信息管理之创造简单易用的信息组织系统（PARA)

信息管理之创造简单易用的信息组织系统（PARA)

如何组织收集到的信息？信息太多，如果一个一个分类太过于繁琐，是不是需要学习各种打标签，分类的方法？有没有简单易行的方式？

我们需要创造一个简单易用的信息组织系统

每个项目都需要设定目标！这是初衷！

即便是这样一种开放式的项目，在具体实施的过程中也和其他项目别无二致，均需做好目标设定：​“我坚持认为应该为每个项目设定初始目标。有时候它们简短得就像是挂在口头上的碎碎念，比如‘别搞那么复杂！’‘要完美！’或是‘省点钱！’等。它们可以在我陷入迷茫时帮助我找回自己的初衷。我通常会将这些目标写在一张便笺上，这就是我放进文件盒里的第一份材料。​”

信息文件帮助我们进行反思

“文件盒有一个终极的好处，就是它可以帮助我们进行反思。许多人并没有意识到反思的重要性，每当完成一项任务时，他们便会如释重负，在稍事休息后又直接奔赴下一个目标。
实际上，文件盒为我们提供了一个很好的反思渠道，如果我们能够像考古学家一样持续挖掘文件盒里的丰富内容，那么便可以让自己穿越回每个项目的开局之初，再来探寻一些充满启发性的问题——
我当时是如何处理的？既定目标是否达成了？
是否采取了改善措施？执行过程中是否遇到某些变数？
还有没有更加行之有效的方法呢？ ​”

不要让那些复杂烦琐的系统把我们的工作也变得更加复杂和烦琐。

特怀拉·萨普的文件盒充分体现了一个小小的文件收纳用品所蕴含的巨大价值：通俗易用，创建和维护容易，便携性和稳定性强，便于查找、分享和归档等。可不要让那些复杂烦琐的系统把我们的工作也变得更加复杂和烦琐。

大教堂效应：我们需要创造一个有利于思考的空间

学术界将这种现象命名为“大教堂效应”(the Cathedral Effect)。研究发现，环境会对个体思维模式产生重大影响。当人们身处开阔空间，例如某些宏伟壮观的古典教堂建筑内时，思维格局会被明显打开；而当人们处于相对逼仄的空间内时，思考的内容则会变得更加具体。

因此我们必须对数字空间进行很好的掌控和塑造。

我们应当对各种虚拟空间进行有效的掌控和塑造，使其与我们的思维模式相匹配。否则，在数字世界中度过的每分每秒，都会让我们的精神感到无比疲惫和涣散。
如果数字环境打造得力，那么在需要执行任务或开发创意时，你便能更加有的放矢，而不会坐在电脑屏幕前大半天时间，才收集到一些最基本的原始材料。 第二大脑就好比一座思想上的大教堂，你可以随时前往拜谒，从外面的世界中一时解脱出来，沉浸在属于自己的一方天地之间。

所以，构建第二大脑的下一步，就是创造一个有利于思考的空间，以便对之前所抓取的各种碎片信息进行有效组织。

为什么建立一个信息组织系统如此困难？

上述组织系统中没有任何一种是与我的日常生活紧密契合的。它们总是让我受困于一系列错综复杂的规则之中，从而挤占了大量原本可以用于其他事务的时间，这就导致了它们的日渐式微。每当我放弃一套失败的组织方法后，便会重新退回到将所有笔记和材料归集在单个文件夹（通常是某个正在进行的项目）的路子上来。这种做法至少可以保证我手头上的项目能够获取到足够的资源——什么标签啦、归档啦、关键词之类的统统都不重要。

以行动为导向的方式构建组织系统—PARA

最终我将这种组织方法命名为PARA系统（PARA[插图]）​，它很好地概括了生活中常见的四大信息类型，也即项目(Project)、领域(Area)、资源(Resource)以及存档(Archive)。它是一种重行动、轻分类的信息组织法。

有了PARA系统，你将彻底告别以往那种费时费力的信息组织方式，只须聚焦于真正的重点所在：你所追求的目标。
信息组织过程中一个最容易踏入的误区就是过于追求完美，并将组织过程本身视为目的。 建立秩序的行为本身会带来自我满足感，许多人因此裹足不前，而没有将知识继续发扬和分享出去。对于这种重积累、轻利用的倾向，我们需要尤为警惕。

