15、档案管理：数字化、访问与推广全解析

档案管理：数字化、访问与推广全解析

1. 档案数字化的原因与挑战

档案数字化是当今档案管理中的重要环节，有着诸多原因。首先，它能为研究人员创建远程访问的替代方案，让他们无需亲临现场就能查阅档案。其次，对于频繁使用或脆弱的记录，数字化可以防止其进一步磨损。再者，将档案转换为特定格式，便于与其他记录聚合，并以不同方式使用，例如利用光学字符识别对内容进行索引。此外，若原始档案需要远程存储，数字化副本能随时获取。最后，数字化档案还可用于展览或出版物。

然而，数字化技术虽价值非凡，但也有代价，且数字图像永远无法完全取代原始档案。在开展数字化项目之前，进行全面的可行性研究至关重要，要了解其利弊以及具体要求。成功的数字化项目关键在于质量控制，这极具挑战性，因为从原始档案材料创建数字图像本身就很枯燥。其过程包括：
- 使用扫描机或相机捕获图像。
- 检查图像是否清晰。
- 根据需要更改捕获格式，以满足访问和保存副本的要求。
- 确保图像有有意义的名称，并按需添加元数据。

质量控制这一重要但可能枯燥的任务，应由不同的人纳入流程中。因此，初始工作劳动强度大且有成本影响。图像创建完成后，连同其描述性和管理性元数据，需要存储在存储库中。存储库及其内容需要遵循数字保存策略，这可能存在风险且长期成本高昂，所以需要权衡收益与成本。

2. 档案访问政策

档案访问的基础是有明确的政策，规定谁可以访问以及在什么条件下访问。使用公共资金资助的档案通常需要向公众提供访问权限，特别是纳税人。欧洲委员会关于欧洲档案访问政策的建议指出，“访问公共档案是一项权利。在尊重民主价值观的政治体系中，这项权利应适用于所有用户，无论其国籍、身份或职能如何