82、数据库维护与查询：以医疗服务为例

数据库维护与查询：以医疗服务为例

在医疗服务领域，准确维护患者、就诊和发票信息至关重要。以查塔姆社区健康服务中心为例，工作人员需要确保患者信息的及时性，监控账单支付情况，分析业务活动等。这些需求可以通过更新数据库数据和创建查询来满足。

1. 学习目标

本次学习分为两个阶段，各有明确的目标：
- 会话 3.1
- 在表中查找、修改和删除记录。
- 在数据表中隐藏和显示字段。
- 在设计视图的查询窗口中操作。
- 创建、运行和保存查询。
- 使用查询数据表更新数据。
- 基于多个表创建查询。
- 对查询中的数据进行排序。
- 对查询中的数据进行筛选。
- 会话 3.2
- 在查询中指定精确匹配条件。
- 在查询中使用比较运算符匹配值的范围。
- 在查询中使用 And 和 Or 逻辑运算符。
- 更改数据表中的字体大小和交替行颜色。
- 在查询中创建和格式化计算字段。
- 使用聚合函数和记录组计算在查询中执行计算。
- 更改导航窗格中数据库对象的显示方式。

2. 查询窗口设计视图

设计视图的查询窗口分为上下两部分：
- 底部是设计网格，用于包含所需信息的字段和记录选择条件。
- 顶部是查询所用表的字段列表，表名显示在字段列表顶部，字段按表中出现的顺序列出，主键由钥匙符号标识。

在构建查询时，可随时点击“视图”按钮或“运行”按钮查看结果，Access 会显示查询数据表，其中包含查询结果的字段和记录集。还可以滚动字段列表查看更多字段，或拖动边框展开字段列表框以显示所有字段和完整的字段名称，当所有字段名称显示时，滚动条会消失。查询类型组中的“选择”按钮处于活动状态，表示正在创建默认的选择查询，即指定要 Access 选择的字段和记录。默认查询名称“Query1”显示在查询选项卡上，保存查询时可将其更改为更有意义的名称。

以下是操作步骤的 mermaid 流程图：

graph LR
    A[打开查询设计视图] --> B[查看设计网格和字段列表]
    B --> C[构建查询条件]
    C --> D[点击视图或运行按钮查看结果]
    D --> E[保存查询并修改名称]

3. 数据库更新

数据库更新是指在数据库表中添加、修改和删除记录，以确保数据的准确性和及时性。查塔姆数据库中的数据需要进行一些更新，包括修改患者表中的一条记录、更正就诊表中的一条记录错误以及删除就诊表中的一条记录。

3.1 修改记录

修改记录字段值时，首先要将该记录设为当前记录。可以使用鼠标结合滚动条和导航按钮，也可以使用键盘快捷键和 F2 键在数据表中导航和选择字段值。F2 键用于在导航模式和编辑模式之间切换：
- 导航模式 ：Access 选择整个字段值，此时输入内容会替换高亮显示的字段值。
- 编辑模式 ：可根据插入点位置插入或删除字段值中的字符。

以下是导航模式和编辑模式的键盘快捷键表格：
| 按键 | 导航模式移动选择 | 编辑模式移动插入点 |
| ---- | ---- | ---- |
| 左箭头 | 每次向左移动一个字段值 | 每次向左移动一个字符 |
| 右箭头 | 每次向右移动一个字段值 | 每次向右移动一个字符 |
| Home | 向左移动到记录中的第一个字段值 | 移动到字段值中第一个字符的左侧 |
| End | 向右移动到记录中的最后一个字段值 | 移动到字段值中最后一个字符的右侧 |
| 上/下箭头 | 每次向上或向下移动一条记录 | 每次向上或向下移动一条记录并切换到导航模式 |
| Tab/Enter | 每次向右移动一个字段值 | 每次向右移动一个字段值并切换到导航模式 |
| Ctrl + Home | 移动到第一条记录的第一个字段值 | 移动到字段值中第一个字符的左侧 |
| Ctrl + End | 移动到最后一条记录的最后一个字段值 | 移动到字段值中最后一个字符的右侧 |

