项目管理的底层逻辑，其实就两件事：管人、管流程

很多人一提到项目管理，脑子里冒出来的都是一堆专有名词：WBS分解、甘特图排程、里程碑节点、资源分配矩阵、风险管理

一听就觉得——项目管理，好高深，好复杂，像一套大系统一样。

但真正在一线做过项目的人都知道，甭管项目多复杂、规模多大，本质上其实就两件事：

一是管人，二是管流程。

把人管好了，把事理顺了，项目自然跑得顺；反过来，人没管住，事没理清，哪怕你再会画甘特图，再懂方法论，最后还是一地鸡毛。

今天咱们就用最普通、最接地气的话，讲明白这套底层逻辑：项目管理，到底该怎么管人、怎么管流程？

一、管人：项目成败的第一关键

项目是什么？说白了，项目就是一群人凑在一起，在有限的时间、资源条件下，搞定一个目标。

所以，“人”才是项目里最重要的变量。

文中介绍的项目管理系统模板，自取>>>>https://s.fanruan.com/918k0

管人的核心，就是四个字：用对人、用好人

这事听着简单，做起来可不容易。来，一步步说清楚。

1. 人员选得对，项目就成功了一半

一个项目如果人配错了，从一开始就注定了结局很难看。

把不靠谱的人放在关键岗位，天天擦屁股；
把没经验的人顶到前线，出问题自己都不知道；
把脾气不好的人安在协调岗位，天天吵架；

所以项目启动第一步，必须要做“人员定位”：

谁适合做决策？要找判断力强、承担力强的人；
谁适合做执行？要找动手能力强、执行力高的人；
谁适合做支持？要找细心、善后勤保障的人。

记住，选人不能只看资历、学历、光环，要看他是不是能干这个事的人。

举个例子：之前我带一个系统改造项目，甲方强塞了一个“名校博士”，结果这哥们完全不懂实操流程，只会写PPT，天天扯概念，项目推不动。最后我忍痛沟通换了一个现场主管出身的人，虽然学历普通，但做事又快又准，项目才终于跑起来。

