44、项目成果控制与收尾管理

项目成果控制与收尾管理

1. 经验教训总结

在项目结束时，无论是成功还是失败，都应该记录经验教训。经验教训用于记录项目的成功与失败之处，例如采取特定纠正措施的原因、其结果、绩效差异的原因、意外发生的风险以及本可避免的错误等。

然而，大多数项目经理并不记录经验教训。原因在于员工不想承认在项目中犯了错误，也不想让自己的名字与失败的项目或成功项目中的失误联系在一起。但实际上，经验教训是项目中最有价值的信息之一。回顾过去类似项目的经验教训文档，能让我们在未来的项目中取得更大的成功。因此，一定要记录这些经验教训。

为了鼓励记录经验教训，你和管理团队需要营造一种信任的氛围，让大家明白记录经验教训不是为了解雇员工，而是为了让所有参与项目的人都能从中学习。这些经验教训可以帮助我们将在这个项目中获得的知识应用到未来的项目中，避免重复犯错。

2. 项目后审计

项目后审计虽然不是正式的输出，但却是个不错的做法。它与经验教训总结密切相关，因为它会审查项目从开始到结束的全过程，分析哪些方面做得对，哪些方面做得不对。通过评估项目目标，确定项目的产品或服务是否满足目标，同时检查活动和项目流程，看是否能在未来的项目中进行改进。

那些不记录经验教训的组织可能会进行项目后审计。如果在这个过程中诚实地记录所有的好与坏，那么收集的信息也能起到与经验教训总结相同的作用。

3. 合同收尾

合同和项目一样，也有自己的生命周期。合同收尾过程涉及完成和结算合同条款，它支持项目收尾过程，因为它要确定合同中描述的工作是否准确、令人满意地完成，这就是产品验证。

对于有多个可交付成果的项目，可能部分可交付成果有合同，部分没有。显然，合同收尾过程仅适用于那些按合同执行的项目阶段、可交付成果或部分。合同收尾会更新记录并归档信息，这些记录详细说明了项目工作的最终结果。

合同可能有特定的完成和收尾条款，你应该了解这些条款，以免因遗漏重要细节而延误项目收尾。如果你不亲自管理合同，一定要向采购部门询问是否有特殊条件，以免项目团队无意中延误合同或项目收尾。

需要注意的是，并非所有项目都按合同执行，所以不是所有项目都需要合同收尾，但所有项目都需要项目收尾过程。由于项目成果的验证和文档记录在这两个过程中都会进行，所以按合同执行的项目只需对项目结果进行一次验证。

4. 合同收尾的输入

合同收尾过程有四个输入：
- 采购管理计划
- 合同管理计划
- 合同文档
- 合同收尾程序

合同文档包括合同本身以及所有相关的支持文件，如工作分解结构（WBS）、项目进度计划、变更控制文件、技术文件、财务和付款记录、质量控制检查结果等。项目结束后，这些信息会与项目中收集的其他信息一起归档，以便未来有类似范围的项目参考。合同文档是项目收尾和合同收尾过程的输入。

5. 合同收尾的工具和技术

合同收尾过程有两个工具和技术：采购审计和记录管理系统。记录管理系统的功能与合同管理过程中讨论的类似。采购审计是对采购过程的审查，以确定它们是否满足正确的需求，是否正确且符合标准地执行。其主要目的是识别采购过程中的经验教训，找出需要改进的领域和有缺陷的流程或程序，以便在其他采购项目、未来项目或组织的其他地方重用成功的流程，避免重复问题。

采购审计可以由买方、供应商或双方共同使用，作为改进的机会。记录采购过程中的成功和失败经验，有助于改进当前或未来项目的采购流程。

6. 合同收尾的输出

合同收尾过程的一个目的是向卖方提供合同已完成的正式通知，通常以书面形式，这就是“已关闭的合同”，即合同的正式接受和收尾。作为项目经理，你有责任记录合同的正式接受。很多时候，合同中会明确规定正式接受和收尾的条款。

如果有采购部门负责合同管理，他们会期望你在合同完成时通知他们，然后他们会按照正式程序通知卖方合同已完成。不过，你仍需在自己的项目记录中注明合同完成情况。

根据合同条款，提前终止合同（无论是协议终止、违约终止还是因其他原因终止）可能会导致买方产生额外费用。因此，一定要在合同文档中注明提前终止的原因。

合同收尾的另一个输出是组织过程更新，包括更新合同文件、可交付成果验收和经验教训总结。合同文件是所有合同记录和支持文件的集合，这些记录应进行索引以便于参考，并作为项目文件的一部分纳入项目收尾过程。

