看排序结果。具体步骤如下：
1. 在快速访问工具栏上，点击“保存”按钮，保存修改后的“PatientVisits”查询。
2. 在“设计”选项卡的“结果”组中，点击“运行”按钮。Access 会运行查询并显示查询数据表，记录将按“城市”字段的值升序排列，在具有相同“城市”字段值的记录组内，记录将按“访问日期”字段的值降序排列。

4. 数据筛选

筛选是对打开的数据表或表单中的记录设置一组限制，以暂时隔离出一部分记录子集。筛选可以让我们查看不同的记录子集，从而只关注所需的数据。如果不保存应用了筛选的查询或表单，下次运行查询或打开表单时，应用的筛选将不可用。

4.1 筛选方法介绍

以下是常见的筛选记录的方法：
- 按选定内容筛选 ：允许在数据表或表单中选择字段值的全部或部分内容，然后仅显示该字段中包含所选值的记录。
- 自动筛选器 ：点击列标题上的箭头，打开的菜单提供了根据字段值或所选字段值的部分内容对数据表进行筛选的选项。
- 按窗体筛选 ：将数据表更改为显示空白字段，然后通过点击任何空白字段时出现的箭头选择一个值，应用筛选以仅选择包含该值的记录。

4.2 按选定内容筛选的操作步骤

对于特定的筛选需求，例如只显示“城市”字段值为“Windsor”且“原因”字段值以“Annual”开头的记录，可以使用按选定内容筛选的方法。具体步骤如下：
1. 在查询数据表中，找到第一个“城市”字段值为“Windsor”的记录，然后点击该字段值内的任意位置。
2. 在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中，点击“选择”按钮，会打开一个菜单，显示可应用的筛选类型。
3. 在“选择”菜单中，点击“等于‘Windsor’”，Access 将显示筛选结果，数据表中仅会显示“城市”字段值为“Windsor”的 24 条记录。此时，导航按钮右侧的“已筛选”按钮以及状态栏上的“FILTERED”标记都表明数据表已应用了筛选。同时，“城市”列标题上有一个筛选图标，点击该图标可显示更多筛选该字段的选项。
4. 接下来，在任何以“Annual”开头的“原因”字段值中，仅选择“Annual”这个单词。
5. 在“排序和筛选”组中，再次点击“选择”按钮，此时提供的四种筛选类型与之前筛选“城市”字段时相同。
6. 在“选择”菜单中，点击“以‘Annual’开头”，第二个筛选条件将应用到查询数据表，此时数据表仅显示位于“Windsor”且在诊所进行了年度健康检查的 4 条客户记录。

以下是按选定内容筛选的步骤列表：
|步骤|操作|
| ---- | ---- |
|1|在数据表中找到城市为 Windsor 的记录并点击该字段值|
|2|在开始选项卡排序和筛选组点击选择按钮|
|3|在选择菜单点击等于‘Windsor’|
|4|在原因字段值中选择 Annual 单词|
|5|再次点击选择按钮|
|6|在选择菜单点击以‘Annual’开头|

mermaid 流程图如下：

graph LR
    A[找到城市为 Windsor 的记录并点击字段值] --> B[点击选择按钮]
    B --> C[点击等于‘Windsor’]
    C --> D[筛选出城市为 Windsor 的记录]
    D --> E[在原因字段选 Annual 单词]
    E --> F[点击选择按钮]
    F --> G[点击以‘Annual’开头]
    G --> H[筛选出符合条件的记录]

4.3 取消筛选和关闭查询

如果需要重新显示所有查询记录，可以点击“排序和筛选”组中的“切换筛选”按钮，该按钮的屏幕提示为“移除筛选”。点击该按钮后，Access 会移除筛选并重新显示查询数据表中的所有 85 条记录。完成操作后，可以关闭“PatientVisits”查询。如果不想保存筛选设置，在 Access 询问是否保存查询设计更改时，点击“否”按钮关闭查询。如果不再继续后续操作，可点击“文件”选项卡，然后在导航栏中点击“关闭”关闭数据库。

5. 总结

通过对数据排序和筛选操作的学习，我们可以更灵活地管理和查看数据库中的信息。排序能让数据按照特定规则呈现，便于分析数据趋势，如按日期查看业务繁忙程度、按金额监控财务状况等。而筛选则帮助我们聚焦于特定的数据子集，满足特定的业务需求，如查看特定城市患者的健康检查情况。掌握排序和筛选的方法，无论是使用自动筛选器、按选定内容筛选，还是在设计视图中进行多字段排序，都能提高我们处理和分析数据的效率，更好地从数据库中获取有价值的信息。在实际应用中，我们可以根据具体需求选择合适的排序和筛选方式，以达到最佳的数据处理效果。