十九、再论项目成功的概率指标（PSI）

原创已于 2025-01-17 19:53:32 修改 · 313 阅读

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于 2025-01-17 19:37:55 首次发布

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PSI 可被用于一下目的：

评估项目或项目规划的健康状态；
用于项目仪表盘；
用作项目状态报告的附加信息；
判定是否需要召开项目状态会议；
帮你接受一个已有的项目；
挽救一个项目。

1、如何在五分钟内评估一个项目

尽管 PSI 看起来很简单，而且它只度量少数几项内容，但它提供了惊人的准确信息。

PSI 是如何度量的

根据表 1，通过以下标准对项目进行评级来度量 PSI。

表1：PSI度量表
标准	得分
(1) 目标有多明确（或多不明确）	20
(2) 是否有一份最终的、明确的、详细的工作清单？其中每项工作都被细分到 0.5 - 5 天的详细程度	20
(3) 这个项目中是否有这样一个人，他每天都在引导所有的工作向前发展	10
(4) 有没有人做工作清单中的所有工作？这些人有足够的可工作时间投入到项目中吗	10
(5)(a) 规划中是否有应变措施	5
(5)(b) 是否进行了最新的风险分析？降低这些风险的工作是否是项目规划的一部分	5
(6) 项目经理的管理风格会随着环境的变化而变化，在必要的情况下进行微观管理，而在其他情况下不插手吗	10
(7) 是否定期跟踪项目	10
(8) 是否每周都有有益的状态报告	10
合计	100

如何计算 PSI

        (1) 这是一个衡量目标有多明确的指标。这里的严峻考验是，如果你问每一个利益相关方项目的目标是什么，他们是否会给你几乎完全相同的回答。如果是的话，目标应该是明确的；否则，目标就是不明确的。当项目完成时，你只能得到 20 分，因为只有到那时你才能确切地知道你取得了什么成就。一个处于早期阶段且目标尚未明确的项目，得分会很低。如果一个项目的目标已经相当明确，但仍然需要一些利益相关方的认同，那么你将得到一个中等的分数。你可以选择一个 0 - 20 的数字。
        (2) 这是度量工作列表是否完整的标准。0 分意味着没有清单列表。对于一个高层级的工作分解结构，你可能会得到 2 - 3 分。当项目完成时，你能得到 20 分，因为只有到那时，你才能确切地知道工作清单是什么。你可以选择一个 0 - 20 的数字。如果目标 [标准（1）] 得分低，那么这个标准得分也会低，因为如果你不知道你想做什么，你怎么能有一份工作清单？
        (3) 如果已经任命项目负责人，并且他有足够的时间来管理这个项目，那么你可以给 10 分；否则，你应该给 0 分。
        (4) 如果没有足够的人甚至没有人来做这项工作，那么请给低分或 0 分。你还要使这个标准与标准（2）（WBS）成比例，例如，标准（2）的 14/20 最多可以对应为标准（4）的 7/10。
        (5)(a) 应变措施越多，得分越高，5 分为满分。
        (5)(b) 这取决于风险识别和执行情况。高风险多的项目得分低，高风险很少的项目得分会很高。
        (6) 根据项目经理的管理风格随环境变化的程度，选择一个介于 0 和 10 之间的数字（0 分表示不太好，10 分表示非常好）。
        (7) 根据项目经理使用规划指导项目的情况，选择一个介于 0 和 10 之间的数字。如果该规划在项目获得批准后立即被放弃，那么得 0 分；如果项目每天都在按规划运行，那么得 10 分。
        (8) 根据状态报告的规律性和充分性，选择一个介于 0 和 10 之间的数字（0 分表示完全没有状态报告；10 分表示有有益的定期状态报告，最好是每周一次）。

将所有这些分数加在一起，得到 PSI。

如何解读 PSI

PSI 应该上升

如果你每周计算 PSI，并将其绘制在图表上，你应该会看到它在项目的整个生命周期中不断上升。

PSI 可能下降

虽然 PSI 应该上升，但也可能下降。如果项目的范围发生变化，并且你没有对其进行适当的变更管理，那么 PSI 可能会下降。

规划步骤 [标准（1）至标准（5）(b)] 的得分 40/70 是一个重要的阈值。

一直以来，我们发现规划步骤的得分 40/70 似乎是一个重要的门槛。很明显，每个项目都会在 40/70 以下度过一段时间，比如项目刚开始的时候。然而，如果一个项目已经运行了很长一段时间，并且它的得分低于 40/70，那么你应该警惕，因为这表示一定发生了不恰当的事情 [标准（1）～标准（5）(b) 这六步的总分值是 70 分]。