在各种项目推进的过程中，你通常都需要进行跨平台的操作，毕竟没有哪个平台是万能的。因此与其固守着某个应用程序不放，倒不如进一步强化信息组织系统的一致性，如此一来，即使再怎么频繁切换应用程序，我们都能够做到以不变应万变。项目就是项目，不会因为存储载体的不同而发生变化，于是我们便可以在统一思路的前提下，实现信息在笔记应用、电脑文件以及云端存储之间的无缝衔接。

在PARA系统中，每一条信息都可以被划入以下四大类别中：

1.“项目”​：工作或生活中正在从事的短期活动；

2.“领域”​：致力于长期履行的责任；

3.“资源”​：具有潜在利用价值的课题或兴趣点；

4.“存档”​：除上述三项以外的休眠信息。

项目：工作或生活中正在从事的短期活动

项目作为一种理想的现代化工作组织方式，具有两个显著的优点。一是它们都有始有终，经过一段特定周期之后便会宣告完结；二是它们都需要以某种明确的结果宣告终结，例如“定案”​“许可”​“发动”或“出版”等。

如果你尚未将手头的各项工作分解为明确而具体的项目，那么试着进行项目化改造吧，这将使你的工作效率得到质的飞跃。无论你是个体经营者、大公司职员，抑或介于二者之间，项目化的工作方式都是大势所趋。我们需要对自己所致力的项目了然于胸，才能更好地确定日程安排的轻重缓急、做好进度规划，并从重要性不高的事务中及时抽身。

领域​：致力于长期履行的责任

领域没有明确的目标，但是有特定的标准。

尽管项目非常重要，但并非所有事情都是项目。例如日常生活中的理财工作便没有明确的结束日期，只要生活还在继续，我们就需要不断思考如何理财。这项工作是没有止境的，即使你中了乐透大奖，还是必须面对理财问题（财越多，越要理）​。

不过“领域”和“项目”之间存在着明显的区别:

虽然没有具体的目标设定，但每个领域都有需要坚持的标准。比如对于理财来说，标准可能是按时支付账单，并维持家庭的基本需求；对于健康来说，标准可能是每周锻炼一定的次数，并将胆固醇控制在一定水平之下；而对于家庭来说，标准则可能是每个周末的晚上都与家人一起享受天伦之乐。

资源(Resource)：具有潜在参考价值的信息

第三类值得保存的信息名为“资源”​。所有你感兴趣，但又不属于“项目”或“领域”范畴内的主题，基本上都可以归入此类。

存档(Archive)：完结或搁置的事项

最后是“存档”类信息，它指的是原本属于前述三种分类，但目前处于闲置状态的信息。例如：

• 完结或取消的项目；

• 不再介入的领域（例如宣告终结的恋情或不再居住的公寓）​；

• 边缘化的资源（例如舍弃的爱好或取消关注的话题）​。

如果你在未来某一时刻突然有了新的需求——接手了一个与历史项目类似的任务——那么便可以在几秒钟内唤醒这些沉睡的信息。

PARA系统的具体样子

PARA系统是专为你的数字世界而设计的通用管理系统。它无须为不同的信息载体制定截然不同的管理方案，而是致力于且有能力让自己兼容各种电脑文件系统、云存储、数字笔记应用等。

如何确定个人笔记的存放位置？

对于新手来说，一个常见的误区是试图在记录笔记的同时确定其存放的位置以及存在的意义。 这种做法的问题在于，抓取信息的第一时间往往不是确定其性质的最佳时机。首先，你初次接触到这一信息，还没有足够的时间考虑其最终用途； 更重要的是，在记录笔记的同时还要迅速确定其性质，这无疑会给信息抓取过程增加大量工作负担和心理压力，从而大大降低当事人抓取信息的积极性。

这就是为什么必须将信息的抓取和组织分为两个独立的步骤，请注意，​“走心记录”是一项从信息取舍到长期存储的独立决策。大多数的笔记应用都设置了“收件箱”或“每日一记”项目帮助你将抓取的信息暂存，以便后续再行分类。你可以将其视为一块中转区域，各路信息将在此稍做停留，等待你将其悉心传送至第二大脑。将信息的抓取和组织进行明确分隔有助于让你保持专注，聚精会神捕捉各种感动，而将如何组织信息的问题留待其他时间（例如“每周小结”​，详见第九章）​。

