十九、再论项目成功的概率指标(PSI)

PSI 可被用于一下目的:

  • 评估项目或项目规划的健康状态;
  • 用于项目仪表盘;
  • 用作项目状态报告的附加信息;
  • 判定是否需要召开项目状态会议;
  • 帮你接受一个已有的项目;
  • 挽救一个项目。

1、如何在五分钟内评估一个项目

        尽管 PSI 看起来很简单,而且它只度量少数几项内容,但它提供了惊人的准确信息。

PSI 是如何度量的

        根据表 1,通过以下标准对项目进行评级来度量 PSI。

表1:PSI度量表
标准得分
(1) 目标有多明确(或多不明确)20
(2) 是否有一份最终的、明确的、详细的工作清单?其中每项工作都被细分到 0.5 - 5 天的详细程度20
(3) 这个项目中是否有这样一个人,他每天都在引导所有的工作向前发展10
(4) 有没有人做工作清单中的所有工作?这些人有足够的可工作时间投入到项目中吗10
(5)(a) 规划中是否有应变措施5
(5)(b) 是否进行了最新的风险分析?降低这些风险的工作是否是项目规划的一部分5
(6) 项目经理的管理风格会随着环境的变化而变化,在必要的情况下进行微观管理,而在其他情况下不插手吗10
(7) 是否定期跟踪项目10
(8) 是否每周都有有益的状态报告10
合计100

        

如何计算 PSI

        (1) 这是一个衡量目标有多明确的指标。这里的严峻考验是,如果你问每一个利益相关方项目的目标是什么,他们是否会给你几乎完全相同的回答。如果是的话,目标应该是明确的;否则,目标就是不明确的。当项目完成时,你只能得到 20 分,因为只有到那时你才能确切地知道你取得了什么成就。一个处于早期阶段且目标尚未明确的项目,得分会很低。如果一个项目的目标已经相当明确,但仍然需要一些利益相关方的认同,那么你将得到一个中等的分数。你可以选择一个 0 - 20 的数字。
        (2) 这是度量工作列表是否完整的标准。0 分意味着没有清单列表。对于一个高层级的工作分解结构,你可能会得到 2 - 3 分。当项目完成时,你能得到 20 分,因为只有到那时,你才能确切地知道工作清单是什么。你可以选择一个 0 - 20 的数字。如果目标 [标准(1)] 得分低,那么这个标准得分也会低,因为如果你不知道你想做什么,你怎么能有一份工作清单?
        (3) 如果已经任命项目负责人,并且他有足够的时间来管理这个项目,那么你可以给 10 分;否则,你应该给 0 分。
        (4) 如果没有足够的人甚至没有人来做这项工作,那么请给低分或 0 分。你还要使这个标准与标准(2)(WBS)成比例,例如,标准(2)的 14/20 最多可以对应为标准(4)的 7/10。
        (5)(a) 应变措施越多,得分越高,5 分为满分。
        (5)(b) 这取决于风险识别和执行情况。高风险多的项目得分低,高风险很少的项目得分会很高。
        (6) 根据项目经理的管理风格随环境变化的程度,选择一个介于 0 和 10 之间的数字(0 分表示不太好,10 分表示非常好)。
        (7) 根据项目经理使用规划指导项目的情况,选择一个介于 0 和 10 之间的数字。如果该规划在项目获得批准后立即被放弃,那么得 0 分;如果项目每天都在按规划运行,那么得 10 分。
        (8) 根据状态报告的规律性和充分性,选择一个介于 0 和 10 之间的数字(0 分表示完全没有状态报告;10 分表示有有益的定期状态报告,最好是每周一次)。

将所有这些分数加在一起,得到 PSI。

如何解读 PSI

  • PSI 应该上升

        如果你每周计算 PSI,并将其绘制在图表上,你应该会看到它在项目的整个生命周期中不断上升。

  • PSI 可能下降

        虽然 PSI 应该上升,但也可能下降。如果项目的范围发生变化,并且你没有对其进行适当的变更管理,那么 PSI 可能会下降。

  • 规划步骤 [标准(1)至标准(5)(b)] 的得分 40/70 是一个重要的阈值。

        一直以来,我们发现规划步骤的得分 40/70 似乎是一个重要的门槛。很明显,每个项目都会在 40/70 以下度过一段时间,比如项目刚开始的时候。然而,如果一个项目已经运行了很长一段时间,并且它的得分低于 40/70,那么你应该警惕,因为这表示一定发生了不恰当的事情 [标准(1)~标准(5)(b) 这六步的总分值是 70 分]。

  • 单项分数低

        单项得分低就像汽车仪表盘上的橙色警示灯。它们告诉你这些是你的项目中需要解决的问题。那么,从某种意义上来说,PSI 就像一个仪表盘。

一个 PSI 评估示例

        表 2 是一个真实的项目示例。假设你面临这样一个问题:一个规划耗时 17 个月的项目已经运行了 11 个月。大约有 250 人在为它工作。这个项目对组织来说非常重要,所以一个非常资深的人被安排管理这个项目。这个项目被拆解成很多工作,项目团队一直在长时间工作,那么项目状态是好还是不好呢?

