11、即时沟通：重塑企业会议与协作模式

即时沟通：重塑企业会议与协作模式

1. 传统会议的困境

在企业界，会议常常声名狼藉。人们常抱怨“我今天一整天都在开会，明天才能把提案给你”，这反映出会议被视为非生产性的时间浪费，阻碍员工完成真正的工作。实际上，问题并非出在面对面沟通这种方式上，而是会议的召开原因、参会人员和会议组织方式的综合影响。

1.1 会议召开原因

• 议题过多 ：一次会议试图涵盖过多主题，导致关键讨论点只能粗略审查，无法得出决定性结果。
• 为了一致性 ：有些会议是为了保持固定的节奏而召开，比如每周四下午的销售更新会议，即便在日常沟通充足的情况下也照常进行。

1.2 参会人员

会议倾向于尽可能广泛地邀请可能从会议信息中受益或能为其增加价值的人员。然而，最有价值的贡献者往往是关键决策者，但他们通常很忙，可能无法参加或全程参与会议，而会议仍会照常进行。

1.3 会议组织方式

• 状态更新会议 ：分配过多时间讨论每个主题，演示者用冗长的幻灯片展示本可以在更短时间内讲完的内容。“轮流发言”的方式往往导致大量未经准备的陈述和临时评论，还可能出现离题情况。
• 概念和规划会议 ：鼓励开放式讨论和头脑风暴，但在初始头脑风暴结束后，后续会议往往缺乏明确的讨论主题，难以做出决策和推动工作进展。
• 问题审查会议 ：从聚焦关键问题的讨论演变成无限制的自由讨论