34、冰岛数字化进程：公共服务、档案管理与专业人员角色

冰岛数字化进程：公共服务、档案管理与专业人员角色

1. 北欧及波罗的海国家的数字化合作

北欧和波罗的海国家在过去15年里一直共同致力于公共服务的系统数字化。北欧部长理事会指出，区域间数字合作的目的是强调北欧国家和波罗的海国家是一个连贯且一体化的数字区域。他们认为联合行动将使整个地区的公民、企业和公共机构受益。近期，北欧数字化部长们在一份声明中强调了数字安全的重要性，将重点放在公共服务的数字接入和对数字系统的信任上，指出“公民认为公共服务的数字接入是理所当然的，并且对当局和系统有高度信任”。

冰岛从北欧和波罗的海合作中受益匪浅，并在短时间内取得了显著成功。根据一项研究，冰岛的数字化促进了数据的更好利用。通过“数字冰岛”这样的一站式解决方案，各公共机构能够协调工作，为公众（包括私营企业）谋福利，同时提高数据安全性。此外，数据的更易获取改善了各机构、部门和政府各级之间的合作。冰岛在公共机构和服务数字化方面取得了明显进展，在联合国电子政务发展指数（EGDI）中，从2020年的第12位跃升至2022年的第5位。

2. 冰岛的数字档案与信息记录管理

冰岛在数字档案和信息记录管理方面有一系列法律规定，包括《公共档案法》（2014年第77号）、《信息法》（2012年第140号）、《行政法》（1993年第37号）和《数据保护与个人数据处理法》（2018年第90号）。《公共档案法》将记录定义为“通过机构或个人活动创建、接收或保存的任何类型的记录信息，无论是书面的还是其他形式的”。该法涵盖了所有需转移至国家档案馆的实体运营所产生和关联的记录，无论其形式和产生方式如何，除非有其他特定法律得出不同结论。

在记录转移方面，电子记录和其他材料在5年后需转移至国家档案馆，而纸质记录则在30年后转移。同时，公共机构有义务在记录满30年之前处理和提供对电子记录的访问。重要记录的安全性在法律中得到强调，要求每个档案必须以胶片、电子副本或其他存储介质的形式存在于公共机构主要场所之外。

然而，冰岛在电子和/或数字存档方面的进展非常缓慢。国家档案馆估计，有超过1400个信息和记录管理系统及其他电子数据库在需向档案馆提交文件和记录的机构中使用，但截至2021年底，仅约400个数据系统通知了档案馆，且在10年内仅提交了40多个系统的电子版本。这主要是由于国家档案馆资金不足，公共机构缺乏将文件和记录电子转移至档案馆的准备，以及提交程序过于复杂和耗时，对公共机构和电子文档和记录管理系统（EDRMS）软件生产商来说成本过高。

为改善这一情况，国家档案馆最近开发了一个新的咨询网站，提供更多关于各种记录管理和存档程序的易获取信息，并增加了工作人员数量，有望改善这一过程。国家档案馆还指出，政府在强调数字服务的同时，没有足够重视电子数据的保存。忽视电子数据的长期保存可能导致信息丢失，损害公民权利和公共机构的权利，甚至可能丢失国家历史的重要文件。

以下是冰岛数字档案与信息记录管理相关法律及规定的表格总结：
|法律名称|颁布年份|主要内容|
| ---- | ---- | ---- |
|《公共档案法》|2022年第77号|定义记录，规定记录转移时间和方式，强调重要记录安全|
|《信息法》|2012年第140号| - |
|《行政法》|1993年第37号| - |
|《数据保护与个人数据处理法》|2018年第90号| - |

3. 信息和记录管理专业人员在数字化中的角色

信息和记录管理专业人员对于政府记录的系统注册至关重要，无论是数字形式还是其他形式。公共机构需要通过证据证明其运营和决策符合法律，决策的文档记录是公众对公共行政信任的基础。数据和记录的保存对于确保行政的信任、连续性和一致性至关重要，政府有义务根据相关立法在被要求时提供数据。