        你可以使用 PSI 清单来指导你的审查,你会发现表 2 中三列中给出的状态,然后按照第四列中的描述给项目打分。

表2:PSI评估示例
标准可用分值状态实际得分
(1) 目标有多明确(或多不明确)20尽管项目将在 6 个月后结束,但项目规格说明书的大部分仍然不存在根据项目规格说明书中已完成的部分,相对于尚未完成的部分,你给项目打了 14 分
(2) 是否有一份最终的、明确的、详细的工作清单?其中每项工作都被细分到 0.5 - 5 天的详细程度20项目中有些部分有规划,有些部分没有规划。没有项目规格说明的部分即表示没有规划根据之前定义的项目得分规则,14 分(只定义了 70% 的项目目标)可能是最高分。如果这 70% 的项目目标的所有部分都有规划,那么获得 14 分是可能的。然而,项目中有些部分没有规划,所以你只能给 10 分
(3) 这个项目中是否有这样一个人,他每天都在引导所有的工作向前发展10这个项目中有非常资深的人,但他们仍然有其他的责任,所以他们没有足够的时间投入到这个项目。此外,他们将项目的日常管理工作看得比他们自己的工作的优先级低这个项目没有领导者。虽然有的人被赋予了头衔,但没有人做这项工作。所以得分为 0
(4) 有没有人做工作清单中已经明确的所有工作?这些人有足够的可工作时间投入到项目中吗10参见状态(2)由于只有 50%(10/20)的工作已经确定,所以这项得分不应超过可用分值的 50%。得 5 分
(5)(a) 规划中是否有应变措施5得分为 0
(5)(b) 是否进行了最新的风险分析?降低这些风险的工作是否是项目规划的一部分5得分为 0
(6) 是否定期跟踪项目10参见状态(3)得分为 0
(7) 是否每周都有有益的状态报告10由于没有适当的规划,所以状态报告没有任何意义。得分为 0
总计10029

        那么,我们能得出什么结论呢?
        该项目已完成规划中项目生命周期的三分之二,但规划步骤中的 PSI 远低于上述 40/70 的门槛。(如果项目处于生命周期的早期,那么项目规划步骤的得分可以低于 40/70。)最终,对于标准(1)至标准(3),该项目有三个非常低的单项分数。我们认为一个项目,如果它走上正轨的话,总分会高于 50 分、低于 60 分,单项得分不会低。

        但这个项目处于灾难性的状态,毫无进展。在目前的形势下没有任何成功的机会,并将严重超出预算和最终期限。

        为了拯救该项目,需要按照如下顺序进行修正:
(1)重新规划项目。通过在规划中加入应变措施并进行风险分析,使标准(5)和标准(6)的得分上升。
(2)用新的规划再次设定利益相关方的期望。这不会是一个愉快的练习。
(3)完成项目规格说明书。这会让标准(1)的分数攀升。
(4)有了明确的目标,就能确定详细的工作清单,从而使标准(2)的得分上升。
(5)随着团队成员开始做正确的事情,一切都应该开始变得有条不紊。

总结

        关于 PSI(项目成功的概率指标)度量表的内容,通过对八个标准进行评估打分来度量项目成功的概率。每个标准都有对应的分值,总分是 100 分。这些标准涵盖了项目目标的明确性、工作清单的详细程度、项目引导人、人员工作安排、规划中的应变措施和风险分析、项目经理的管理风格、项目跟踪以及状态报告等方面。通过对这些方面的考量,可以较为全面地评估一个项目在短期内(如五分钟内)的大致情况和成功概率,为项目管理提供了一个简洁而有效的评估框架和方法。

2、如何将PSI用于项目仪表盘

        1、按照上面的内容描述计算PSI。

        2、如果9个单项中的某项分数低,那么把它们当作仪表盘上的警示灯(橙色)。

        3、采取必要的措施让这些灯变成绿色。要想熄灭这些警示灯,你可以在《用六个简单的步骤制订一个规划》中找到你必须做的事情。

3、如果将PSI 加入到项目状态报告

        1、按照上面的内容描述计算PSI。

        2、画一个图标,将每周的PSI 分数(在纵轴上)与每周的时间(在横轴上)进行映射。

        3、如果项目进展顺利,那么你应该看到PSI在项目的整个生命周期中稳步攀升。这是一个很好的进度可视化的表现,特别是对项目利益相关方而言。

4、若何使用PSI 召开项目状态会议

        在《十七、如何成功地执行一个项目-(4)轻量状态报告》谈到了项目状态会以及是否真的需要召开。另一种决策方式是使用PSI,如下所示。

        1、项目经理和他的老板分别计算PSI,然后比较各自的各项分值和总分。

        2、如果分值相同或者非常接近,并且总分足够高,那么可能没有必要召开状态会议,因为所有项目要点都处于良好的状态。

        3、如果有任何一对分值相差很大,或者有些分值非常低,那么这些就代表状态会议的议程,也就是需要解决的问题。

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