16、档案管理与保存的全面指南

档案管理与保存的全面指南

1. 档案推广工作

档案推广工作需要对档案的使用方式有清晰的愿景。它能提高人们对馆藏档案的认识，确保档案被充分了解并发挥其最大潜力。无论档案库的规模大小和资源多寡，拥有这样的愿景以及内部和/或外部的推广策略至关重要，这样才能让推广工作更有针对性和成效。

2. 档案宣传倡导

宣传倡导对档案的良好管理至关重要。它旨在提高人们对档案重要性和价值的认识，确保有足够的资源来保管档案，并从政治家、管理者和公民那里获得维护档案的支持。宣传倡导活动涵盖范围广泛，从工作人员日常展现专业素养、传播档案信息，到资源密集型的集中营销攻势。和档案管理的其他方面一样，花时间分析宣传目标并制定策略是非常值得的。国际档案理事会设有宣传专家小组，并提供了一些非常实用的宣传工具。

3. 志愿者管理

档案工作一直吸引着志愿者，志愿者对档案库工作资源的扩充作用显而易见。然而，确保志愿者得到妥善管理，并使他们的工作与运营目标相契合，合理地融入工作计划中十分重要。如果对志愿者监管不力，让他们自行其是，那么这充其量是资源的浪费，最坏的情况是可能会损害档案。有很多资源可以为志愿者管理提供指导，包括档案与记录协会2011年发布的《馆藏保护志愿服务：最佳实践指南》。管理志愿者时，需要记住以下关键要点：
- 志愿者必须能从中获得益处（如工作经验、增强参加培训课程的竞争力、工作满意度、学习体验等）。
- 尽可能让志愿者融入团队（最好给他们安排与他人合作的任务）。
- 监督和评估他们的表现，以便他们能监测自己的进步和成就。
- 准备各种适合志愿者的不同项目。

管理志愿者的关键在于确保他们能享受这段经历，实