10、丹麦与瑞典档案管理：记录连续体模型下的实践与挑战

丹麦与瑞典档案管理：记录连续体模型下的实践与挑战

组织维度：丹麦与瑞典的不同实践

在记录连续体模型的组织维度上，丹麦和瑞典有着各自独特的做法。

丹麦的档案立法要求所有公共机构考虑“档案因素”，确保记录转移到档案馆后能以方便用户使用的格式存在。政府机构必须使用手动或电子档案系统，以满足这些“档案因素”。不过，奇怪的是，丹麦立法并不要求机构积极执行专业的档案管理实践或遵循国际公认标准，而是要求机构在启动新的信息技术系统之前，向国家档案馆描述其档案管理实践，并使用推荐的最少元数据。

2013 年的一项通告强调了报告和系统审批规则的变化。新要求规定，档案管理和存档系统必须对档案/文件有明确的定义，并对其全部职责范围进行系统登记；所有文件都必须应用特定的元数据。档案/文件必须有唯一标识符、标题和主题；文件必须有特定元数据，包括唯一 ID、标题、创建或接收日期、收发方（对于通信文件）、存储介质描述以及与档案/文件的关联。政府机构还需描述系统的使用方式，并在必要时更新描述，内容涵盖系统的目的、内容、与其他系统的关系、系统功能使用情况、档案/文件和文件的命名方式、创建和关闭流程、维护方式、登记程序、保存格式处理方式、允许的文件类型、系统内是否有数字化的非数字材料、系统迁移历史、权限领域变化以及向国家档案馆的转移情况等。此外，机构还需描述如何确保档案管理实践和系统使用的质量，例如通过系统的自我审计和抽样实践。这些要求仅适用于国家政府的公共机构，且为最低要求，鼓励机构进一步发展其档案管理实践。丹麦国家档案馆通过问卷对公共机构进行监督，由于人员不足，实地检查非常有限。

瑞典在这一维度的特点是明确指定档案记录的创建者，因为任何记录只能属于一个创建者。“一个档案馆，一个档案创建者”的规