26、电子邮件管理全攻略

电子邮件管理全攻略

1. 邮件保存与转发技巧

1.1 邮件保存意义

保存电子邮件以供日后参考，就如同把土豆放进冰箱留待后续食用。很多邮件值得保存，当然也有很多不值得，这就是删除图标存在的意义。

1.2 邮件转发要点

在转发邮件时，务必删除无趣的部分。邮件头部的很多内容会自动包含在转发邮件中，且几乎难以理解，更谈不上有趣，所以要去除这些内容。编辑文本时，如果邮件较短（大约一屏），可能无需编辑；若邮件较长且只有部分相关，为方便读者，应将其精简为有趣的部分。有时为强调特定部分，进一步编辑材料是有意义的，但不要歪曲原文意思。也可以进行适当改写，将改写部分放在方括号内。不过，对于为缩短引用而进行改写是否是个好主意，人们看法不一。

2. 邮件归档方式

2.1 常见归档方法

可以通过以下方式保存电子邮件：
- 保存在装满邮件的文件夹中。
- 打印出来和纸质邮件一起放在文件柜里（为环保，不建议使用此方法）。

通常，将邮件放入文件夹是最简单的方法。电子邮件程序通常自带收件箱、发件箱、已发送和垃圾邮件等文件夹，也可以创建自己的文件夹。归档邮件一般有按发件人和按主题两种方式，选择哪种或两种都用主要取决于个人喜好。按主题归档时，想出容易记住的文件夹名称是最困难的部分。

2.2 不同邮箱的归档操作

• Gmail ：将所有邮件保存在一个大文件夹中，通过发件人或邮件中的文本搜索旧邮件，节省了归档工作。
• Thunderbird