以下是合同收尾相关内容的表格总结：
| 类别 | 详情 |
| ---- | ---- |
| 输入 | 采购管理计划、合同管理计划、合同文档、合同收尾程序 |
| 工具和技术 | 采购审计、记录管理系统 |
| 输出 | 已关闭的合同、组织过程更新（合同文件更新、可交付成果验收、经验教训总结） |

下面是合同收尾流程的 mermaid 流程图：

graph LR
    A[开始] --> B[输入采购管理计划等]
    B --> C[使用采购审计和记录管理系统]
    C --> D[输出已关闭的合同]
    C --> E[输出组织过程更新]
    D --> F[通知卖方合同完成]
    E --> G[更新合同文件等]
    F --> H[结束]
    G --> H

7. 释放项目团队成员

释放项目团队成员虽然不是一个正式的过程，但在项目结束时，你需要释放团队成员，他们将回到职能经理那里，或者如果是在矩阵型组织中，会被分配到新的项目。

在项目接近完成时，你要让职能经理或其他项目经理了解情况，提前几个月告知他们项目进度，以及员工何时可以投入新的项目。这样，其他经理就有时间规划活动和安排活动日期。

8. 庆祝项目成功

在成功完成的项目结束时，举行庆祝活动是个好主意。项目团队应该庆祝他们的成就，你应该正式认可他们的努力并感谢他们的参与。可以举办派对、去看球赛、午餐时提供披萨和汽水等。这不仅是认可团队的时刻，也是正式结束项目并感谢团队成员的时刻。

庆祝活动有助于团队成员正式认识到项目的结束，为他们的工作画上句号，还能鼓励他们记住所学的知识，并思考这些经验如何在未来的项目中对他们和组织有益。

9. 项目案例研究：新厨房天堂零售店

Dirk 走进你的办公室，祝贺你项目完成得很出色。新店开业成功，第一周的业绩超出预期，你能在花园家居展之前开业是成功的关键。

你感谢 Dirk 的认可，并提到很多人付出了努力和额外的时间。同时，你也指出项目中存在一些问题，例如应该更早与 Gomez 建筑公司签订合同，以避免支付加班费；下次应该更早订购设备，并先在总部进行测试，确保一切正常后再运往现场。

Dirk 对你的建议表示认可，并希望你开始下一个项目，即在所有零售店推出烹饪课程，名为“家庭厨师专业系列”。你表示很感兴趣，但需要先完成当前项目的收尾工作，包括收集项目信息、关闭与 Gomez 的合同、支付最终款项、向所有利益相关者发布正式接受通知、创建经验教训文档以及对项目记录进行索引和归档。Dirk 给你一周时间完成这些工作，下周一开始新的项目。

以下是项目案例研究的检查清单：
| 流程 | 任务 |
| ---- | ---- |
| 范围验证 | 验证工作结果 |
| 执行质量控制 | 确保满足质量要求 |
| 项目收尾 | 产品验证（工作正确且令人满意）、收集项目文档、传播最终接受通知、记录经验教训、归档项目记录 |
| 合同收尾 | 产品验证（工作正确且令人满意）、正式接受和收尾 |

下面是项目收尾整体流程的 mermaid 流程图：

graph LR
    A[项目接近完成] --> B[释放项目团队成员通知]
    B --> C[进行项目后审计和经验教训总结]
    C --> D[合同收尾]
    D --> E[项目收尾]
    E --> F[庆祝项目成功]
    F --> G[开始新项目规划]

通过以上内容，我们可以看到项目收尾是一个复杂但重要的过程，涉及多个方面的工作，包括经验教训总结、合同收尾、团队成员释放和庆祝活动等。每个环节都对项目的圆满结束和未来项目的成功有着重要的影响。

项目成果控制与收尾管理

10. 项目收尾的关键要点总结

项目收尾工作涵盖多个关键方面，对项目的圆满结束和未来项目的开展至关重要。以下是对项目收尾关键要点的总结：
| 关键方面 | 具体内容 |
| ---- | ---- |
| 经验教训总结 | 记录项目成功与失败之处，包括纠正措施原因、绩效差异原因、意外风险和可避免错误等。营造信任氛围鼓励记录，以应用知识和避免重复错误。 |
| 项目后审计 | 审查项目全过程，评估目标达成情况，检查活动和流程以确定未来改进方向。不记录经验教训的组织可通过审计收集类似信息。 |
| 合同收尾 | 完成和结算合同条款，进行产品验证。仅适用于按合同执行部分，更新记录并归档信息。注意合同特定条款，按合同执行项目只需验证结果一次。 |
| 团队成员释放 | 项目结束时释放团队成员，提前通知职能或其他项目经理，让他们有时间规划员工后续安排。 |
| 庆祝活动 | 成功完成项目后举行庆祝，认可团队努力，鼓励成员记住所学知识并思考对未来项目的益处。 |