单项分数低

单项得分低就像汽车仪表盘上的橙色警示灯。它们告诉你这些是你的项目中需要解决的问题。那么，从某种意义上来说，PSI 就像一个仪表盘。

一个 PSI 评估示例

表 2 是一个真实的项目示例。假设你面临这样一个问题：一个规划耗时 17 个月的项目已经运行了 11 个月。大约有 250 人在为它工作。这个项目对组织来说非常重要，所以一个非常资深的人被安排管理这个项目。这个项目被拆解成很多工作，项目团队一直在长时间工作，那么项目状态是好还是不好呢？

你可以使用 PSI 清单来指导你的审查，你会发现表 2 中三列中给出的状态，然后按照第四列中的描述给项目打分。

表2：PSI评估示例
标准	可用分值	状态	实际得分
(1) 目标有多明确（或多不明确）	20	尽管项目将在 6 个月后结束，但项目规格说明书的大部分仍然不存在	根据项目规格说明书中已完成的部分，相对于尚未完成的部分，你给项目打了 14 分
(2) 是否有一份最终的、明确的、详细的工作清单？其中每项工作都被细分到 0.5 - 5 天的详细程度	20	项目中有些部分有规划，有些部分没有规划。没有项目规格说明的部分即表示没有规划	根据之前定义的项目得分规则，14 分（只定义了 70% 的项目目标）可能是最高分。如果这 70% 的项目目标的所有部分都有规划，那么获得 14 分是可能的。然而，项目中有些部分没有规划，所以你只能给 10 分
(3) 这个项目中是否有这样一个人，他每天都在引导所有的工作向前发展	10	这个项目中有非常资深的人，但他们仍然有其他的责任，所以他们没有足够的时间投入到这个项目。此外，他们将项目的日常管理工作看得比他们自己的工作的优先级低	这个项目没有领导者。虽然有的人被赋予了头衔，但没有人做这项工作。所以得分为 0
(4) 有没有人做工作清单中已经明确的所有工作？这些人有足够的可工作时间投入到项目中吗	10	参见状态（2）	由于只有 50%（10/20）的工作已经确定，所以这项得分不应超过可用分值的 50%。得 5 分
(5)(a) 规划中是否有应变措施	5	无	得分为 0
(5)(b) 是否进行了最新的风险分析？降低这些风险的工作是否是项目规划的一部分	5	无	得分为 0
(6) 是否定期跟踪项目	10	参见状态（3）	得分为 0
(7) 是否每周都有有益的状态报告	10		由于没有适当的规划，所以状态报告没有任何意义。得分为 0
总计	100		29

那么，我们能得出什么结论呢？
该项目已完成规划中项目生命周期的三分之二，但规划步骤中的 PSI 远低于上述 40/70 的门槛。（如果项目处于生命周期的早期，那么项目规划步骤的得分可以低于 40/70。）最终，对于标准（1）至标准（3），该项目有三个非常低的单项分数。我们认为一个项目，如果它走上正轨的话，总分会高于 50 分、低于 60 分，单项得分不会低。

但这个项目处于灾难性的状态，毫无进展。在目前的形势下没有任何成功的机会，并将严重超出预算和最终期限。

为了拯救该项目，需要按照如下顺序进行修正：
（1）重新规划项目。通过在规划中加入应变措施并进行风险分析，使标准（5）和标准（6）的得分上升。
（2）用新的规划再次设定利益相关方的期望。这不会是一个愉快的练习。
（3）完成项目规格说明书。这会让标准（1）的分数攀升。
（4）有了明确的目标，就能确定详细的工作清单，从而使标准（2）的得分上升。
（5）随着团队成员开始做正确的事情，一切都应该开始变得有条不紊。

总结

关于 PSI（项目成功的概率指标）度量表的内容，通过对八个标准进行评估打分来度量项目成功的概率。每个标准都有对应的分值，总分是 100 分。这些标准涵盖了项目目标的明确性、工作清单的详细程度、项目引导人、人员工作安排、规划中的应变措施和风险分析、项目经理的管理风格、项目跟踪以及状态报告等方面。通过对这些方面的考量，可以较为全面地评估一个项目在短期内（如五分钟内）的大致情况和成功概率，为项目管理提供了一个简洁而有效的评估框架和方法。