当涉及具有证据价值或私人事务的记录时，信息和记录管理专业人员负有责任。忽视他们在数字技术实施和信息系统数字化中的技能和参与，可能导致基本文件和记录的缺失。“数字冰岛”以及政府机构间数据交换中X - Road的使用，并不妨碍公共机构使用EDRMS。要通过X - Road访问文件和记录，这些文件和记录必须首先存在于每个公共机构中，并且在转移至国家档案馆25年后应向公众开放。

然而，信息和记录管理专业人员在工作中面临一些问题。例如，一个招聘数据分析师、项目经理和其他具有各种数字技能员工的广告，没有将信息和记录管理人员列为可能的申请人，也未将他们的特定技能列入教育要求、项目描述或任务列表中。该广告排除了信息和记录管理专业，同时对从事文件或文件夹工作的人员（包括信息和记录管理专业人员）的技能进行了刻板和贬低。

信息和记录管理专业多年来随着技术变革不断发展，包括质量管理要求、社交媒体、云计算和《通用数据保护条例》（GDPR）等法律框架的出现。数字发展是影响记录管理方式的另一个技术方面。但早期关于冰岛记录专业人员角色的研究表明，他们在工作场所的边缘化程度比预期更严重。尽管他们具备系统控制记录创建、接收、维护、使用和处置的知识，以及对各种数据创建、管理和存储的见解，但在人力资源流程相关文件管理等过程中大多被排除在外。

下面是信息和记录管理专业人员在数字化中面临问题的mermaid流程图：

graph LR
    A[广告招聘] --> B[未提及信息和记录管理人员]
    B --> C[排除该专业]
    C --> D[刻板贬低技能]
    E[技术变革] --> F[数字发展挑战专业]
    F --> G[专业人员边缘化]
    G --> H[工作参与受限]

4. 相关研究情况

一项关于将GDPR从英语翻译成包括冰岛语在内的四种不同语言的研究显示，在翻译过程中未咨询涉及公共档案的立法，也未使用国家档案馆现有的手册和规定，以及冰岛2016年对ÍST/ISO 15489 - 1的翻译。外交部负责翻译的人员未寻求国家档案馆、冰岛大学、冰岛记录管理协会和雷克雅未克市档案馆等专家的帮助。

另一项由Kjerúlf（2022）进行的硕士论文研究，分析了2017年1月至2021年10月在当地在线报纸上发布的42个信息和记录管理职位空缺广告。研究发现，大多数广告要求信息和记录管理专业的大学学位，质量管理、项目管理、公共管理、计算机科学和历史被视为额外资格。大多数广告要求有信息和记录管理方面的经验，通常为三年。只有两个广告将GDPR知识列为要求，在技术技能方面，42个广告中只有9个要求超过一般信息技术技能，只有两个广告提到了数字技能。

Kjerúlf的访谈显示，信息和记录管理专业人员入职后的职责比原广告描述的更大。大多数受访者认为广告中的工作描述过于简单，他们认为直接经理和/或高层管理人员至少在一定程度上不了解他们的贡献范围。这表明过去五年招聘的信息和记录管理专业人员，根据招聘广告来看，预计不需要在信息技术或数字发展方面具备特殊技能，但实际上许多人最终参与了工作场所的数字化过程。

以下是Kjerúlf研究中广告要求的表格总结：
|要求类型|具体要求|数量|
| ---- | ---- | ---- |
|学位要求|信息和记录管理大学学位|多数|
|额外资格|质量管理、项目管理等|有提及|
|经验要求|信息和记录管理经验（通常3年）|多数|
|GDPR知识要求|有要求|2个|
|技术技能要求|超过一般信息技术技能|9个|
|数字技能要求|有提及|2个|

冰岛数字化进程：公共服务、档案管理与专业人员角色

5. 与芬兰情况对比及启示

将冰岛的情况与芬兰进行对比是很有意义的。Kautto和Henttonen（2020）对芬兰市政组织中信息专业人员可见性的分析显示，芬兰公众和管理人员对电子政务核心概念缺乏清晰认识，包括对记录的定义，并且认为数字化和记录管理没有关联。这种“缺失的联系”导致负责数字化的“数字领导者”群体中不包括信息和记录管理专业人员，他们只能处理少量仍在使用的纸质记录以及不再用于行政用途的电子记录存档版本。

