43、项目范围验证与收尾管理全解析

项目范围验证与收尾管理全解析

1. 质量控制输出

执行质量控制有多个输出，具体如下：
| 输出项 | 说明 |
| ---- | ---- |
| 质量控制测量 | 对项目质量进行量化评估的结果 |
| 已验证的缺陷修复 | 对缺陷进行纠正和检查后的结果 |
| 质量基线更新 | 根据实际情况对质量基线进行调整 |
| 推荐的纠正措施 | 为解决已发现的问题而提出的措施 |
| 推荐的预防措施 | 为防止潜在问题出现而提出的措施 |
| 请求的变更 | 因各种原因提出的对项目的变更请求 |
| 推荐的缺陷修复 | 识别出需要修复的缺陷 |
| 组织过程资产更新 | 如检查清单、经验教训等 |
| 已验证的可交付成果 | 确保可交付成果符合质量管理计划中的质量标准 |
| 项目管理计划更新 | 根据项目实际情况对管理计划进行调整 |

已验证的缺陷修复是对缺陷进行纠正和检查后的结果。推荐的纠正和预防措施可能会带来质量改进，但要注意，处于控制状态的过程可以进行改进性变更，但不应随意调整；失控的过程可能需要调整，但这必须基于管理决策。推荐的缺陷修复也可能源于此过程，质量控制部门或团队会使用相关工具和技术识别缺陷，并将其记录在数据库或其他跟踪工具中，以跟踪状态和解决情况。完成的检查清单会成为项目文档的一部分，并作为组织过程资产更新的一部分。经验教训应包括在此过程中发现的偏差原因以及推荐纠正措施的原因。已验证的可交付成果是项目工作的结果，确保其符合质量管理计划中的质量标准。

2. 项目范围验证

监控和控制过程的主要重点是管理和报告项目进度，范围验证过程是有助于管理和控制项目进度的监控和控制过程之一。

范围验证的输入包括项目范围说明书、工作分解结构（WBS）词典、项目范围管理计划和可交付成果。此过程通过评估这些输入来确定工作是否完成以及是否满足项目目标，评估使用检查这一唯一的工具和技术。即使项目取消，也应执行范围验证，以记录项目完成的程度，这可作为历史信息，若项目再次启动，能清楚知道已完成的工作和项目进展情况。

范围验证的输出包括：
- 已接受的可交付成果 ：涉及利益相关者对工作的正式接受，利益相关者包括客户、项目发起人、项目团队、管理团队等，需用正式签字确认并归档。
- 请求的变更 ：根据范围验证结果提出的变更请求。
- 推荐的纠正措施 ：为使项目回到正轨而提出的措施。

3. 控制范围变更

范围管理知识领域包括范围规划、范围定义、创建WBS、范围验证和范围控制。项目范围描述了生产项目产品或服务所需的工作，包括产品要求；产品范围则是产品特征的描述。

范围控制过程涉及对项目范围的变更，任何对商定的WBS的修改都被视为范围变更，如WBS上活动的添加、删除或修改。产品范围的变更也会要求项目范围的变更，例如项目可交付成果中的专业设备设计因工程挫折和计算失误需要修改，这会影响产品范围，进而影响项目范围。

范围控制的输入有七个：
- 项目范围说明书
- WBS
- WBS词典
- 项目范围管理计划
- 绩效报告
- 批准的变更请求
- 工作绩效信息

范围控制的工具和技术有四种：
- 变更控制系统 ：跟踪和记录变更请求，描述实施范围变更的程序，详细说明批准变更所需的授权级别。若项目是按合同执行，范围变更还需符合合同条款和合同变更系统。
- 偏差分析 ：审查项目绩效测量结果，确定项目范围是否存在偏差，找出偏差原因并与范围基线进行对比，必要时实施纠正措施。
- 重新规划 ：当范围发生变更时，更新WBS、WBS词典、项目范围说明书和项目管理计划。
- 配置管理系统 ：管理产品和项目范围的变更，确保变更合理且有意义，然后通过综合变更控制过程进行处理。

范围控制的输出包括：
- 项目范围说明书更新
- WBS更新
- WBS词典更新
- 范围基线更新
- 请求的变更
- 推荐的纠正措施
- 组织过程资产更新
- 项目管理计划更新

