36、财务管理中的发票与支付流程详解

财务管理中的发票与支付流程详解

1. 财务处理基础

在财务处理中，日记账分录可按需编辑和过账。除了普通日记账，应付账款中的发票日记账可用于获取定期日记账。获取日记账分录后，定期日记账分录中的“日期”列显示下一次过账的日期，该日期是通过在获取定期日记账之前显示的日期上加上频率周期计算得出的。“最后日期”列显示定期日记账最后一次被获取的时间。

与定期日记账不同，凭证模板是用于复制日记账的模板，无需管理定期间隔。创建凭证模板的步骤如下：
1. 在普通日记账的日记账分录工具栏或发票日记账分录的操作窗格中，点击“功能/保存凭证模板”按钮。
2. 在保存模板的对话框中，如果要按比例分配行金额，请在“模板类型”中选择“百分比”选项。
3. 之后在日记账中点击“功能/选择凭证模板”按钮选择该凭证模板时，会弹出一个对话框，可在其中输入要根据模板中的比例分配到各行的金额。

在Dynamics ‘AX 7’中，普通日记账处理的新功能包括普通日记账处理工作区和全局日记账。

2. 发票登记与过账方式

根据不同类型的发票，Dynamics AX提供了多种登记和过账发票的方式，具体如下：
|发票类型|适用情况|
| ---- | ---- |
|销售订单发票|用于向客户发货的商品|
|自由文本发票|用于与商品无关的销售发票|
|供应商发票|用于从供应商处收到的商品和采购类别（有无采购订单参考均可）|
|普通日记账|用于手动采购或销售发票（不打印）|
|发票日记账|用于与商品或类别无关的采购发票|

2.1 普通日记账中的发票登记

2.1.1 销售发票登记

若要在普通日记账中登记销售发票，可按以下步骤操作：
1. 选择“账户类型”为“客户”，并在日记账分录的“账户”列中输入客户编号。
2. 在“抵销账户”列中输入适当的收入账户。
3. 在“发票”选项卡中，输入发票编号、付款条件或适用的现金折扣。
4. 过账前，在“常规”选项卡中检查是否使用了正确的销售税组，还可通过点击“列表”选项卡工具栏中的“销售税”按钮检查销售税计算。

2.1.2 供应商发票登记

在普通日记账中登记供应商发票的操作与销售发票类似，只需将“账户类型”选择为“供应商”。

2.2 应付账款发票登记

在应收账款中，有专门的自由文本发票用于登记带有抵销分类账账户的销售发票，但在采购或应付账款中没有此类表单。登记供应商发票有以下几种方式：
- 供应商发票表单 ：可在“应付账款>发票>待处理供应商发票”中登记供应商发票（有无采购订单参考均可），但此表单需要输入商品编号或采购类别，且没有输入抵销分类账账户的字段。
- 日记账交易 ：若要登记不涉及商品编号或采购类别，而是直接与分类账账户相关的供应商发票（如办公租金），则需输入日记账交易。应付账款中可用于登记和批准发票的日记账有：
- 发票日记账：应付账款中供应商发票的主要表单。
- 发票登记簿：与发票批准日记账结合使用。
- 普通日记账：如前文所述。

若要对发票日记账应用审批工作流，可在“应付账款>设置>应付账款工作流”中设置一个引用特定日记账类型的模板的适当工作流，并将其分配给特定的日记账名称。“应付账款>发票>未结清供应商发票”页面显示所有尚未支付的发票，该列表页面操作窗格中的“新建/发票”按钮提供了访问不同供应商发票日记账和供应商发票表单的另一种方式，在“供应商发票录入工作区”和供应商表单（操作窗格“发票”选项卡）中也有类似选项。

2.3 发票日记账

发票日记账可通过“应付账款>发票>发票日记账”菜单项或“供应商发票录入工作区”访问，是应付账款中登记发票的主要表单。登记发票的流程如下：

graph LR
    A[创建发票日记账表头记录] --> B[切换到分录]
    B --> C[登记发票分录，包括供应商编号、发票编号、交易文本、金额、抵销账户、付款条件、审批人等数据]
    C --> D[点击表头或分录操作窗格中的“过账”按钮过账发票]

