二十、再论项目成功的概率指标（PSI）-如何接手或拯救一个项目-优快云博客

本文链接：https://blog.youkuaiyun.com/projectmp/article/details/145213852

1、如果你接手一个项目，应该做什么

老板把你叫到他的办公室，告诉你大卫已经走了，你要接管他的项目。接下来会发生什么？

对于大多数项目经理来说，接下来的几天、几周甚至几个月，他会疯狂地做以下事情：

阅读材料；
召开项目状态会议，但不知道被告知的是真是假；
试图理解项目的具体细节。

希望你不会在这个过程中做出错误的决定。

        当你接手一个项目时，最多只需要问五个问题，你就能拯救你自己。
        你离开老板的办公室并召集团队开会。因为你是新来的，团队会因为你还没有掌握相关的信息而吓唬你，他们一直都是这样。
        让他们这样放肆几分钟，然后说：“好的，我只是有几个问题。”

问题 1：这个项目的目标是什么

        你应该得到两个信息。
        第一个信息可以用一句话给到你：“我们正在做一个______。”
“我们正在解决_______问题。”“当_______时，我们会结束。”
        第二个信息应该是一个详细概述的文档，并包含第一个信息。这份文档必须是最近更新过的，而不是很早之前的。
        如果你得到了这两个答案，那么你可以进入问题 2。如果你没有得到，并且团队开始给你讲故事，那么你可能就有麻烦了。故事在电影或小说中很好，但在项目中几乎都不是好现象。
        如果他们给你讲了一个故事，你就知道了你需要知道的一切。你需要回到开头，执行三、用六个简单步骤制定一个规划（1）-优快云博客中讲述的方法。

问题 2：有人能给我看看规划吗

如果他们做不到，或者他们说：“好吧，我们有一个高层级的规划”，那么你就有麻烦了，你可以去看三、用六个简单步骤制定一个规划（1）-优快云博客。

如果他们给了你一份规划，那么首先要检查它是否包含了工作量，即人天或人小时。如果没有，它就不是一个规划，而是一个时间表。时间表的问题是它们几乎可以被修饰得能显示任何内容，时间表在现实中根本没有可靠的依据。

如果规划中不包含工作量，就意味着没有人知道要做多少事情。不可避免的是，没有足够的人来做这些事情，结果将是团队成员疯狂地工作（最好的情况下）或者项目失败（最坏的情况下）。

如果规划确实包含工作量，那么另一件要做的事情则是检查规划的详细程度。用总工时除以规划中的任务数，结果应该是 1 - 5。如果得到的结果不在这个范围，那么说明规划中没有足够的细节，请再一次回到三、用六个简单步骤制定一个规划（1）-优快云博客。

假设你在这个阶段状态良好，请继续回答问题 3。

问题 3：我们有足够的人吗

回答这个问题的最好的方法是不相信任何人说的话，而是做一些基本的算术题，如下所示。
你可以把这个项目想象成一个供需问题。需求是以人天为单位的总工作量，供给是能做这些工作的人的可工作时间，也以人天为单位。
这里举一个简单的例子来说明。

需求：

需求：	100人天（来自规划）
供给：	李四投入20人天
	张三投入30人天
	王五15人天

这意味着你少了 35 人天，这是一个需要解决的问题。

假设你已经走到了这一步，那么还有两个问题。

问题 4：有人能给我看看最新的风险分析吗

如果他们能，那么很好；如果他们不能，那么你最好做一个风险分析五、用六个简单步骤制定一个规划（5）-优快云博客。

问题 5：规划中的应变方案在哪里

如果有，那么很好；如果没有，那么请参见五、用六个简单步骤制定一个规划（5）-优快云博客。

就这样 —— 几分钟之内，你只需要问 5 个问题，就能完全了解整个项目。你会知道它是否进展良好，或者麻烦重重。

2、如何拯救一个项目

当一个项目本应该走向某个方向（譬如，假设从 A 走向 B），但实际上它去了别的地方 C 时，你需要拯救它。

拯救通常是在某人，例如老板、利益相关方或项目经理意识到项目远未达到预期目标时触发的。这不仅仅代表你可能需要修复中等大小的疏漏，而且可能代表该项目实际上毫无进展，而这通常发生在最初项目日程表的后期。

一个相当标准的条件反射是告诉团队中的每个人更加努力地工作，延长工作时间。然而，到了这个时候，这个项目通常处于价值很小的阶段。俗话说，“假如你发现自己掉进一个洞里，最重要的事情就是停止挖洞”。此时的项目也是如此。

在这种情况下，要拯救一个项目，你必须做三件事：

(1) 理解哪里出了问题；
(2) 向所有相关人员传达问题；
(3) 修复项目。

第一步：理解哪里出了问题

你需要理解为什么项目本该按 B 的方向走，却走向了 C。为此，只需要为项目计算一次 PSI，你就会找到答案。

第二步：向所有相关人员传达问题

在拯救场景中，你需要使用外交手段并注意敏感性，同时，你也需要直言不讳。这可能是一个不容易完成的任务。
        作为拯救者，最糟糕的事情就是你抱着 “我来这里是为了解决你制造的混乱” 的态度，因此，你不会赢得任何朋友或合作。
        最好能让把项目带到 C 的人自己搞清楚为什么会这样。
        PSI 是实现这一目标的完美工具。你可以和团队坐下来解释 PSI 是如何工作的，然后让他们给自己的项目打分。很快，团队就能看到他们的项目哪里出了问题。你不需要说什么或做出判断，他们就知道自己该做什么。

拯救项目的三个步骤及前两步的具体做法：

拯救项目的步骤：包括理解问题、传达问题、修复项目。
理解问题：通过计算 PSI来找出项目偏离方向（本该走向 B 却走向 C）的原因。
传达问题：要使用外交手段并注意敏感性，同时直言不讳，避免抱着指责的态度。可借助 PSI 工具，与团队一起解释其工作原理，让团队成员自己给项目打分，从而让他们看到项目存在的问题，无需过多说教。这些内容为有效拯救项目提供了具体的方法和指导，强调了科学评估和良好沟通的重要性。

第三步：修复项目

项目目前在 C 这个位置，你需要它往 B 的方向走。但是，你需要考虑此时目标 B 可能已经随着时间的改变而发生了变化，我们称新目标为 B*。所以，你要制订一个从 C 到 B * 的规划，三、用六个简单步骤制定一个规划（1）-优快云博客将再次帮助你做到这一点。
至关重要的是，你提出的规划需要解决你在上述步骤一和步骤二中发现的问题。

总结

拯救项目的三个步骤的具体做法：

拯救项目的步骤：包括理解问题、传达问题、修复项目。
理解问题：通过计算 PSI来找出项目偏离方向（本该走向 B 却走向 C）的原因。
传达问题：要使用外交手段并注意敏感性，同时直言不讳，避免抱着指责的态度。可借助 PSI 工具，与团队一起解释其工作原理，让团队成员自己给项目打分，从而让他们看到项目存在的问题，无需过多说教。这些内容为有效拯救项目提供了具体的方法和指导，强调了科学评估和良好沟通的重要性。
考虑目标变化：项目在 C 位置，原目标 B 可能随时间变为 B*，需制订从 C 到 B * 的规划。
规划要求：提出的规划要能解决在理解问题（步骤一）和传达问题（步骤二）中发现的问题，三、用六个简单步骤制定一个规划（1）-优快云博客可提供帮助。这为修复偏离方向的项目提供了具体的思路和方向，强调了规划要结合实际情况并针对性地解决已发现的问题，以确保项目能回到正轨并顺利推进。