如何搭建一套采供协同质检系统？

在供应链中环节，采购的产品质量出了问题，很多人习惯性把锅甩给质检或者采购。

但真正在一线做过你就会知道：

• 靠质检兜底，只能防一时，防不了源头；
• 单靠管供应商，不盯交付质量，也容易出纰漏。

产品质检和供应商质量，本就是一套组合拳。一个控流程，一个控源头，必须协同起来，质量才稳得住。

所以我搭了一套采供协同质检系统，扫码就可质检，之前三个业务员负责的质检工作，现在一个业务员即可搞定。

一、为什么质检难做，产品质量管不住？

在传统模式下，采购质检流程存在三个明显问题：

• 录入效率低，质检人员需将每批数据手动录入ERP，耗时又易错；
• 沟通不通畅，质检结果通过微信、邮件一条条发给供应商，反馈慢、无记录；
• 改进无机制，即使发现问题，也只是退货处理，无法推动供方持续改进。

质检在做，供应商也在配合，但二者是割裂的，缺少协同。

最终质量出了问题，质检、采购、供应商都说“我做了”，但没人能说“问题解决了”。

问题不是出在谁做得不够，而是缺少一套贯通质检与供方的闭环机制。

二、采供协同质检系统能解决什么问题？

1. 到货扫码建单，质检效率提升

传统质检方式下，每到一批货，质检人员都要手动录入产品信息、供应商、规格等数据。 现在通过系统的扫码建单功能：

• 一扫即建单，自动关联采购订单、供应商信息、物料详情；
• 质检人员只需填写检验结果，无需重复录入；
• 支持批量扫码，快速完成整单建表。

过去一个质检员一天最多完成20单，现在一个人轻松搞定60单，质检效率提升 3 倍。

---

2. 质检结果自动同步，无需人工通知供应商

每次质检完成后，结果会自动同步到对应的供应商协同端，无需再人工发微信、邮件通知。

• 合格数据：自动归档，作为供方交付记录；
• 不合格数据：自动标注问题项，并支持发起后续处理流程。

这样既省去了反复沟通成本，也避免了“通知不到位”或“口头模糊解释”导致的扯皮。

---

3. 在线退货协同，处理流程更快更清晰

一旦发现不合格，质检人员可以直接在系统内发起退货申请：

• 填写不合格原因、退货数量、上传图片；
• 系统自动推送至供应商端确认；
• 审批通过后，自动生成退货单据，仓库直接执行。

整个退货流程在线完成，无纸化、可追踪、不靠人催。

---

4. 多次问题可发起8D整改，推动供方改进

对于多次出现质量问题的供应商，系统支持发起 8D 整改报告：

• 从问题定义、原因分析、对策落实到复发预防，每一步都有模板指引；
• 整改报告在线填写、审批、归档，供方必须逐项完成；
• 所有整改结果系统记录，后续可直接追溯查看。

---

5. 自动沉淀供应商质量数据，管理可量化

系统会自动统计每个供应商在质检中的表现数据，如：

• 供货总批次数；
• 合格率、不合格率；
• 不良项分布（如尺寸不符、颜色偏差、包装破损等）；
• 整改响应率与完成率。

这些数据沉淀为“供方质量档案”，未来用于：

• 供方评估与分级；
• 年度谈判或续约参考；
• 品控策略制定（如是否切换B类供应商）。

过去管供应商靠印象，现在靠数据说话，谁质量稳谁拿单。

三、系统怎么落地？采供协同质检是怎么跑起来的？

1. 来料扫码，自动生成质检单

• 采购到货后，质检人员直接扫码或选择采购订单；
• 系统自动拉取订单中的物料明细、供应商、规格、到货数量等信息；
• 生成质检单模板，避免人工重复录入，确保质检数据与订单信息一致。

这一环节让质检人员专注做检验，而不是在系统里填表。

2. 不合格即发起退货，在线协同供应商

• 不合格时，系统支持一键发起退货申请，包含： 不合格明细、退货数量、不良照片、不良分类；
• 审批通过后，自动推送给供应商协同端，供方在系统中确认并安排退货处理；
• 无需微信、电话反复沟通，退货流程有记录、有进度、有闭环。

3.连续问题发起8D整改，推动质量改善

• 对于连续出现问题的供应商，系统支持从质检单直接发起8D整改流程；
• 步骤包括：问题描述、根因分析、对策落实、复发预防等；
• 供方在线填写，质检或质量部门在线审核，整改完成后归档；
• 所有整改过程留痕可查，可用于后续复盘、稽核或考核。

这一机制让“退货”不再是结束，而是“质量改进”的起点。

4. 所有数据自动沉淀，驱动管理优化

• 每一批质检数据、退货记录、整改反馈，都会自动记录在系统中；
• 通过透视分析，企业可快速查看： 各供应商合格率趋势； 高发不良项统计； 8D执行完成率；
• 未来用于： 供应商分级； 年度评审、续签谈判； 制定重点监控或重点优化计划。

四、结语

把质量管住，靠的不只是“检”，而是机制

采供协同质检系统，不是为了“省人工”，而是为了真正做到三件事：

1. 让每一批来料都能检、有记录、有反馈；
2. 让每一次问题都能被响应、被追溯、被改进；
3. 让每一个供应商的表现都沉淀成数据，成为决策依据。

当采购、质检、供应商不再是“各管一段”，而是在同一套系统里流转、协同、改进， 质量这件事，才真正从“靠人管”变成“让系统管”。

质检不是一个点，供应商也不是一个单独的角色， 只有把两者串起来，企业的质量才有了可控性，也有了成长性。