2.4 发票登记簿

发票登记簿可通过“应付账款>发票>发票登记簿”菜单项或“供应商发票录入工作区”访问，可用于预登记供应商发票。其特点和操作步骤如下：
1. 发票登记簿会过账供应商交易、适用的销售税交易（取决于应付账款参数设置）和分类账交易（到临时账户）。
2. 可根据先前的程序为发票分配采购订单。
3. 发票登记簿的结构与普通日记账类似，但账户类型限制为“供应商”。在日记账分录中，输入负责审批的员工（日记账分录下窗格中的“批准人”）、付款条件、现金折扣和适用的销售税组。若发票涉及采购订单，在日记账分录的相应列中选择采购订单编号以方便后续审批。
4. 点击表头或分录工具栏中的“过账”按钮过账发票登记簿中的日记账。过账后会创建一个常规的供应商交易，可在供应商表单中点击“供应商/交易/交易”按钮访问。该交易“常规”选项卡上的“批准”滑块设置为“否”，因此该发票不包含在付款建议中。

发票登记簿的分类账交易过账到临时账户，这些临时账户在“应付账款>设置>供应商过账配置文件”的“设置”选项卡的“到达”和“抵销账户”列中指定。发票登记簿交易的销售税过账由应付账款参数控制，“分类账和销售税”选项卡上的“销售税过账时间”查找字段确定销售税是在发票登记簿中过账还是在发票批准时过账。

2.5 发票批准日记账

在发票登记簿中过账日记账后，负责审批的员工可在发票批准日记账中进行批准，步骤如下：
1. 在发票批准日记账（“应付账款>发票>发票批准”）中创建一个新表头。
2. 切换到日记账分录，点击“查找凭证”按钮以检索已过账的发票登记簿。
3. 在“查找凭证”对话框的上窗格中显示所有可用的发票登记簿，点击“选择”按钮选择一个或多个发票进行批准。
4. 点击“确定”按钮关闭“查找凭证”对话框，将选定的发票转移到批准日记账分录中。
5. 若要在过账前从批准日记账分录中移除选定的发票，可点击发票批准操作窗格中的“移除凭证”按钮。
6. 根据发票是否涉及采购订单，后续操作不同：
- 不涉及采购订单：在发票批准日记账分录的下窗格中选择一个分类账账户（如费用账户），费用金额不包括销售税。若有多个费用账户适用，输入多行共享总金额，最后点击“过账”按钮完成批准。
- 涉及采购订单：点击“功能/采购订单”按钮访问相关采购订单发票的过账对话框，按照相关说明过账发票。

2.6 拒绝发票批准

若不想批准已在发票登记簿中过账的供应商发票（如不符合适用的采购订单或其他原因），需进行取消操作：
1. 访问发票批准日记账分录，检索适用的发票登记簿。
2. 点击“功能/取消”按钮。
3. 点击发票批准日记账中的“过账”按钮过账取消操作。

2.7 发票池

“应付账款>发票>发票池”表单显示所有未结清的发票登记簿批准。可使用发票池对涉及采购订单的发票登记簿进行批准（作为发票批准日记账的替代方法），操作时点击操作窗格中的“采购订单”按钮，将显示相关采购订单发票的过账对话框。在Dynamics ‘AX 7’的新版本中，不包括不包含过账详细信息的供应商发票池。

3. 付款处理

3.1 未结清交易查看与打印

过账发票会为供应商负债或客户债务创建未结清交易。查看和打印未结清交易的方法如下：
- 查看未结清交易 ：在客户表单中点击“收款/结算/结算交易”按钮，或在供应商表单中点击“发票/结算/结算交易”按钮。也可在客户表单中点击“客户/交易/交易”按钮，或在供应商表单中点击“供应商/交易/交易”按钮打开交易表单，勾选“仅显示未结清”复选框可过滤显示仅未结清的交易。
- 打印未结清交易 ：选择“应收账款>查询和报告>客户未结清交易报告”为客户打印，选择“应付账款>查询和报告>发票>供应商发票交易报告”为供应商打印。

3.2 客户付款登记

若要登记客户付款，可按以下步骤操作：
1. 打开客户付款日记账（“应收账款>付款>付款日记账”）或普通日记账。
2. 在客户付款日记账中，创建日记账表头记录并切换到分录。
3. 在日记账分录中，输入付款信息，包括客户编号、交易文本、付款金额和抵销账户。若客户已将款项支付到您的银行账户，抵销账户类型选择“银行”。
4. 若要在输入付款分录时结算已支付的发票，在日记账分录的“发票”列中选择发票编号（自动插入发票付款金额）。也可点击分录工具栏中的“结算交易”按钮，在结算对话框中通过勾选“标记”列中的复选框选择已支付发票，点击“确定”按钮后，标记将应用于付款日记账分录。
5. 除了在付款日记账分录中输入付款，还可点击付款日记账表头中的“输入客户付款”按钮，通过选择已支付发票创建和结算付款分录。另一种创建付款分录的方法是使用付款日记账分录中的客户付款建议（类似于供应商付款建议）。
6. 完成付款分录输入后，点击日记账表头或分录中的“过账”按钮过账客户付款日记账。

