PSI 可被用于一下目的:
- 评估项目或项目规划的健康状态;
- 用于项目仪表盘;
- 用作项目状态报告的附加信息;
- 判定是否需要召开项目状态会议;
- 帮你接受一个已有的项目;
- 挽救一个项目。
1、如何在五分钟内评估一个项目
尽管 PSI 看起来很简单,而且它只度量少数几项内容,但它提供了惊人的准确信息。
PSI 是如何度量的
根据表 1,通过以下标准对项目进行评级来度量 PSI。
标准 | 得分 |
(1) 目标有多明确(或多不明确) | 20 |
(2) 是否有一份最终的、明确的、详细的工作清单?其中每项工作都被细分到 0.5 - 5 天的详细程度 | 20 |
(3) 这个项目中是否有这样一个人,他每天都在引导所有的工作向前发展 | 10 |
(4) 有没有人做工作清单中的所有工作?这些人有足够的可工作时间投入到项目中吗 | 10 |
(5)(a) 规划中是否有应变措施 | 5 |
(5)(b) 是否进行了最新的风险分析?降低这些风险的工作是否是项目规划的一部分 | 5 |
(6) 项目经理的管理风格会随着环境的变化而变化,在必要的情况下进行微观管理,而在其他情况下不插手吗 | 10 |
(7) 是否定期跟踪项目 | 10 |
(8) 是否每周都有有益的状态报告 | 10 |
合计 | 100 |
如何计算 PSI
(1) 这是一个衡量目标有多明确的指标。这里的严峻考验是,如果你问每一个利益相关方项目的目标是什么,他们是否会给你几乎完全相同的回答。如果是的话,目标应该是明确的;否则,目标就是不明确的。当项目完成时,你只能得到 20 分,因为只有到那时你才能确切地知道你取得了什么成就。一个处于早期阶段且目标尚未明确的项目,得分会很低。如果一个项目的目标已经相当明确,但仍然需要一些利益相关方的认同,那么你将得到一个中等的分数。你可以选择一个 0 - 20 的数字。
(2) 这是度量工作列表是否完整的标准。0 分意味着没有清单列表。对于一个高层级的工作分解结构,你可能会得到 2 - 3 分。当项目完成时,你能得到 20 分,因为只有到那时,你才能确切地知道工作清单是什么。你可以选择一个 0 - 20 的数字。如果目标 [标准(1)] 得分低,那么这个标准得分也会低,因为如果你不知道你想做什么,你怎么能有一份工作清单?
(3) 如果已经任命项目负责人,并且他有足够的时间来管理这个项目,那么你可以给 10 分;否则,你应该给 0 分。
(4) 如果没有足够的人甚至没有人来做这项工作,那么请给低分或 0 分。你还要使这个标准与标准(2)(WBS)成比例,例如,标准(2)的 14/20 最多可以对应为标准(4)的 7/10。
(5)(a) 应变措施越多,得分越高,5 分为满分。
(5)(b) 这取决于风险识别和执行情况。高风险多的项目得分低,高风险很少的项目得分会很高。
(6) 根据项目经理的管理风格随环境变化的程度,选择一个介于 0 和 10 之间的数字(0 分表示不太好,10 分表示非常好)。
(7) 根据项目经理使用规划指导项目的情况,选择一个介于 0 和 10 之间的数字。如果该规划在项目获得批准后立即被放弃,那么得 0 分;如果项目每天都在按规划运行,那么得 10 分。
(8) 根据状态报告的规律性和充分性,选择一个介于 0 和 10 之间的数字(0 分表示完全没有状态报告;10 分表示有有益的定期状态报告,最好是每周一次)。
将所有这些分数加在一起,得到 PSI。
如何解读 PSI
- PSI 应该上升
如果你每周计算 PSI,并将其绘制在图表上,你应该会看到它在项目的整个生命周期中不断上升。
- PSI 可能下降
虽然 PSI 应该上升,但也可能下降。如果项目的范围发生变化,并且你没有对其进行适当的变更管理,那么 PSI 可能会下降。
- 规划步骤 [标准(1)至标准(5)(b)] 的得分 40/70 是一个重要的阈值。
一直以来,我们发现规划步骤的得分 40/70 似乎是一个重要的门槛。很明显,每个项目都会在 40/70 以下度过一段时间,比如项目刚开始的时候。然而,如果一个项目已经运行了很长一段时间,并且它的得分低于 40/70,那么你应该警惕,因为这表示一定发生了不恰当的事情 [标准(1)~标准(5)(b) 这六步的总分值是 70 分]。
- 单项分数低
单项得分低就像汽车仪表盘上的橙色警示灯。它们告诉你这些是你的项目中需要解决的问题。那么,从某种意义上来说,PSI 就像一个仪表盘。
一个 PSI 评估示例
表 2 是一个真实的项目示例。假设你面临这样一个问题:一个规划耗时 17 个月的项目已经运行了 11 个月。大约有 250 人在为它工作。这个项目对组织来说非常重要,所以一个非常资深的人被安排管理这个项目。这个项目被拆解成很多工作,项目团队一直在长时间工作,那么项目状态是好还是不好呢?
