35、冰岛信息与记录管理及数据化发展的现状与挑战

冰岛信息与记录管理及数据化发展的现状与挑战

1. 冰岛信息与记录管理教育现状

在冰岛，信息与记录管理领域的教育机会和实践课程有限。尽管该领域的大多数专业人员意识到现代工作环境依赖数字技术，需要对信息与记录管理原则进行彻底反思，但并非所有人都具备相应技能。

多数专业人员拥有冰岛大学信息科学学士或硕士学位，少数毕业于国外院校。很多信息与记录管理人员会通过参加国内外会议、研讨会以及在线课程（如ARMA国际、信息与记录管理协会、智能信息管理协会举办的课程）来定期提升技能。

目前，社会对具备技术和分析能力，能高效获取、组织、交流、管理和保存信息与数据的信息专业人员需求日益增加。尽管冰岛大学在信息科学课程设置上做出了很大努力并进行了相当程度的升级，但仍有提升空间，以确保学生毕业后能充分应对数字化带来的不可避免的变化。教育机会进一步提升的阻碍主要在于该领域缺乏合格的学者，以及资金支持不足。

2. 冰岛数字化发展进程

数字化已成为新的常态。与其他北欧国家相比，冰岛的数字化进程直到最近才开始加速。2018年，冰岛财政和经济事务部重新设立了“数字冰岛”机构，2021年颁布了全面的数字政策，这些举措加快了数字化进程。正如Eaves（2020）所预测的，冰岛相对较小的规模使其数字化进程比大国更快。

数字政策主要是为了提供更好的公共服务，但也存在竞争因素。数字领导者和议会官员提到了“数字竞赛”，数字政策的愿景被描述为简单、清晰、安全和快速。这种竞争思维可能源于对大国认可的潜在渴望。

然而，信息与记录管理并未被视为快速和有竞争力的领域，这可能是信息与记录专业人员在公共服务数字化过程中被一定程度排除在外的原因之一。国家档案馆的调查显示，过去十年中，公共机构向档案馆转移电子记录的工作并不成功，在数据系统中估计存储的1400个档案版本记录中，只有约40个被转移。国家档案馆认为，这是由于公共部门缺乏技术技能、人员不足和资金短缺造成的。数字保存成本高昂，没有必要的资金支持，政府机构和国家档案馆都无法加快进程。

3. 信息与记录管理的重要性及面临的问题

信息和文件在公共机构决策的信任、可追溯性和透明度方面起着关键作用。信息获取必须简单，程序必须符合立法和质量要求。数字领导者和组织管理者必须明白，系统的信息与记录管理是数字化和数字数据长期保存的起点和终点。

但在实际情况中，存在以下问题：
- 记录识别问题 ：记录的定义在公共档案法中很宽泛，但普通公务员可能无法将非正式电子邮件、社交媒体消息、Zoom会议记录、推文或Teams文件视为正式记录。不同类型和形式的记录保存在不同的信息系统中，只有部分记录被注册到电子文档和记录管理系统（EDRMS）中，这意味着很多记录根本没有被捕获和注册。因此，记录甚至可能被非法处理，如未经授权删除或销毁。
- 专业人员参与问题 ：信息与记录管理人员可以弥合雄心勃勃的数字政策与信息获取和档案保存立法要求之间的差距，但前提是他们要参与到数字化进程中。一方面，并非所有信息与记录管理专业人员都是数字专家，有些可能更满足于处理纸质或电子记录；另一方面，冰岛的信息与记录专业人员大多拥有信息管理领域的学士或硕士学位，具备参与数字化进程的足够技能。而且，他们越来越多是数字原生代，认为数字获取公共服务是理所当然的。然而，该行业的知名度仍需提高。招聘信息应反映实际工作的多样性和复杂性，以便其他专业人员能了解该行业的深度和广度。

以下是冰岛信息与记录管理现状的表格总结：
|方面|详情|
| ---- | ---- |
|教育现状|教育机会和实践课程有限，专业人员技能参差不齐，提升技能途径多样，教育提升面临学者和资金问题|
|数字化进程|2018年后加速，政策导向公共服务，存在竞争思维，信息与记录管理专业人员参与不足，电子记录转移成功率低|
|面临问题|记录识别困难，专业人员参与度有待提高，行业知名度需增强|

mermaid格式流程图展示冰岛信息与记录管理面临的问题及解决方向：

graph LR
    A[冰岛信息与记录管理] --> B[教育问题]
    A --> C[数字化进程问题]
    A --> D[记录管理问题]
    B --> B1[技能不足]
    B --> B2[教育资源有限]
    C --> C1[专业人员参与不足]
    C --> C2[电子记录转移困难]
    D --> D1[记录识别困难]
    D --> D2[行业知名度低]
    B1 --> E[提升技能培训]
    B2 --> F[增加资金和学者投入]
    C1 --> G[促进专业人员参与数字化]
    C2 --> H[解决资金和技术问题]
    D1 --> I[明确记录定义]
    D2 --> J[提高行业宣传]

冰岛信息与记录管理及数据化发展的现状与挑战

4. 数据化对公共政策的影响及相关问题

在英国等国家，“数据化”现象普遍存在，政府行政数据在公共政策和政府决策中发挥着重要作用。这些数据具有巨大潜力，可用于改善教育和医疗服务、进行医学研究（包括个性化治疗）以及环境和气候研究，从而实现资源的可持续利用。

