1、如果你接手一个项目,应该做什么
老板把你叫到他的办公室,告诉你大卫已经走了,你要接管他的项目。接下来会发生什么?
对于大多数项目经理来说,接下来的几天、几周甚至几个月,他会疯狂地做以下事情:
- 阅读材料;
- 召开项目状态会议,但不知道被告知的是真是假;
- 试图理解项目的具体细节。
希望你不会在这个过程中做出错误的决定。
当你接手一个项目时,最多只需要问五个问题,你就能拯救你自己。
你离开老板的办公室并召集团队开会。因为你是新来的,团队会因为你还没有掌握相关的信息而吓唬你,他们一直都是这样。
让他们这样放肆几分钟,然后说:“好的,我只是有几个问题。”
问题 1:这个项目的目标是什么
你应该得到两个信息。
第一个信息可以用一句话给到你:“我们正在做一个______。”
“我们正在解决_______问题。”“当_______时,我们会结束。”
第二个信息应该是一个详细概述的文档,并包含第一个信息。这份文档必须是最近更新过的,而不是很早之前的。
如果你得到了这两个答案,那么你可以进入问题 2。如果你没有得到,并且团队开始给你讲故事,那么你可能就有麻烦了。故事在电影或小说中很好,但在项目中几乎都不是好现象。
如果他们给你讲了一个故事,你就知道了你需要知道的一切。你需要回到开头,执行三、用六个简单步骤制定一个规划(1)-优快云博客中讲述的方法。
问题 2:有人能给我看看规划吗
如果他们做不到,或者他们说:“好吧,我们有一个高层级的规划”,那么你就有麻烦了,你可以去看三、用六个简单步骤制定一个规划(1)-优快云博客。
如果他们给了你一份规划,那么首先要检查它是否包含了工作量,即人天或人小时。如果没有,它就不是一个规划,而是一个时间表。时间表的问题是它们几乎可以被修饰得能显示任何内容,时间表在现实中根本没有可靠的依据。
如果规划中不包含工作量,就意味着没有人知道要做多少事情。不可避免的是,没有足够的人来做这些事情,结果将是团队成员疯狂地工作(最好的情况下)或者项目失败(最坏的情况下)。
如果规划确实包含工作量,那么另一件要做的事情则是检查规划的详细程度。用总工时除以规划中的任务数,结果应该是 1 - 5。如果得到的结果不在这个范围,那么说明规划中没有足够的细节,请再一次回到三、用六个简单步骤制定一个规划(1)-优快云博客。
假设你在这个阶段状态良好,请继续回答问题 3。
问题 3:我们有足够的人吗
回答这个问题的最好的方法是不相信任何人说的话,而是做一些基本的算术题,如下所示。
你可以把这个项目想象成一个供需问题。需求是以人天为单位的总工作量,供给是能做这些工作的人的可工作时间,也以人天为单位。
这里举一个简单的例子来说明。
需求:
需求: | 100人天(来自规划) |
供给: | 李四投入20人天 |
张三投入30人天 | |
王五15人天 |
这意味着你少了 35 人天,这是一个需要解决的问题。
假设你已经走到了这一步,那么还有两个问题。
问题 4:有人能给我看看最新的风险分析吗
如果他们能,那么很好;如果他们不能,那么你最好做一个风险分析五、用六个简单步骤制定一个规划(5)-优快云博客。
问题 5:规划中的应变方案在哪里
如果有,那么很好;如果没有,那么请参见五、用六个简单步骤制定一个规划(5)-优快云博客。
就这样 —— 几分钟之内,你只需要问 5 个问题,就能完全了解整个项目。你会知道它是否进展良好,或者麻烦重重。
2、如何拯救一个项目
当一个项目本应该走向某个方向(譬如,假设从 A 走向 B),但实际上它去了别的地方 C 时,你需要拯救它。
拯救通常是在某人,例如老板、利益相关方或项目经理意识到项目远未达到预期目标时触发的。这不仅仅代表你可能需要修复中等大小的疏漏,而且可能代表该项目实际上毫无进展,而这通常发生在最初项目日程表的后期。
一个相当标准的条件反射是告诉团队中的每个人更加努力地工作,延长工作时间。然而,到了这个时候,这个项目通常处于价值很小的阶段。俗话说,“假如你发现自己掉进一个洞里,最重要的事情就是停止挖洞”。此时的项目也是如此。
在这种情况下,要拯救一个项目,你必须做三件事:
- (1) 理解哪里出了问题;
- (2) 向所有相关人员传达问题;
- (3) 修复项目。
第一步:理解哪里出了问题
你需要理解为什么项目本该按 B 的方向走,却走向了 C。为此,只需要为项目计算一次 PSI,你就会找到答案。
第二步:向所有相关人员传达问题
在拯救场景中,你需要使用外交手段并注意敏感性,同时,你也需要直言不讳。这可能是一个不容易完成的任务。
作为拯救者,最糟糕的事情就是你抱着 “我来这里是为了解决你制造的混乱” 的态度,因此,你不会赢得任何朋友或合作。
最好能让把项目带到 C 的人自己搞清楚为什么会这样。
PSI 是实现这一目标的完美工具。你可以和团队坐下来解释 PSI 是如何工作的,然后让他们给自己的项目打分。很快,团队就能看到他们的项目哪里出了问题。你不需要说什么或做出判断,他们就知道自己该做什么。
拯救项目的三个步骤及前两步的具体做法:
- 拯救项目的步骤:包括理解问题、传达问题、修复项目。
- 理解问题:通过计算 PSI来找出项目偏离方向(本该走向 B 却走向 C)的原因。
- 传达问题:要使用外交手段并注意敏感性,同时直言不讳,避免抱着指责的态度。可借助 PSI 工具,与团队一起解释其工作原理,让团队成员自己给项目打分,从而让他们看到项目存在的问题,无需过多说教。这些内容为有效拯救项目提供了具体的方法和指导,强调了科学评估和良好沟通的重要性。
第三步:修复项目
项目目前在 C 这个位置,你需要它往 B 的方向走。但是,你需要考虑此时目标 B 可能已经随着时间的改变而发生了变化,我们称新目标为 B*。所以,你要制订一个从 C 到 B * 的规划,三、用六个简单步骤制定一个规划(1)-优快云博客将再次帮助你做到这一点。
至关重要的是,你提出的规划需要解决你在上述步骤一和步骤二中发现的问题。
总结
拯救项目的三个步骤的具体做法:
- 拯救项目的步骤:包括理解问题、传达问题、修复项目。
- 理解问题:通过计算 PSI来找出项目偏离方向(本该走向 B 却走向 C)的原因。
- 传达问题:要使用外交手段并注意敏感性,同时直言不讳,避免抱着指责的态度。可借助 PSI 工具,与团队一起解释其工作原理,让团队成员自己给项目打分,从而让他们看到项目存在的问题,无需过多说教。这些内容为有效拯救项目提供了具体的方法和指导,强调了科学评估和良好沟通的重要性。
- 考虑目标变化:项目在 C 位置,原目标 B 可能随时间变为 B*,需制订从 C 到 B * 的规划。
- 规划要求:提出的规划要能解决在理解问题(步骤一)和传达问题(步骤二)中发现的问题,三、用六个简单步骤制定一个规划(1)-优快云博客可提供帮助。这为修复偏离方向的项目提供了具体的思路和方向,强调了规划要结合实际情况并针对性地解决已发现的问题,以确保项目能回到正轨并顺利推进。