13、档案管理：从接收、评估到整理描述的全流程指南

档案管理：从接收、评估到整理描述的全流程指南

1. 档案获取与权限

在档案管理中，当无法找到档案的权利所有者时，仍有可能出于保存和访问的目的使用档案，但需要记录相关的调查工作，必要时还可寻求专家建议。同时，知识产权法虽然限制了权利的期限，但也承认了公众在长期内获取文化遗产的权利。不过，某些档案所附带的知识产权限制，可能会使获取这些档案变得不那么可取。

2. 档案接收

2.1 接收定义

档案接收是指将一组来自单一创建者的记录同时纳入档案库的过程。这是档案进入存储库的初始登记环节，能提供关于该来源记录总体的关键细节，对于档案的全局管理至关重要，尤其是当记录来自外部来源时。

2.2 接收登记

传统上，档案管理员会使用正式的装订本记录传入的档案，如今则更多采用数字形式的接收登记册，一些档案管理软件还设有专门的接收模块。接收登记册包含了存储库中所有记录的信息，是控制档案内容的第一步，能为后续更详细的编目工作提供依据，并提供所有馆藏的基本清单。以下是接收数据的示例表格：
| 数据 | 示例条目 | 注释 |
| — | — | — |
| 唯一接收编号 | 2015/002 | 通常使用当前年份和连续编号 |
| 获取/录入日期 | 2015年1月15日 | 有时记录在录入登记册之前就已获取 |
| 标题 | 萨默斯镇社区剧院记录 | 方便识别材料的名称 |
| 材料数量 | 10个记录盒 | 确保识别接收的所有部分 |
| 存放者或供应商详情 | 詹姆斯·史密斯，剧院经理，萨默斯镇社区剧院，伦敦N1查尔顿街15号 | 可能是同事、个人、代表创建组织工