所以，选对人，真的很重要。

2. 任务分得清，责任才能落地

很多项目之所以乱，是因为—— 一件事，大家都知道要做，但没人明确知道是谁做。

所以，项目一开始，就要把每个人的任务、责任、成果标准讲得清清楚楚：

你要做什么？
什么时间完成？
完成到什么程度算达标？

最好用白纸黑字列出来，每个人签字确认。

不要搞模棱两可的任务，比如“协助XX部门”这种。要明确具体：协助什么？完成到什么标准？到什么时候？

任务明确了，责任自然就落地了。

3. 激励到位，人心就齐了

项目期间，人都会累，都会烦，都会遇到打击。如果没有合理的激励，人心很容易散。

激励不一定非得是奖金，哪怕是：

及时的肯定；
一句简单的“干得漂亮”；
在关键时刻给到支持和信任；

这些小动作，都能让团队士气提升很多。

当然，如果项目预算允许，物质激励也是非常有效的。

比如，阶段性完成目标后，发个小红包，搞个小聚餐，这些投入极小，但换回来的是团队对项目更强的归属感和投入感。

4. 及时发现问题人，快速干预

项目中最怕啥？怕“破窗效应”：

有人摸鱼不干活；
有人敷衍了事交差；
有人推诿扯皮；

如果不及时干预，很快整个团队风气都会被带坏。

所以，项目经理必须要保持高频巡查，发现问题苗头，第一时间介入：

不是简单骂人，而是沟通，找问题原因；
能辅导就辅导，能调整就调整； -必要时，该换人就换人，不能心软。

项目不是养老院，该铁腕就得铁腕。

二、管流程：项目成败的第二关键

人有了，还不够，项目最重要的第二条是——理清楚“事”怎么干。

管流程，核心也是四个字：理清楚、盯到位

1. 目标要清晰，方向才不跑偏

项目刚启动的时候，一定要让所有人都清楚：

我们到底要干什么？
最后交付的是什么成果？
成果标准是什么？

别小看这一步，很多项目做到一半发现大家理解的目标根本不一样，有人觉得是交系统，有人觉得是交PPT，还有人觉得交个模型就行……

方向不统一，做得再努力也白搭。

所以一开始就要开清楚的目标澄清会，统一口径。

2. 过程要分阶段，做项目像搭积木

大项目不要一口吃成胖子，要拆分成小阶段、小节点、小交付物。

比如做一个ERP上线项目：

第一个阶段：需求确认
第二个阶段：系统设计
第三个阶段：系统开发
第四个阶段：测试上线

每个阶段设小目标，小交付，每完成一个阶段总结一次。

这样做有两个好处：

及时发现问题，随时修正；
阶段性成就感，团队不会觉得永远做不完。

3. 进度要跟踪，不能靠感觉

项目最怕“感觉差不多”，“应该快好了”。

一定要量化进度，做到：

每周定期review进度；
每个任务节点标明实际完成百分比；
一旦偏差，立刻采取补救措施。

没有量化跟踪的项目，就是开着没油表的车，跑着跑着就熄火了。

4. 风险要前置，问题要预判

项目管理不是只管今天，要提前考虑“明天可能出啥问题”。

比如：

这个关键岗位的人生病了怎么办？
供应商交付延期怎么办？
客户需求突然变动怎么办？

在项目一开始，就列出所有可能出现的风险，提前准备应对预案。

这样，当风险真的来临时，不至于手忙脚乱。

三、怎么用项目管理系统做好「管人」？

① 明确每个人的任务分工和责任

项目管理系统里，最基础的功能之一就是任务分派。做好管人第一步，就是把每个人的任务和责任明确下来：

在系统里创建项目任务，并且明确每项任务的负责人是谁、截止日期是哪天。
每个人登录系统之后，都能清晰看到自己每天、每周的任务安排。

比如，你在系统里新建任务：“网站首页设计”，明确负责人是小张，截止日期本周五下午5点完成。这样，小张一登录就清楚地知道自己要干啥、何时交付。

② 让每个人都清楚「谁在干什么」，增强团队透明度

项目团队常见的问题，就是成员之间不知道彼此在做啥，造成协作困难。

这时候你要做的，就是利用项目管理系统的「任务看板」或「甘特图」功能：

看板模式下，每个人的任务状态一目了然：哪些在进行中，哪些已经完成，哪些出了问题；
甘特图能展示整体进度，每个人随时知道项目整体进度，自己所处的位置和作用。

举个例子，上午开站会的时候，打开系统，投屏一看：

UI设计师的任务是进行中状态；
前端开发在等待UI设计的成果；
后端开发正在处理接口搭建。

每个人一看就懂，谁卡住了，谁需要帮忙，一目了然。

③ 用系统管「进度」，避免拖延

项目进度管理，其实也是一种“管人”的手段。项目管理系统一般都带有进度跟踪和提醒功能，比如简道云这些系统，都支持任务提醒：

提前一天或几个小时，系统会自动提醒负责人：“你的任务明天截止了，请注意！”
项目经理能实时看到每个人的任务进展，谁的任务即将延期，谁的任务提前完成了，都能做到心中有数。

当团队成员发现任务进度被实时关注时，他们完成任务的积极性自然会提高，不敢随意拖延。

④ 利用系统「沟通与反馈」，提升员工积极性

用好项目管理系统的评论功能，积极反馈成员的成果：

比如小李提前两天完成任务，你可以在系统留言：“小李这次进度给力！值得鼓励！”
对出现问题的同事，也可以通过系统私聊功能单独沟通：“我看你最近状态好像不太对，是不是碰到难题了？需不需要帮忙？”

这样人性化的沟通，能帮助你有效地管理人心，提升团队凝聚力。

四、怎么用项目管理系统做好「管流程」？

接下来再聊聊“理事”，其实就是明确、规范、追踪项目任务和流程。

① 用系统将复杂的项目拆解细分

项目越复杂，越要用项目管理系统把任务细分：

在系统中，将项目逐级拆分，形成“任务树”或“工作分解结构”（WBS）。
每个大任务拆成几个小任务，小任务再分给不同的人，明确分工。

比如要做一个APP项目，你可以在系统里这么拆：

前期需求分析（市场调研、用户访谈）
设计阶段（UI设计、交互设计、原型制作）
开发阶段（前端开发、后端开发、接口开发）
测试阶段（单元测试、整体联调、性能测试）
上线发布（准备上线、正式发布、运营维护）

这样一来，每个人对自己手里的任务都特别清楚，不会漏掉关键环节。

② 用系统进行实时进度跟踪

理事的核心之一就是进度管理。项目管理系统提供了强大的实时进度跟踪功能：

用看板管理任务，任务进行到哪一步，任务负责人自己实时更新状态；
用甘特图掌控整体项目进度，什么时候该干啥，什么时候该收尾，哪些任务延期一眼就能发现；
每天花10分钟看一下整体进度，做到对项目心中有数。、

举个例子，每天早上打开系统，你看到甘特图中“UI设计”任务落后一天了，立即跟设计师沟通原因，并及时处理。这样，项目就不会拖着拖着就失控。

③ 利用系统管理文档与信息，让事情井井有条

项目过程中常见的一个问题，就是文档乱飞。比如：

A版本、B版本的设计稿满天飞；
项目需求变更历史搞不清楚；
找个文件找半天。

用项目管理系统，就可以很好地管理这些文档：

在系统内建立统一的文档中心，所有文档上传并明确版本；
需求变更、设计变更，都要在系统中留痕，避免口头约定；
谁修改了，修改了什么内容，随时都能追溯。

这样一来，整个项目的信息透明度和管理效率都提升了不少。

④ 利用系统及时发现风险，提前应对

好的项目管理，一定要有风险意识。利用项目管理系统，你可以提前防范风险：

在项目系统里记录所有风险点，并明确每个风险的负责人；
每周例会，用系统实时查看风险状态，及时更新，提前应对；
当风险发生时，通过系统快速启动应急流程。

比如，系统提醒你，下周可能有个任务进度风险，你就能提前沟通，安排资源支援，而不是问题来了再慌乱应对。

总结：项目管理系统不是万能的，关键在用心

讲了这么多，再给你一个忠告：

项目管理系统只是工具，真正起作用的是人和流程。只有你用心去设计和落实，真正把“管人”和“管流程”这两件事做到位，项目管理系统才能发挥真正的作用。

用项目管理系统时，记住以下原则：

工具要简单易用，让团队容易上手；
所有人都要养成在系统中及时反馈状态的习惯；
项目经理要经常登录查看进展，及时调整和反馈；
经常对系统使用情况做回顾，不断优化流程和使用习惯。