42、项目变更监控与收尾管理全解析

项目变更监控与收尾管理全解析

一、项目变更控制概述

项目变更控制是项目过程的重要组成部分。作为项目经理，有责任管理变更并在必要时采取纠正措施，确保项目按计划进行。变更控制主要涉及综合变更控制、进度控制、成本控制和风险监控与控制等方面。

（一）综合变更控制

综合变更控制贯穿项目的整个生命周期，其目的是审查所有项目变更请求，建立配置管理和变更控制流程，并批准或拒绝变更。当变更发生时，通常会影响项目的三重约束（范围、时间、成本）中的一个或多个。管理变更可能涉及对项目计划、进度或预算的更改，对于已完成的流程，若受变更影响则需进行更新。

配置管理系统通常包含变更控制系统，用于记录管理变更的程序以及变更请求的实施方式。变更请求可以是书面或口头形式，但最好以书面形式提出。变更请求通过正式的变更控制系统进行处理，配置控制委员会（CCB）有权批准或拒绝变更请求。

（二）进度控制

进度控制包括确定项目进度的状态，判断是否发生或应该发生变更，并影响和管理进度变更。进度偏差有时会影响项目进度，对非关键路径任务的变更可能不会影响进度，但对关键路径任务的变更则一定会影响进度。

（三）成本控制

成本控制主要关注管理项目成本的变更，同时监控项目成本，防止未经授权或错误的成本纳入成本基线。成本控制使用绩效测量分析（如成本偏差 CV、进度偏差 SV、成本绩效指数 CPI、进度绩效指数 SPI）、预测（完工估算 EAC、完工尚需估算 ETC）和项目绩效审查（偏差分析、趋势分析和挣值技术 EVT）等工具和技术来监控成本。

（四）风险监控与控制

风险监控与控制在风险发生时做出响应，并为未计划的风险事件实施权变措施。在风险应对规划过程中计划的一些风险可能会发生，而有些则不会。对于已识别的风险，如果其影响比预期更大，则可能需要更新风险管理计划或采取权变措施。

二、关键概念与术语

术语	定义
实际成本（AC）	项目实际花费的成本
综合变更控制	审查、批准或拒绝项目变更请求的过程
完工预算（BAC）	项目预计的总成本
绩效测量基线	用于衡量项目绩效的基准
变更控制系统	记录变更管理程序的系统
计划价值（PV）	计划完成工作的预算价值
配置控制委员会（CCB）	有权批准或拒绝变更请求的组织
项目绩效审查	对项目绩效进行评估的过程
配置管理	记录项目产品特征并确保描述准确完整的系统
修订	对项目计划或文档的修改
成本控制	管理项目成本变更的过程
风险监控与控制	识别和应对新风险的过程
成本绩效指数（CPI）	衡量成本绩效的指标
进度变更控制系统	管理进度变更的系统
成本偏差（CV）	实际成本与计划成本的差异
进度控制	管理项目进度变更的过程
累计成本绩效指数（CPIc）	累计的成本绩效指标
进度绩效指数（SPI）	衡量进度绩效的指标
挣值（EV）	已完成工作的预算价值
进度偏差（SV）	实际进度与计划进度的差异
挣值技术（EVT）	用于监控项目绩效的技术
完工偏差（VAC）	完工预算与完工估算的差异
完工估算（EAC）	预测项目完工时的总成本
权变措施	针对未计划风险事件的应对措施
完工尚需估算（ETC）	完成剩余工作所需的成本估算

三、项目质量控制

（一）质量控制的重要性

质量规划、质量保证和质量控制是项目质量管理知识领域的一部分，它们共同协作，确保项目工作符合质量要求。质量控制专门用于监控工作结果，以确定其是否符合质量管理计划中设定的标准。它应贯穿项目始终，以识别和消除不可接受结果的原因。