以患者 Patrice Lewis 为例，其最近搬家并更改了电子邮件地址，需要更新患者表中的记录。操作步骤如下：
1. 启动 Access 并打开查塔姆数据库。若出现安全警告，点击“启用内容”按钮。
2. 以数据表视图打开患者表。
3. 右键单击“出生日期”字段名称，选择“隐藏字段”，将该列从数据表显示中移除。
4. 右键单击“电话”字段名称，选择“隐藏字段”，移除该列。
5. 拖动垂直滚动框到表的末尾，找到患者 ID 为 22560 的记录并点击。
6. 按 Tab 键移动到“姓氏”字段，此时字段值被选中，处于导航模式。
7. 再按两次 Tab 键移动到“地址”字段，选择其字段值，输入新地址“83 Highland St”。
8. 按四次 Tab 键移动到“电子邮件”字段，输入新邮箱“plewis5@example.org”，然后按 Tab 键完成记录修改。
9. 按 Ctrl + Home 键移动到第一条记录的第一个字段值。
10. 右键单击任意字段名称，选择“取消隐藏字段”，打开“取消隐藏列”对话框。
11. 在对话框中勾选“出生日期”和“电话”的复选框，然后点击“关闭”按钮，重新显示这两个隐藏字段。
12. 关闭患者表，在询问是否保存表布局更改的对话框中，可点击“否”。

3.2 更正记录错误

就诊表中 Jane Ropiak 的就诊记录存在错误，工作人员误将就诊原因输入为“COPD 管理就诊”，实际应为“流感”。操作步骤如下：
1. 以数据表视图打开就诊表，错误记录的就诊 ID 为 1635。
2. 确保“VisitID”字段值 1638 被选中，点击“主页”选项卡。
3. 在“查找”组中点击“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框。
4. 滚动就诊表找到就诊 ID 为 1635 的记录，点击该记录“原因”字段值的末尾，此时处于编辑模式。
5. 按 Backspace 键删除当前“原因”字段的内容，输入“Influenza”，然后按两次 Enter 键，Access 会自动保存更改。

3.3 查找数据

当需要删除就诊表中特定记录（如就诊 ID 为 1688 的记录）时，可使用“查找”命令。操作步骤如下：
1. 确保“VisitID”字段值 1638 被选中，点击“主页”选项卡。
2. 在“查找”组中点击“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框。
3. 若对话框设置与示例不同，将其更改为匹配示例的设置。
4. 确保“查找内容”框中的值为 1638，将其替换为 1688，然后点击“查找下一个”按钮，Access 会滚动到记录 81 并选中指定的字段值。
5. 点击“取消”按钮关闭“查找和替换”对话框。

3.4 删除记录

删除记录时，需先在数据表视图中选择记录，然后使用“主页”选项卡“记录”组中的“删除”按钮或快捷菜单中的“删除记录”选项。以删除就诊 ID 为 1688 的记录为例：
1. 点击包含就诊 ID 为 1688 的记录的行选择器，选中整行。
2. 点击“主页”选项卡“记录”组中的“删除”按钮，会弹出对话框提示无法删除该记录，因为计费表中存在与该就诊 ID 相关的记录。由于定义了就诊表和计费表之间的一对多关系并实施了参照完整性，当尝试删除主表（就诊表）中的记录时，若相关表（计费表）中存在匹配记录，Access 会阻止删除。
3. 点击对话框中的“确定”按钮关闭它，注意到就诊表中每条记录开头的加号，这表示该表是与另一个表（计费表）相关的主表。
4. 滚动数据表，以便有空间查看该就诊记录的相关记录。
5. 点击就诊 ID 为 1688 旁边的加号，Access 会显示该就诊在计费表中的一条相关记录，显示在子数据表中。
6. 在计费表子数据表中，点击发票编号为 36087 的记录的行选择器，选中整行。
7. 点击“主页”选项卡“记录”组中的“删除”按钮，Access 会打开对话框询问是否确认删除一条记录。
8. 点击“是”按钮确认删除并关闭对话框，该记录将从计费表中移除，子数据表变为空。
9. 点击就诊 ID 为 1688 旁边的减号关闭子数据表。
10. 右键单击就诊 ID 为 1688 的记录的行选择器，Access 会选中该记录并显示快捷菜单。
11. 点击快捷菜单中的“删除记录”，然后在确认删除的对话框中点击“是”按钮，该记录将从就诊表中删除。
12. 关闭就诊表。

通过以上操作，可以有效地维护和查询数据库，确保数据的准确性和完整性，满足医疗服务中心的业务需求。

数据库维护与查询：以医疗服务为例

4. 查询操作进阶

4.1 精确匹配查询

在查询过程中，有时需要精确匹配某些条件。例如，要查找特定患者的就诊信息，就可以使用精确匹配条件。在查询中指定精确匹配条件时，需要明确要匹配的字段和具体的值。比如，若要查找患者 ID 为 22558 的所有就诊记录，可在设计视图的查询窗口中，在相应字段的条件行中输入“22558”。操作步骤如下：
1. 打开查询设计视图，添加需要的表（如患者表和就诊表）。
2. 在设计网格中选择“患者 ID”字段。
3. 在该字段的“条件”行中输入“22558”。
4. 点击“运行”按钮，Access 会显示所有患者 ID 为 22558 的就诊记录。