3.3 供应商付款登记

供应商付款登记与客户付款类似，可在特定的付款日记账（“应付账款>付款>付款日记账”）或普通日记账中进行。手动登记供应商付款的操作与客户付款相同，但在大多数情况下，需要对支出付款进行额外的支持和控制。在Dynamics AX中，可使用付款建议和付款状态来实现：
- 若要防止支付特定发票，打开供应商交易并切换到“常规”选项卡，将“批准”滑块设置为“否”或输入发票付款释放日期。在将交易中的批准设置为“是”或释放日期过去之前，付款建议不会包含该发票。

3.4 付款方式设置

付款方式（“应付账款>付款设置>付款方式”）是处理供应商付款的重要设置，通常至少有两种付款方式：一种用于手动转账，一种用于电子银行。电子付款相关的付款方式设置如下：
|设置项|说明|
| ---- | ---- |
|付款状态|选择“已发送”或“已批准”，以防止在生成相关付款导出文件之前过账付款|
|期间|指定是将所选期间选项中的所有发票汇总为一笔付款，还是为每张发票生成单独的付款|
|过账字段组|在“付款方式”的“常规”选项卡的“过账”字段组中，可输入要从中付款的银行（或分类账）账户，该账户是使用此付款方式时抵销账户的默认值。若要通过过账到过渡账户支持银行对账，将“过渡过账”滑块设置为“是”，并输入过渡账户编号|

在供应商表单的“付款”选项卡中，可为供应商分配付款方式。供应商记录中选择的付款方式是采购订单、供应商交易和付款日记账的默认值。

3.5 供应商付款建议

供应商付款建议可支持选择要付款的供应商发票，操作步骤如下：

graph LR
    A[在供应商付款日记账分录操作窗格中点击“付款建议/创建付款建议”按钮] --> B[在“供应商付款建议”对话框中输入建议类型（按“到期日期”、“现金折扣日期”或两者选择发票）和日期范围（从日期和到日期）]
    B --> C{是否选择“现金折扣日期”选项}
    C -- 是 --> D[无现金折扣的发票不包含在建议中]
    C -- 否 --> E[正常筛选]
    D --> F[根据建议类型确定付款日期（到期日期或现金折扣日期），若日期在过去，使用今天的日期；若输入了未来的最小日期，使用该最小日期；若付款方式引用“总计”期间，使用对话框中的付款日期]
    E --> F
    F --> G[点击“确定”按钮关闭对话框，付款建议显示另一个对话框，可检查和编辑付款建议]
    G --> H[移除发票或更改付款日期后，点击“创建付款”按钮将建议转移到付款日记账]
    H --> I[付款建议对所选发票进行结算，根据发票的付款方式，可能为多张发票生成一条付款分录或为每张发票生成单独的付款分录]
    I --> J[过账供应商付款前，可点击“付款建议/编辑所选付款的发票”按钮编辑转移的建议]

3.6 付款生成与过账

为了在生成和过账付款前检查付款情况，可选择点击表头或分录中的“打印/日记账”按钮打印付款日记账。若需要电子付款的导出文件，在完成付款分录输入后，点击付款日记账分录中的“生成付款”按钮。确保在过账付款前生成导出文件（若需要该文件）。生成付款时，Dynamics AX将日记账分录的付款状态设置为“已发送”。如有需要，可在相应列中手动更改付款状态，或点击分录工具栏中的“付款状态”按钮。最后，点击付款日记账中的“过账”按钮从选定的银行或分类账账户过账付款。

3.7 过渡账户应用

若要在过账付款到银行账户确认交易期间将付款保留在单独的账户中（如发送支票时），可使用过渡交易。具体操作如下：
1. 付款不直接过账到银行账户，而是过账到付款方式中指定的过渡账户。
2. 当在银行账户确认交易时（如查看银行对账单时），需从过渡账户过账一笔转账到银行账户。
3. 为了登记和过账这笔转账，在普通日记账（“总账>日记账分录>普通日记账”）中创建一个新日记账。
4. 在普通日记账分录的操作窗格中，点击“功能/选择过渡交易”按钮访问选择和接受交易的表单。

综上所述，财务管理中的发票登记与付款处理涉及多个环节和操作步骤，通过合理运用各种日记账、表单和功能，能够有效地管理财务流程，确保财务数据的准确性和合规性。