7、记录管理全解析：从信息区分到效益提升

记录管理全解析：从信息区分到效益提升

1. 记录管理概述

记录管理，是对记录的创建、接收、维护、使用和处置进行高效且系统控制的领域。其涵盖了从有人产生记录需求到记录最终销毁（若不销毁则作为档案长期管理）的全过程。记录源于工作，而非工作的目的是创造记录。通过合理组织记录，能实现高效存储、便捷查找以及适时销毁，同时确保关键记录在灾难时可及时恢复。

2. 信息与记录的区分

信息是传达或代表的事实或观点，用于增进对某人或某事的整体理解，不一定是证据。而记录是任何介质或格式的记录信息，能为人类活动提供可靠证据。以下是信息的一些特点：
- 知识、数据、事实、新闻
- 在各方之间传递
- 经过某种处理
- 对事实或数据的解读
- 非虚构
- 不一定是证据

记录具有事实性、可包含数据和新闻等特点，且一定是证据。以下表格展示了日常生活中常见事物属于信息、记录或档案的情况：
| 示例 | 信息 | 记录 | 档案 |
| — | — | — | — |
| 出生证明 | √ | √ | √ |
| 当前驾驶执照 | √ | √ | × |
| 档案与记录管理教科书 | √ | × | × |
| 报纸剪报 | √ | × | × |
| 双层玻璃广告 | √ | × | × |
| 家长教师协会会议记录 | √ | 仅当记录者为官方保管人时是记录，若是记录则可能是档案 | |
| 网站打印件 | √ | × | × |
| 个人通讯录 | √ | √ | × |
| 从杂志、书籍收集的食谱文件 | √ | ×