Excel输入控制技巧：让表格只接受正确内容

如果你经常需要使用Excel表格做数据录入，比如填写报销金额、选择部门名称、输入日期等等。那就一定要试试Excel的限制单元格输入内容功能，它能精准规范输入内容，让填写者只能按预设规则录入。今天我们分4种场景来看看如何使用这个功能。

场景1：限制数值范围

适合需要录入具体数值且有明确范围的场景，比如 “员工年龄限制在 18-60 岁”、“班级别限制在1-10”。

设置步骤：

1、在Excel表格中选中需要限制的单元格区域，然后点击顶部 “数据→数据验证”。

2、在弹出的窗口中，选择“设置”选项卡，在“允许” 列表中下拉选择 “整数”或 “小数”，根据需求选择。

3、切换到 “输入” 选项卡，输入提示内容（如 “请输入 1-10整数”），还可以切换到“出错警告”中设置错误提醒。

4、设置完成后，尝试输入其文字，会弹出错误提示，无法录入，确保输入数据合规。

场景2：规范文本格式

针对需要固定格式的文本内容，比如 “手机号必须为 11 位数字”、“身份证号为 18 位”，可通过 “文本长度” 限制实现。

设置步骤：

1、选中目标单元格区域，打开 “数据验证” 窗口。

2、选择“设置”选项卡，“允许” 下拉选择 “文本长度”，“数据” 选择 “等于”，输入 “11”，确保手机号为 11 位。

3、补充技巧：在 “输入信息” 选项卡设置提示文字（如 “请输入 11 位手机号”），填写者选中单元格时会自动显示，更贴心。

场景 3：设定下拉选项

适合答案固定的场景，比如 “部门选择”、“学历选项”、“性别选项”，让填写者直接选择，避免输入不规范内容。

设置步骤：

1、选中目标单元格，打开 “数据验证”，“允许” 选择 “序列”。

2、在 “来源” 框中输入选项内容，用英文逗号分隔（如 “男,女”），然后点击“确定”。

3、单元格会出现下拉箭头，填写者只能从预设选项中选择，彻底杜绝不规范输入。

场景4：创建自定义输入规则

有时我们的限制条件比较特别，比如“填写小于等于50的数”，这类情况可以使用“自定义公式验证”。

设置步骤：

1、选中目标单元格，打开 “数据验证”，在“允许”中选择“自定义”。

2、在“公式”中输入逻辑条件。比如想限制选中的单元格之和需要小于等于50，可以输入公式：=sum($C$2:$C$8)<=50，这里“$C$2:$C$8”是单元格位置。

注意事项：

假如在进行以上操作时，无法选中【数据验证】选项， 这很可能是Excel表格被设置了限制保护，不能进行更改，需要先解除限制。

如果你知道限制密码，只需要点击菜单选项卡【审阅】列表中的【撤销工作表保护】，然后输入密码即可解除限制。

如果你不知道密码，但文件使用符合版权规定，可以使用第三方工具来解除限制。比如小编使用的Excel工具，工具里的【解除限制】模块，可以直接解除Excel的限制保护，无需使用密码。

通过以上方法，你就可以让 Excel 主动管控输入内容，步骤也简单，希望对大家有所帮助！