在挪威，Martin Ellingsrud在相关研究中探讨了“档案即数据”的新兴话语，以及国际标准（特别是OAIS）在挪威Noark 5记录管理标准中的影响，并展望了政府中“按设计构建档案”的方法。Olivia Robinson及其同事则研究了将计算方法应用于数据化数字档案以创建历史人口数据库的情况，如丹麦的Link - Lives项目。该项目虽然将档案信息转化为新的研究资源，但也存在数据脱离档案背景而导致去情境化的风险，可能引发数据的误使用和误解读。不过，Link - Lives项目建立了一个强大的模型，试图使数据的来源和转换过程透明化，以便接受严格审查。

英国的研究表明，公共行政部门和社会科学研究人员现在更多地依赖行政数据开展工作，而非传统记录。这种从记录到数据的转变对信任、风险和同意等方面的理解产生了影响。英国的行政数据与为特定目的收集的统计数据（如全国人口普查）不同，通常缺乏与原始目的相关的元数据和来源背景。开放数据可通过政府门户（如data.gov.uk）获取，但由于行政数据通常包含个人和其他敏感数据，访问受到限制，通常只有经过指定、信任和批准的研究人员才能为特定研究目的访问，并受到严格的再使用限制。

在行政数据使用中，重新识别匿名个人是一个突出风险，可能导致个人受到潜在伤害和恶意滥用（如身份盗窃）。数据链接虽然增加了重新识别的风险，但也释放了数据的公共价值。许多行政数据的使用（如个性化医疗、教育或社会工作干预）需要识别数据中的个人。根据《通用数据保护条例》（GDPR），此类二次使用必须事先预见，并且在大多数情况下需要获得数据主体的同意。如今，人们在使用健身和健康应用、向能源供应商提供家庭能源使用数据、通过商店会员卡分享购物习惯以及使用跟踪应用时，越来越多地“放弃”了个人隐私，这可能意味着公众对个人数据隐私的看法正在发生变化。

数据使用和再使用的同意问题是一个复杂领域，需要档案工作者和研究人员进行更多研究和深入理解。分析发现，英国政府机构对同意的目的和性质态度存在显著差异，并且确定了可能解释这些差异的因素。虽然在欧洲，获得数据主体的同意是确保个人数据公平合法处理的主要机制，但某些类型的数据通过法律途径、隐私通知和提供选择退出机制（而非同意）进行收集和处理。例如，英国实施了选择退出机制，以实现医疗机构之间医疗数据的共享。然而，解释和理由不充分的做法损害了公众对收集和处理敏感数据的社会许可的信任。不同类型的数据和使用场景可能会减少对个人同意的依赖，例如政府行政交通数据。

以下是数据化对公共政策影响及相关问题的表格总结：
|方面|详情|
| ---- | ---- |
|数据潜力|可用于改善教育、医疗、环境等多领域服务和研究|
|数据使用转变|从依赖记录转向依赖行政数据，影响信任、风险和同意理解|
|数据特点|行政数据缺乏元数据和来源背景，开放数据可通过门户获取，敏感数据访问受限|
|风险问题|重新识别匿名个人风险突出，数据链接增加风险但释放公共价值|
|同意问题|复杂且需深入研究，政府机构态度差异大，不同数据处理方式不同|

mermaid格式流程图展示数据化公共政策面临的问题及解决思路：

graph LR
    A[数据化公共政策] --> B[数据使用转变]
    A --> C[数据特点]
    A --> D[风险问题]
    A --> E[同意问题]
    B --> B1[依赖行政数据]
    B --> B2[影响信任等理解]
    C --> C1[缺乏元数据和背景]
    C --> C2[开放与受限数据并存]
    D --> D1[重新识别风险]
    D --> D2[数据链接双刃剑]
    E --> E1[问题复杂需研究]
    E --> E2[政府态度差异大]
    B1 --> F[完善数据管理体系]
    B2 --> G[加强相关理论研究]
    C1 --> H[补充数据元信息]
    C2 --> I[优化数据访问规则]
    D1 --> J[加强数据安全保护]
    D2 --> K[平衡风险与价值]
    E1 --> L[深入研究同意机制]
    E2 --> M[统一政府态度标准]

5. 总结与展望

冰岛在信息与记录管理及数字化发展方面取得了一定进展，但也面临诸多挑战。在信息与记录管理教育方面，需要解决技能提升、学者资源和资金投入等问题；在数字化进程中，要促进信息与记录管理专业人员的参与，解决电子记录转移的技术和资金难题；在记录管理上，要明确记录定义，提高行业知名度。

数据化在公共政策中的应用虽然带来了巨大潜力，但也引发了一系列问题，如数据去情境化、重新识别风险和同意机制复杂等。未来，冰岛及其他国家需要在数字化发展过程中，更加注重信息与记录管理的系统性和专业性，加强对行政数据的管理和保护，深入研究数据使用的同意机制，以实现数字政策与信息获取、档案保存立法要求的有效衔接，确保数据的合理利用和公共利益的最大化。

总之，信息与记录管理和数据化发展是一个相互关联、不断演进的过程，需要各方共同努力，以应对不断变化的挑战和机遇。