你可以使用 PSI 清单来指导你的审查,你会发现表 2 中三列中给出的状态,然后按照第四列中的描述给项目打分。
标准 | 可用分值 | 状态 | 实际得分 |
(1) 目标有多明确(或多不明确) | 20 | 尽管项目将在 6 个月后结束,但项目规格说明书的大部分仍然不存在 | 根据项目规格说明书中已完成的部分,相对于尚未完成的部分,你给项目打了 14 分 |
(2) 是否有一份最终的、明确的、详细的工作清单?其中每项工作都被细分到 0.5 - 5 天的详细程度 | 20 | 项目中有些部分有规划,有些部分没有规划。没有项目规格说明的部分即表示没有规划 | 根据之前定义的项目得分规则,14 分(只定义了 70% 的项目目标)可能是最高分。如果这 70% 的项目目标的所有部分都有规划,那么获得 14 分是可能的。然而,项目中有些部分没有规划,所以你只能给 10 分 |
(3) 这个项目中是否有这样一个人,他每天都在引导所有的工作向前发展 | 10 | 这个项目中有非常资深的人,但他们仍然有其他的责任,所以他们没有足够的时间投入到这个项目。此外,他们将项目的日常管理工作看得比他们自己的工作的优先级低 | 这个项目没有领导者。虽然有的人被赋予了头衔,但没有人做这项工作。所以得分为 0 |
(4) 有没有人做工作清单中已经明确的所有工作?这些人有足够的可工作时间投入到项目中吗 | 10 | 参见状态(2) | 由于只有 50%(10/20)的工作已经确定,所以这项得分不应超过可用分值的 50%。得 5 分 |
(5)(a) 规划中是否有应变措施 | 5 | 无 | 得分为 0 |
(5)(b) 是否进行了最新的风险分析?降低这些风险的工作是否是项目规划的一部分 | 5 | 无 | 得分为 0 |
(6) 是否定期跟踪项目 | 10 | 参见状态(3) | 得分为 0 |
(7) 是否每周都有有益的状态报告 | 10 | 由于没有适当的规划,所以状态报告没有任何意义。得分为 0 | |
总计 | 100 | 29 |
那么,我们能得出什么结论呢?
该项目已完成规划中项目生命周期的三分之二,但规划步骤中的 PSI 远低于上述 40/70 的门槛。(如果项目处于生命周期的早期,那么项目规划步骤的得分可以低于 40/70。)最终,对于标准(1)至标准(3),该项目有三个非常低的单项分数。我们认为一个项目,如果它走上正轨的话,总分会高于 50 分、低于 60 分,单项得分不会低。
但这个项目处于灾难性的状态,毫无进展。在目前的形势下没有任何成功的机会,并将严重超出预算和最终期限。
为了拯救该项目,需要按照如下顺序进行修正:
(1)重新规划项目。通过在规划中加入应变措施并进行风险分析,使标准(5)和标准(6)的得分上升。
(2)用新的规划再次设定利益相关方的期望。这不会是一个愉快的练习。
(3)完成项目规格说明书。这会让标准(1)的分数攀升。
(4)有了明确的目标,就能确定详细的工作清单,从而使标准(2)的得分上升。
(5)随着团队成员开始做正确的事情,一切都应该开始变得有条不紊。
总结
关于 PSI(项目成功的概率指标)度量表的内容,通过对八个标准进行评估打分来度量项目成功的概率。每个标准都有对应的分值,总分是 100 分。这些标准涵盖了项目目标的明确性、工作清单的详细程度、项目引导人、人员工作安排、规划中的应变措施和风险分析、项目经理的管理风格、项目跟踪以及状态报告等方面。通过对这些方面的考量,可以较为全面地评估一个项目在短期内(如五分钟内)的大致情况和成功概率,为项目管理提供了一个简洁而有效的评估框架和方法。
2、如何将PSI用于项目仪表盘
1、按照上面的内容描述计算PSI。
2、如果9个单项中的某项分数低,那么把它们当作仪表盘上的警示灯(橙色)。
3、采取必要的措施让这些灯变成绿色。要想熄灭这些警示灯,你可以在《用六个简单的步骤制订一个规划》中找到你必须做的事情。
3、如果将PSI 加入到项目状态报告
1、按照上面的内容描述计算PSI。
2、画一个图标,将每周的PSI 分数(在纵轴上)与每周的时间(在横轴上)进行映射。
3、如果项目进展顺利,那么你应该看到PSI在项目的整个生命周期中稳步攀升。这是一个很好的进度可视化的表现,特别是对项目利益相关方而言。
4、若何使用PSI 召开项目状态会议
在《十七、如何成功地执行一个项目-(4)轻量状态报告》谈到了项目状态会以及是否真的需要召开。另一种决策方式是使用PSI,如下所示。
1、项目经理和他的老板分别计算PSI,然后比较各自的各项分值和总分。
2、如果分值相同或者非常接近,并且总分足够高,那么可能没有必要召开状态会议,因为所有项目要点都处于良好的状态。
3、如果有任何一对分值相差很大,或者有些分值非常低,那么这些就代表状态会议的议程,也就是需要解决的问题。