范围变更可能需要重新运行项目规划过程并进行必要调整，更新项目范围说明书以准确反映变更后的项目工作。范围变更通常会导致进度修订，但并非所有范围变更都会增加项目进度，有些可能会减少完成项目所需的时间和预算。当提出范围变更请求时，应调查项目的各个方面，评估变更的影响和所需时间。范围变更需要更新项目范围基线，可能还需要更新进度、成本或绩效测量基线，并将变更情况告知利益相关者。

4. 项目收尾的特征与原因

项目收尾是监控和控制过程组的最后环节。所有项目都有结束的时候，成功完成项目意味着满足或超越利益相关者的期望并实现项目目标。在收尾过程中，需要通过正式签字确认项目产品的接受，并将其与项目记录一起存档，以便将来参考。

项目收尾具有以下特征：
- 完成概率高、风险低 ：此时项目大部分工作已完成，未完成的概率很低。
- 利益相关者影响小、项目经理影响大 ：利益相关者在收尾过程中的影响力最小，而项目经理的影响力最大。
- 成本显著降低 ：由于大部分项目工作和支出已经发生，成本曲线在此阶段逐渐下降。
- 弱矩阵组织压力小 ：弱矩阵组织在收尾过程中往往承受的压力最小。

项目结束的原因有多种：
- 成功完成 ：项目达到或超过利益相关者的期望，实现了项目目标。
- 中途取消 ：在项目完成前被取消或终止。
- 演变为运营 ：项目演变为持续运营，不再作为项目存在。

正式的项目结束类型有四种：
- 加法式结束 ：项目演变为持续运营，成为独立的业务单元，如企业资源规划系统的安装项目，安装完成后需要全职人员进行运营、维护和监控，从而成为企业业务报告系统的一部分。
- 饥饿式结束 ：项目在未完成所有要求之前，由于资源被切断或不再提供而终止。原因包括其他项目优先、客户缩减订单、项目预算减少、关键资源离职等。资源饥饿可能涉及削减或扣留人力资源、设备和物资或资金。在这种情况下，文档记录非常重要，可避免后续的疑问和指责。
- 整合式结束 ：项目的资源（人员、设备、财产和物资）被分配到组织的其他领域或其他项目中，导致项目因缺乏资源而结束。与饥饿式结束的区别在于，饥饿式结束是资源削减，而整合式结束是资源重新分配。同样，应记录相关情况并存档。
- 灭绝式结束 ：这是最好的项目结束方式，意味着项目已完成并被利益相关者接受，由于有明确的结束日期、实现了项目目标，项目正式关闭。

下面是项目结束原因的mermaid流程图：

graph LR
    classDef startend fill:#F5EBFF,stroke:#BE8FED,stroke-width:2px;
    classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px;

    A([项目结束]):::startend --> B(成功完成):::process
    A --> C(中途取消):::process
    A --> D(演变为运营):::process
    D --> E(加法式结束):::process
    C --> F(饥饿式结束):::process
    C --> G(整合式结束):::process
    B --> H(灭绝式结束):::process

5. 项目收尾案例

以Pied Piper公司的软件项目为例，项目经Jerome Reed负责一个整合组织人力资源信息的软件项目，他的团队正在开发一个程序，将组织的人力资源信息（包括工资记录、休假时间累积、联系信息等）进行整合。项目的两名顶级程序员Brett和Kathy负责编程和测试活动。

Pied Piper公司新聘请了一位首席信息官（CIO），Jerome担心他的人力资源项目在新CIO的优先级列表中的位置。一天，Jerome在机房检查为项目新到的硬件时，网络运营总监Liz Horowitz告诉他，新CIO聘请了一家供应商来安装新的客户关系管理（CRM）系统，并将其列为公司的首要任务。Liz已安排使用Jerome为人力资源项目购买的新服务器来运行CRM系统，并要求将Brett和Kathy分配到CRM项目中，称他们完成所需更改后会回到人力资源项目，在此期间可以指导其他程序员继续工作。