（二）质量控制的输入

质量控制的输入包括质量计划、质量指标、质量检查表、组织过程资产、工作绩效信息、批准的变更请求和可交付成果。

（三）质量控制的工具和技术

1. 因果图 ：用于分析问题的原因，帮助找出导致质量问题的根本因素。
2. 控制图 ：通过测量过程结果随时间的变化，以图形形式显示结果，判断过程是否处于控制状态。控制图基于样本方差测量，通常在正负三个标准差内保持质量控制。若测量结果超出控制范围，则需调查并确定是否需要采取纠正措施。控制图常用于制造业，但也可用于监控项目管理过程，如成本偏差、进度偏差等。
3. 流程图 ：展示完成目标所需的逻辑步骤，以及系统各元素之间的相互关系。它有助于识别项目中可能出现质量问题的位置和原因，使项目团队能够制定应对措施。
4. 直方图 ：通常以条形图的形式展示变量随时间的分布情况，在质量控制中，直方图常用于描绘问题或情况的属性。
5. 帕累托图 ：基于 80/20 规则，即少数原因（20%）导致大部分问题（80%）。帕累托图以直方图的形式按频率对重要因素进行排序，帮助确定应优先解决的问题。
6. 运行图 ：用于显示过程随时间的变化或趋势，结果的差异可能由常见原因或特殊原因导致。常见原因包括随机方差、已知或可预测的方差以及过程中始终存在的方差。对于超出可接受范围的常见原因方差，通常需要对过程进行重组，且此类决策需管理层批准。运行图还可用于趋势分析，通过历史结果预测未来结果。
7. 散点图 ：使用两个变量（自变量和因变量），以点的形式在图上显示它们之间的关系。点越接近对角线，变量之间的相关性越强。
8. 统计抽样 ：从总体中抽取一定数量的样本进行检查，以确定其是否符合质量控制计划中规定的方差范围。质量计划还需确定采用正负两个标准差（95.44%的总体）还是正负三个标准差（99.73%的总体）作为可接受范围。
9. 检查 ：通过实际观察、测量或测试结果，确定其是否符合要求或质量标准。检查可以在最终产品完成后或产品开发过程中进行，以检查单个组件。检查的结果是做出接受或拒绝工作的决策，对于被拒绝的工作，可能需要返工。检查与预防不同，预防是防止错误在过程中发生，而检查是防止错误的产品到达客户手中。
10. 缺陷修复审查 ：质量控制部门审查因质量审计而进行的修复工作，确保修复正确，产品符合要求。

（四）质量控制工具和技术的流程图

graph LR
    A[质量控制输入] --> B[因果图]
    A --> C[控制图]
    A --> D[流程图]
    A --> E[直方图]
    A --> F[帕累托图]
    A --> G[运行图]
    A --> H[散点图]
    A --> I[统计抽样]
    A --> J[检查]
    A --> K[缺陷修复审查]
    B --> L[分析原因]
    C --> M[判断过程状态]
    D --> N[识别问题位置]
    E --> O[描绘属性分布]
    F --> P[确定优先问题]
    G --> Q[显示过程趋势]
    H --> R[展示变量关系]
    I --> S[确定样本合格性]
    J --> T[做出接受或拒绝决策]
    K --> U[确保修复正确]
    L --> V[采取纠正措施]
    M --> V
    N --> V
    O --> V
    P --> V
    Q --> V
    R --> V
    S --> V
    T --> V
    U --> V

四、项目收尾管理

项目收尾包括监控与控制过程组的收尾以及关闭过程组的工作。关闭过程组包含两个过程：项目收尾和合同收尾。

（一）项目收尾

项目收尾的关键是验证项目工作是否正确完成，并使利益相关者满意。其中，获得利益相关者和客户对项目产品的正式验收是非常重要的环节，需要获得他们的官方签字确认，并将其存档。

（二）合同收尾

合同收尾支持项目收尾过程，同样需要验证项目工作是否正确完成以及可交付成果是否被接受。

（三）案例分析：永无止境的桥梁项目

一个城市的主要桥梁需要更换，项目经理负责管理该项目。项目要求施工期间最多关闭六车道中的三车道，并且钢材在运到现场前需涂两层漆，施工后再涂一层漆，油漆保证使用 25 - 30 年。在质量控制检查中，发现部分油漆剥落，原因是承包商未让第一层漆充分固化，导致第二层漆无法正确附着。

承包商决定将油漆工作分包给另一家公司，但分包商无法完成任务，导致项目多次延期。最终，原承包商找到另一家分包商，但由于冬季施工，需要采取额外措施，进一步延长了项目工期。该项目不仅出现了进度延迟、变更和返工，还增加了承包商的成本，由于是固定价格合同，承包商的利润被侵蚀。这个案例充分说明了预防质量问题的重要性，即“一盎司的预防胜过一磅的治疗”。

五、总结

项目变更控制和收尾管理是项目成功的关键环节。通过有效的变更控制，可以确保项目按计划进行，及时应对各种变化；而严格的质量控制能够保证项目结果符合质量要求，减少返工和成本。在项目收尾阶段，获得正式验收和妥善处理合同收尾工作，有助于为未来项目积累经验，提高项目管理的效率和质量。项目经理应充分重视这些环节，运用合适的工具和技术，确保项目顺利完成。

六、变更控制流程及相关问题解析

（一）变更控制流程

变更控制涉及多个方面，以下是其主要流程：
1. 提出变更请求 ：变更请求可以由项目团队成员、利益相关者等提出，形式可以是书面或口头，但最好以书面形式记录。
2. 评估变更影响 ：对变更请求进行评估，分析其对项目范围、进度、成本等方面的影响。
3. 提交变更控制系统 ：将变更请求提交到正式的变更控制系统进行处理。
4. CCB 审批 ：配置控制委员会（CCB）对变更请求进行审查，决定是否批准。
5. 实施变更 ：如果变更请求被批准，项目团队按照变更要求进行实施。
6. 监控和调整 ：在变更实施过程中，对项目进行监控，确保变更按计划进行，并根据实际情况进行调整。