归类流程：

根据上述排序，我们可以得出一份判断笔记如何归类的速查表，自上至下依次为：

1.该笔记对于哪个项目最有帮助？

2.若无：该笔记对于哪个领域最有帮助？

3.若无：该笔记属于哪种资源？

4.若无：请将其归入存档。

日益繁忙的工作，很容易导致我们在某些项目或目标上半途而废。 个人项目也好，长期目标也好，看上去都如此灵活，仿佛可以无限推延。这就导致我们费尽心机搜罗到的各种笔记、书签、收藏以及研究在文件系统中的位置越来越边缘化，直至有一天被彻底遗忘。

像管理厨房一样管理信息

试想一下，如果换作根据食材种类管理厨房：将新鲜水果、干果、果汁、冷冻水果存放在一起，仅仅因为它们恰好都是水果类——有够离谱不是么？然而这恰恰正是大多数人组织文件和笔记的方式——将所有的读书笔记保存在一起，仅仅因为它们都来自书本；将所有的引文保存在一起，仅仅因为它们都是引文。

相比基于“信息来源”的组织方式，我更加推荐以“信息归宿”为标尺——更确切地说，就是以该信息可能促成的结果为导向。 知识的价值并不体现在它的组织和分类形式上，而是体现在它是否能对与你相关的人或事产生影响。
从这个意义上来说，PARA系统并非一个文件系统，而是一个生产系统。它无意为笔记或文件寻找到“完美的存放位置”​，事实上，那样的位置也不存在。 整套系统会随着人们日常生活的瞬息万变而同步调整和改变。

任何一则信息（无论是文本文档、图片、笔记或是整个文件夹）都可以且应当在不同的分类之间灵活游走。你在参加培训时，可能会将某条有关培训技巧的笔记保存在一个名为“培训课程”的项目文件夹中；不久后，当你成为部门经理，需要培训下属时，可能会将上述笔记转移到名为“下属”的领域文件夹中；如果有朝一日你从公司离职，却仍然对培训工作饶有兴趣，那么可能会将这条笔记移至资源文件夹；而当你完全不再热衷培训事业时，这条笔记随之流转到了存档文件夹；后来的后来，你又决定开启一份商务培训的兼职工作，这条笔记便再度回归到项目文件夹，重新焕发活力。

总结

首先，需要为创作活动营造清爽的工作空间。历史文件的无序堆积将会大大降低人们的思考和行动效率。
其次，创作活动本身才是重中之重。
最后，已完成的创作项目乃是第二大脑的有机血液。它们为整个系统提供养分、生机以及行动基础。

总之，你的目标是将数字办公环境打理干净，并将与当前项目相关的所有信息归集在一起。如此一来，你便可以带着充沛的信心和明确的目标展开各种创作活动，而非面对着堆积如山的信息手足无措。
请始终谨记，所有的分类文件夹都不是一成不变的。PARA系统并非一个静态系统，而是动态的、持续发生变化的。你的第二大脑会随着项目和目标的更迭而不断蜕变，这就意味着你永远无须担心它不够完美或是完善。

行动建议

我的导师建议道：​“既要雷厉风行，又要举重若轻。​”也即以最迅捷的速度、最顺畅的途径解决问题。现在，我也想将这条建议分享给各位读者：不要让“如何组织‘第二大脑’”的问题成为压倒自己的另一个重负。请试着问问自己：​ “如何能够找出一条通往正确目标的捷径？​”

你可以首先询问自己：​“手头上有哪些正在进行的项目？​”然后为每个项目建立一个新文件夹。以下若干问题可以帮助你更好地展开相关思考：

• 关注你的想法：有没有哪些事务是你为之操心，却未将其作为项目对待的？当你的执行进度受阻时，应当采取哪些措施？

• 关注你的日程：有没有哪些事务是业已启动，需要持续跟进的？对此应当如何从长计议呢？

• 关注你的任务清单：目前正在开展的行动中，有没有哪些是与某个更大的项目相关联，而你尚未意识到的？你正在策划的沟通活动或后续行动中，又有没有哪些是与某个更大的项目相关联的呢？

• 关注你的电脑桌面、下载文件夹、文档文件夹、书签、电子邮件或是浏览器的标签页：你所保存的信息中，有没有哪些是与某个更大的项目相关联的呢？

请多加练习从抓取信息，到分类存放，再到在不同文件夹之间切换的整个过程。每当你完成某个项目时，可以将该项目文件夹整体搬迁至“存档”中；每当你新建某个项目时，再在“存档”中检视一下是否存在可以重新利用的内容。