在这个案例中，Jerome的项目因资源重新分配而以整合式结束。新CIO改变了项目优先级，将硬件和关键资源分配到新的项目中。如果新CIO完全切断原项目的资源和设备，项目将以饥饿式结束。

6. 项目收尾过程

项目收尾过程（Close Project）的关键活动包括收集项目记录、传播信息以正式接受产品、服务或项目，并执行项目关闭。在此过程中，需要审查项目文档，确保其最新，反映最终产品的特征和规格，同时更新资源分配情况。

6.1 项目收尾输入

项目收尾过程的输入包括：
- 项目管理计划
- 合同文档：包括合同及相关信息，如合同变更、产品描述、技术规格等
- 企业环境因素
- 组织过程资产
- 工作绩效信息
- 可交付成果

需要注意的是，项目应在每个阶段结束时进行收尾，而不是等到项目完成时才进行，以便妥善记录项目信息并保存供将来参考。

6.2 项目收尾工具和技术

项目收尾使用的工具和技术包括：
- 项目管理方法论：应概述项目和行政收尾的流程。
- 项目管理信息系统（PMIS）：用于执行相关流程。
- 专家判断：借助专家的经验和知识。

6.3 项目收尾输出

项目收尾过程的输出包括：
| 输出项 | 说明 |
| ---- | ---- |
| 行政收尾程序 | 收集与项目相关的所有记录，分析项目成功或失败情况，记录和收集经验教训，存档项目记录。对于按合同执行的项目，财务记录的存档尤为重要，所有文档应进行索引并安全存档，同时记录项目团队成员和利益相关者在此过程中的角色和职责。 |
| 合同收尾程序 | 记录项目团队成员和利益相关者在关闭合同中的角色和职责，详细说明确保合同退出标准和合同条件得到满足的方法。 |
| 最终产品、服务或结果 | 指对最终产品、服务或结果的接受以及将产品移交给组织，通常需要正式签字确认。 |
| 组织过程资产更新 | 记录正式接受产品的签字确认，收集和存档其他项目记录和文件，如项目规划文档、变更记录和日志、问题日志等。签字确认还标志着保修期的开始，对于提供保修的项目，需明确保修范围。 |

正式接受产品的签字确认非常重要，它标志着项目的正式关闭，也是项目成功完成的证明。同时，这也可能启动保修期，项目管理人员或供应商可能会在项目完成后的一定时间内对工作进行保修。例如，软件项目可能会在实施或接受后的60或90天内对软件漏洞进行免费修复，但要注意用户可能会试图将新需求伪装成漏洞。因此，明确保修范围至关重要。

总之，项目收尾是项目管理的重要环节，需要认真对待，确保项目的顺利结束和经验的有效积累。通过合理的范围验证、范围变更控制和妥善的收尾工作，可以提高项目的成功率，为未来项目提供宝贵的参考。

项目范围验证与收尾管理全解析

7. 行政收尾程序详解

行政收尾程序是项目收尾的重要组成部分，它涵盖了多个关键步骤和重要内容。
- 记录收集与分析 ：首先要收集所有与项目相关的记录，这包括项目各个阶段产生的文档、数据、报告等。然后对项目的成功或失败进行深入分析，找出项目执行过程中的优点和不足。
- 经验教训总结 ：详细记录和收集项目中的经验教训，这些内容对于未来的项目具有极高的参考价值。例如，在项目中遇到的技术难题是如何解决的，团队协作方面有哪些成功或失败的案例等。
- 财务记录存档 ：对于按合同执行的项目，财务记录的存档尤为重要。这些记录可能在出现支付纠纷时需要被查阅，同时在估算未来项目成本时也能提供参考。要确保知道这些记录的存储位置和归档方式，方便后续查找。
- 文档索引与存储 ：所有的项目文档都应该进行索引，以便于快速查找。可以将电子数据库和电子文档也纳入项目档案中，存储在网络驱动器上或复制到光盘并与项目文件夹一起保存。
- 角色与职责定义 ：明确项目团队成员和利益相关者在行政收尾过程中的角色和职责。这包括确定利益相关者对项目可交付成果和可交付成果变更的批准要求，确保项目满足利益相关者、客户和发起人的要求，以及确认项目的退出标准是否得到满足。

