16、芬兰档案信息管理：从传统到数字时代的变革之路

芬兰档案信息管理：从传统到数字时代的变革之路

1. 档案管理理念与实践基础

在芬兰和瑞典的档案实践与思维中，“历史”和“当前”记录并不分离，它们都属于档案范畴。尽管《通用数据保护条例》（GDPR）的合规要求促使当前记录和历史记录有所区分，但这种理念早已成为现实。注册登记为创建可靠且真实的“即时”档案提供了稳定的支撑，已注册的记录在档案积累中拥有固定位置，其原始顺序在理论和实践中都不易被打乱。

与美国不同，欧洲档案工作者并非单纯“收集”档案，而是与记录创建者保持着持续的关系。芬兰机构中的档案记录专业人员扮演着双重角色，他们既服务于所在机构及其利益，又与国家档案馆合作并遵循其指导。由于注册登记的要求，他们能够掌控记录流程，并代表其他员工进行管理。登记处就像“记录交通的交汇站”，档案权力在档案馆、高级政治官员以及其他法律和政治参与者之间共享，而在这个“交汇站”工作的记录专业人员能够影响档案 fonds 的内容和结构。因此，注册登记赋予了机构内记录专业人员权力，并通过他们间接赋予了国家档案馆权力，这也成为国家档案馆引导机构信息管理的起点，最终促成了芬兰的信息控制实践。

不过，挪威的登记实践受到了批评。有人认为它会导致档案质量下降，并且赋予登记员过多权力来决定哪些内容先在逻辑上、后在实际上成为档案 fonds 的一部分。此外，登记虽然能在记录之间建立联系，但同时可能破坏现代复杂文档格式的内部“类登记”元数据，这些元数据可能丢失或与“官方”登记系统不兼容，还会将通过行政共享流程生成的相互关联的记录分割到不同的 fonds 中。而芬兰国家档案馆推行的信息控制可视为解决这一问题的一种方式。

2. 主动式方法的起源

除了登记实践，芬兰早期采用的主动式记录保存方法也是