（二）常见变更控制问题及解答

问题	解答
变更控制主要关注哪些方面？	变更控制关注管理变更、影响变更原因、确定变更是否发生等方面。
变更控制与配置管理系统有什么关系？	变更控制系统是配置管理系统的一部分，配置管理系统记录管理变更的程序和变更请求的实施方式。
CCB 的职责是什么？	CCB 有权批准或拒绝变更请求，其权限由组织定义。
进度偏差一定会影响项目进度吗？	不一定，对非关键路径任务的变更可能不会影响进度，但对关键路径任务的变更则一定会影响进度。
成本控制的目的是什么？	成本控制的目的是监控项目成本，防止未经授权或错误的成本纳入成本基线。

七、质量控制工具应用案例分析

（一）控制图应用案例

假设一个生产线上生产某种零件，我们使用控制图来监控生产过程。通过抽样测量，确定零件长度的均值为 5mm，标准差为 0.02mm。控制图的上下控制限分别为均值加减三个标准差，即 5.06mm 和 4.94mm。
在生产过程中，我们定期抽取样本进行测量，并将结果绘制在控制图上。如果测量结果都在控制限内，说明生产过程处于控制状态；如果有测量结果超出控制限，则需要调查原因并采取纠正措施。

（二）帕累托图应用案例

某项目在进行质量检查时，发现了多种类型的缺陷。以下是不同类型缺陷的频率统计：
|缺陷类型|缺陷频率|缺陷百分比|累计百分比|
| ---- | ---- | ---- | ---- |
|A|800|0.33|0.33|
|B|700|0.29|0.62|
|C|400|0.17|0.79|
|D|300|0.13|0.92|
|E|200|0.08|1.0|

根据这些数据绘制帕累托图，从图中可以看出，缺陷 A 的频率最高，应优先解决。通过解决缺陷 A，可以最大程度地减少项目中的问题。

（三）质量控制工具应用流程图

graph LR
    A[项目开始] --> B[选择质量控制工具]
    B --> C{工具类型}
    C -->|控制图| D[确定均值和标准差]
    C -->|帕累托图| E[统计缺陷频率]
    C -->|其他工具| F[按工具要求操作]
    D --> G[绘制控制图]
    E --> H[绘制帕累托图]
    G --> I{结果是否在控制限内}
    I -->|是| J[继续监控]
    I -->|否| K[调查原因并纠正]
    H --> L[确定优先解决问题]
    L --> M[解决问题]
    J --> N[项目结束]
    K --> J
    M --> N
    F --> N

八、项目收尾的具体操作与重要性

（一）项目收尾的具体操作步骤

1. 获得正式验收 ：从利益相关者和客户处获得对项目产品的正式签字确认，表明他们接受项目成果。
2. 完成财务、法律和行政收尾 ：确保项目的财务结算、合同条款履行等工作完成，处理好相关的法律和行政事务。
3. 释放项目资源 ：将项目所占用的人力、物力等资源释放出来，以便用于其他项目或活动。
4. 记录和沟通经验教训 ：总结项目中的经验教训，记录下来并与团队成员和相关人员进行沟通，为未来项目提供参考。
5. 创建和分发最终项目报告 ：编制最终项目报告，包含项目的目标、成果、过程、问题及解决方案等信息，并分发给相关人员。
6. 存档和保留项目记录 ：将项目的所有相关记录进行存档，以便日后查阅和审计。
7. 测量客户满意度 ：通过问卷调查、面谈等方式了解客户对项目的满意度，收集反馈意见。

（二）项目收尾的重要性

项目收尾不仅仅是结束一个项目，更重要的是为未来项目积累经验，提高项目管理的水平。通过正式验收，可以确保项目成果得到认可；记录经验教训可以避免在未来项目中犯同样的错误；释放资源可以提高资源的利用率。因此，项目经理应重视项目收尾工作，确保项目圆满结束。

九、总结与展望

项目变更监控、质量控制和收尾管理是项目管理中不可或缺的环节。有效的变更控制可以应对项目中的各种变化，确保项目按计划进行；严格的质量控制能够保证项目结果符合质量要求，减少返工和成本；妥善的收尾管理可以为未来项目积累经验，提高项目管理的效率和质量。

在未来的项目管理中，我们应不断学习和应用先进的工具和技术，加强对项目各个环节的监控和管理。同时，注重团队协作和沟通，提高项目团队的整体素质和能力，以更好地应对各种挑战，实现项目的成功。项目经理应牢记项目管理的核心原则，将理论与实践相结合，不断提升自己的项目管理水平。