11. 经验教训总结的重要性再强调

经验教训总结是项目收尾中容易被忽视但极其重要的环节。它就像一面镜子，能清晰地反映出项目中的优势和不足。通过详细记录采取特定纠正措施的原因和结果，我们可以在未来项目中更精准地应对类似问题。例如，在新厨房天堂零售店项目中，支付加班费和设备测试问题的经验教训，能让我们在后续项目中提前规划，避免重复犯错。

为了更好地说明经验教训总结的重要性，我们来看一个对比表格：
| 有无经验教训总结 | 项目后续情况 |
| ---- | ---- |
| 有 | 能借鉴成功经验，避免重复错误，提高项目效率和质量，为未来项目提供参考。 |
| 无 | 可能重复以往错误，浪费资源和时间，难以持续改进项目管理水平。 |

12. 合同收尾流程的详细解析

合同收尾流程是确保合同顺利结束的关键步骤。下面我们通过 mermaid 流程图和详细步骤来解析：

graph LR
    A[开始合同收尾] --> B[输入相关计划和文档]
    B --> C[进行采购审计]
    C --> D[使用记录管理系统]
    D --> E[确定合同完成情况]
    E --> F[输出已关闭合同]
    E --> G[更新组织过程]
    F --> H[通知卖方合同完成]
    G --> I[完成合同文件更新等]
    H --> J[结束合同收尾]
    I --> J

具体步骤如下：
1. 输入相关计划和文档 ：包括采购管理计划、合同管理计划、合同文档和合同收尾程序。这些是合同收尾的基础信息。
2. 进行采购审计 ：审查采购过程，识别经验教训和改进领域，确保采购过程符合标准和需求。
3. 使用记录管理系统 ：对合同相关记录进行管理和维护，方便后续查询和参考。
4. 确定合同完成情况 ：通过产品验证，确定合同中描述的工作是否准确、令人满意地完成。
5. 输出已关闭合同 ：向卖方提供合同已完成的正式通知。
6. 更新组织过程 ：包括更新合同文件、可交付成果验收和经验教训总结。
7. 通知卖方合同完成 ：确保卖方知晓合同已正式结束。
8. 完成合同文件更新等 ：对合同相关文件进行最终的整理和更新。

13. 项目收尾与未来项目的衔接

项目收尾不仅仅是结束当前项目，更是为未来项目做好铺垫。通过经验教训总结和项目后审计，我们可以将在当前项目中获得的知识和经验应用到未来项目中。例如，在新厨房天堂零售店项目中总结的提前签订合同和设备测试的经验，可直接应用到“家庭厨师专业系列”项目中。

在项目收尾过程中，我们还可以与团队成员进行沟通，了解他们对项目的看法和建议，以便在未来项目中更好地发挥团队的优势。同时，释放团队成员时的提前通知，也有助于职能经理和其他项目经理为未来项目做好人员安排。

以下是项目收尾与未来项目衔接的关键步骤列表：
1. 经验传承 ：将当前项目的经验教训整理成文档，供未来项目团队参考。
2. 团队沟通 ：与团队成员交流，了解他们的反馈和建议，为未来项目改进团队协作。
3. 人员安排 ：及时通知职能经理和其他项目经理团队成员的释放情况，便于他们进行人员调配。
4. 项目规划 ：在开始新项目前，参考过往项目的经验教训，优化项目规划和流程。

14. 项目收尾的最佳实践建议

为了确保项目收尾工作顺利进行，以下是一些最佳实践建议：
- 建立明确的收尾流程 ：制定详细的项目收尾流程，明确每个步骤的责任人和时间节点，确保工作有条不紊地进行。
- 及时沟通与协调 ：在收尾过程中，与所有相关方保持密切沟通，包括团队成员、供应商、利益相关者等，及时解决出现的问题。
- 严格审核文档 ：对项目文档进行严格审核，确保其完整性和准确性，为未来项目提供可靠的参考。
- 持续改进 ：通过经验教训总结和项目后审计，不断改进项目管理方法和流程，提高项目管理水平。

总之，项目收尾是项目管理中不可或缺的重要环节。通过重视经验教训总结、规范合同收尾流程、做好与未来项目的衔接以及遵循最佳实践建议，我们可以确保项目圆满结束，并为未来项目的成功奠定坚实的基础。