下面是行政收尾程序的步骤列表：
1. 收集项目所有记录
2. 分析项目成功或失败情况
3. 总结经验教训
4. 存档财务记录
5. 对所有文档进行索引
6. 存储电子文档
7. 定义团队成员和利益相关者角色与职责

8. 合同收尾程序要点

合同收尾程序与行政收尾程序类似，也需要明确项目团队成员和利益相关者在关闭合同中的角色和职责。其主要目的是确保合同的退出标准和合同条件得到满足。
- 退出标准确认 ：详细审查合同中的各项退出标准，确保项目的执行情况符合这些标准。例如，产品的质量是否达到合同要求，交付时间是否符合约定等。
- 条件满足检查 ：检查合同中的其他条件是否得到满足，如售后服务条款、保密协议等。
- 方法与流程明确 ：确定用于确保合同退出标准和条件得到满足的具体方法和流程。这可能包括组织验收会议、提交验收报告等。

以下是合同收尾程序的mermaid流程图：

graph LR
    classDef startend fill:#F5EBFF,stroke:#BE8FED,stroke-width:2px;
    classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px;

    A([合同收尾开始]):::startend --> B(确认退出标准):::process
    B --> C(检查条件满足情况):::process
    C --> D(明确方法与流程):::process
    D --> E([合同收尾完成]):::startend

9. 最终产品、服务或结果的接受与移交

最终产品、服务或结果的输出实际上是指对其的接受以及将产品移交给组织的过程。
- 正式签字确认 ：通常需要通过正式的签字确认来表示利益相关者、客户或项目发起人对产品的接受。这是一个重要的法律和管理程序，标志着项目的一个重要阶段结束。
- 通知与沟通 ：在正式接受后，需要将接受通知分发给相关的利益相关者和客户，确保他们了解项目的进展情况。

正式接受的过程对于项目的完整性和后续工作的开展至关重要。它不仅是对项目成果的认可，也是项目进入下一个阶段（如维护、运营等）的重要依据。

10. 组织过程资产更新的重要性与内容

组织过程资产更新是项目收尾的一个重要输出，它包含了多个方面的内容。
| 内容 | 说明 |
| ---- | ---- |
| 正式接受签字记录 | 记录利益相关者对产品的正式接受签字，这是项目成功完成的重要证明。 |
| 项目记录与文件存档 | 收集和存档其他项目记录和文件，如项目规划文档（项目范围说明书、预算、进度、风险应对措施、质量计划和基线等）、变更记录和日志、问题日志等。这些文档可以为未来的项目提供参考，避免重复犯错。 |
| 保修期启动 | 签字确认还可能标志着保修期的开始。对于提供保修的项目，明确保修范围非常重要，要防止用户将新需求伪装成漏洞。例如，软件项目可能会在一定时间内对软件漏洞进行免费修复，但需要在保修条款中明确规定哪些情况属于保修范围。 |

组织过程资产的更新有助于组织不断积累项目经验，提高项目管理的水平和效率。通过对这些资产的有效利用，可以更好地规划和执行未来的项目。

11. 项目收尾的整体影响与意义

项目收尾不仅仅是完成项目的最后步骤，它对整个项目和组织都具有深远的影响和重要的意义。
- 项目完整性 ：通过正式的收尾程序，确保项目的各个方面都得到妥善处理，保证项目的完整性。从范围验证到范围变更控制，再到最终的收尾工作，每一个环节都紧密相连，共同构成了项目的完整生命周期。
- 经验积累 ：项目收尾过程中总结的经验教训是组织的宝贵财富。这些经验可以帮助组织在未来的项目中避免犯同样的错误，提高项目的成功率。
- 利益相关者满意度 ：妥善的收尾工作可以提高利益相关者的满意度。通过正式的签字确认和信息沟通，让利益相关者清楚了解项目的完成情况，满足他们的期望。
- 组织发展 ：对于组织来说，有效的项目收尾有助于提升组织的项目管理能力和声誉，为组织的持续发展奠定基础。

总之，项目收尾是项目管理中不可或缺的环节，需要项目团队和相关人员认真对待，确保项目的顺利结束和组织的不断进步。