在芬兰，从事记录管理的人员教育背景多样，不一定拥有信息和记录管理的大学学位，大多数人担任秘书或行政助理职位，不被视为知识工作者。而冰岛的情况有所不同，Kjerúlf的研究中，没有广告使用“秘书”来定义信息和记录管理工作。这表明冰岛在对信息和记录管理专业的认知上与芬兰存在差异。

这种对比给我们带来的启示是，无论是冰岛还是芬兰，都需要提高信息和记录管理专业人员的可见性，让其他专业人员和高层管理人员认识到他们在数字化进程中的重要作用。只有这样，才能确保公共机构实施全面的信息治理程序，实现数字化的有效推进。

下面是冰岛与芬兰信息和记录管理专业情况对比表格：
|对比项目|冰岛|芬兰|
| ---- | ---- | ---- |
|工作定义用词|未用“秘书”|使用“秘书”|
|专业人员认知|多数要求专业学位|教育背景多样|
|数字化与记录管理关联认知|未明确提及关联情况|认为无关联|

6. 财政预算提案中的数字化考量

冰岛财政部和经济事务部提出的2023 - 2027财政预算提案呼吁政府向“数字冰岛”和信息技术项目投资25亿冰岛克朗，将数据驱动决策作为政府优先事项，以识别改进机会并提高效率。该提案假设自助服务将成为公共服务的主要模式，行政记录仅注册一次，并通过“数字冰岛”实现中央访问，而不是在各个公共机构的不同系统中重复注册。

然而，提案也指出了一些需要解决的挑战。冰岛在数字服务和开放数据方面仍落后于邻国，这意味着在公共服务中更好地利用数据和进行创新存在巨大机会。此外，确保公众、政府机构和学术界能够以易获取的形式轻松访问数据非常重要。

值得注意的是，提案中“数字”一词被提及376次，“数字化”被提及45次，但“信息管理”“信息和记录管理”或“记录管理”等术语完全未被提及，国家档案馆仅被提及两次，且未提及为支持公共记录长期保存向公共机构或国家档案馆提供额外资金。这反映出政府在预算提案中对信息和记录管理专业的重视不足，可能会影响数字化进程中数据保存和管理的效果。

以下是财政预算提案相关要点的列表总结：
- 投资25亿冰岛克朗用于“数字冰岛”和信息技术项目。
- 以数据驱动决策为优先事项。
- 假设自助服务成为公共服务主要模式。
- 指出冰岛在数字服务和开放数据方面落后于邻国。
- 强调数据易获取性的重要性。
- 未提及信息和记录管理相关术语及额外资金支持。

7. 对冰岛数字化未来的展望

综合来看，冰岛在数字化进程中取得了一定的成绩，如公共服务数字化排名的提升，但在电子和数字存档以及信息和记录管理专业人员的角色发挥方面仍面临诸多挑战。

为了推动数字化的进一步发展，冰岛政府需要加大对国家档案馆的资金投入，简化记录提交程序，提高公共机构对电子数据保存的重视和准备程度。同时，应提高信息和记录管理专业人员的可见性和参与度，让他们在数字化项目中发挥更大的作用。

从长远来看，冰岛可以借鉴其他国家的成功经验，建立全面的信息治理框架，将数字化和记录管理紧密结合起来。通过加强专业人员的培训和教育，提高他们的数字技能和综合能力，以适应不断发展的数字化需求。

以下是冰岛数字化未来发展建议的mermaid流程图：

graph LR
    A[加大资金投入] --> B[改善存档现状]
    C[简化提交程序] --> B
    D[提高机构重视] --> B
    E[提升专业人员可见性] --> F[增强专业参与度]
    F --> G[促进数字化与记录管理结合]
    H[借鉴他国经验] --> G
    I[加强专业培训] --> J[提高专业能力]
    J --> G

冰岛在数字化的道路上还有很长的路要走，但通过解决当前面临的问题，充分发挥各方面的优势，有望实现更加高效、安全和可持续的数字化发展。