4.2 范围匹配查询

使用比较运算符可以在查询中匹配值的范围。例如，要查找某一时间段内的就诊记录，就可以使用大于、小于等比较运算符。假设要查找 2024 年 1 月 1 日到 2024 年 12 月 31 日之间的就诊记录，可在“就诊日期”字段的“条件”行中输入“Between #2024/01/01# And #2024/12/31#”。操作步骤如下：
1. 打开查询设计视图，添加就诊表。
2. 选择“就诊日期”字段。
3. 在“条件”行输入“Between #2024/01/01# And #2024/12/31#”。
4. 点击“运行”按钮，Access 会显示该时间段内的就诊记录。

4.3 逻辑运算符查询

And 和 Or 逻辑运算符在查询中非常有用。And 运算符用于同时满足多个条件，Or 运算符用于满足其中一个条件即可。例如，要查找患者 ID 为 22558 且就诊原因是“流感”的记录，或者患者 ID 为 22560 的记录，可在设计网格中设置如下条件：
| 字段 | 条件 |
| ---- | ---- |
| 患者 ID | 22558 And [就诊原因] = “流感” Or 22560 |

操作步骤如下：
1. 打开查询设计视图，添加患者表和就诊表。
2. 选择“患者 ID”和“就诊原因”字段。
3. 在“患者 ID”字段的“条件”行输入上述条件。
4. 点击“运行”按钮，Access 会显示符合条件的记录。

以下是使用逻辑运算符查询的 mermaid 流程图：

graph LR
    A[打开查询设计视图] --> B[添加相关表]
    B --> C[选择字段]
    C --> D[设置逻辑运算符条件]
    D --> E[点击运行按钮查看结果]

5. 数据表格式设置

5.1 字体大小和交替行颜色更改

在数据表中，可以更改字体大小和交替行颜色以提高数据的可读性。操作步骤如下：
1. 打开数据表视图。
2. 点击“开始”选项卡。
3. 在“字体”组中，可以更改字体、字号、颜色等。
4. 若要更改交替行颜色，可点击“开始”选项卡中的“其他”按钮，在下拉菜单中选择“交替行颜色”，并选择合适的颜色。

5.2 计算字段创建与格式化

在查询中可以创建和格式化计算字段。例如，要计算每次就诊的总费用（假设费用由挂号费和治疗费组成），可创建一个计算字段。操作步骤如下：
1. 打开查询设计视图，添加相关表（如就诊表、费用表）。
2. 在设计网格中，在空白列的“字段”行输入计算表达式，如“总费用: [挂号费] + [治疗费]”。
3. 可对计算字段进行格式化，如设置小数位数等。在该字段的“格式”行中输入相应的格式代码，如“Currency”表示以货币格式显示。
4. 点击“运行”按钮，Access 会显示包含计算字段的查询结果。

6. 聚合计算与记录分组

6.1 聚合函数使用

使用聚合函数可以在查询中进行统计计算，如求和、平均值、计数等。例如，要计算所有就诊的总费用，可使用 Sum 函数。操作步骤如下：
1. 打开查询设计视图，添加费用表。
2. 选择“费用”字段。
3. 在“总计”行中选择“Sum”。
4. 点击“运行”按钮，Access 会显示所有就诊的总费用。

常见聚合函数及功能如下表：
| 聚合函数 | 功能 |
| ---- | ---- |
| Sum | 求和 |
| Avg | 求平均值 |
| Count | 计数 |
| Min | 求最小值 |
| Max | 求最大值 |

6.2 记录分组计算

可以对记录进行分组并在组内进行计算。例如，要按患者分组计算每个患者的就诊总费用，操作步骤如下：
1. 打开查询设计视图，添加患者表和费用表。
2. 选择“患者 ID”和“费用”字段。
3. 在“总计”行中，“患者 ID”字段选择“Group By”，“费用”字段选择“Sum”。
4. 点击“运行”按钮，Access 会显示每个患者的就诊总费用。

7. 导航窗格显示更改

可以更改导航窗格中数据库对象的显示方式，以方便查找和管理。操作步骤如下：
1. 点击导航窗格左上角的下拉箭头。
2. 选择不同的显示方式，如“对象类型”“创建日期”等。

通过掌握以上数据库维护和查询的方法和操作技巧，可以更好地管理和利用数据库中的数据，为医疗服务等领域的业务决策提供有力支持。无论是数据的更新、查询条件的设置，还是数据表的格式调整和统计计算，都能帮助用户更高效地处理和分析数据，确保数据库的准确性和实用性。