工具及方法 - 如何进行任务管理

如何做好你该做的事，这是你的一生之敌。

没有一步到位的工具和一劳永逸的方法，只有不断变化的需求和自己用起来顺手的感觉。

对于GTD工具，在手机上安装过番茄工作法的工具，在电脑的Excel上也做过任务列表，在免费的项目管理工具ProjectLibre上也试过，还有在手机上安装使用OminiFocus，印象笔记上也用过待办事项管理，在纸质日记本上也记录任务信息，等等。所以我还是做过很多尝试的，但也都没有觉得达成很好的效果。

这些方法，要么目标设置不合实际，要么操作不够简单，要么使用场景有限，要么跟踪效果不佳，要么灵活性欠缺，等等。总之虽然有的有些效果，但都没能完全解决问题。

另一个原因，可能也是我的目标太多了，事情太杂了，本身也是难以描述和管理，再加上自律能力较差，执行能力欠缺，自己为难了自己。

后来我想了一下，我的诉求是，不要一回家就玩手机，而是清楚的知道自己还有重要的事没做，并能确定此时优先级最高的任务是什么，根据当下的条件来选择一件有意义的事去做。

于是乎，按照我的想法，我做了一个Excel表格：

1，以一年为单位，来计算每次要做的事情的次数。

2，优先级越高的任务，则要做的次数越多。

3，每完成一次任务，则实际进度+1.

4，预期进度是按照今年已过去的天数来计算应该完成的任务次数。

5，优先级是实际进度相对预期进度的百分比，占比越高则优先级越低。

6，标记是用来标记优先级达到一定程度的任务，出现标记意味这此项任务需关注，并增加执行次数。

7，当前日期可以手动更新，快捷键Ctrl + "; " ，或者使用公式TODAY( ) 也可以。

公式介绍：

1，年总天数

=DAYS(C3,C2)+1

2，当前日期

=TODAY()

3，当前天数

=DAYS(C5,C2)+1

4，预期进度

=$C$6*C11/$C$4

5，优先级

=(D11-E11)*100/D11

6，标记

=IF(F11>30, "√", "")

这样的话，只要把你需要做的事情都列出来，然后按照优先级设定每年要做多少次。当有空闲时间却不知道要做什么时，就可以打开这个文档看下，想要做什么。或者做了什么事以后，相应的任务项的实际进度次数+1。

当出现有标记的情况，就表明有些任务的完成度太差，需要补救。标记设置的条件是，未完成的任务次数占比超过30%，这个可以根据自己的情况进行调整。或者人工检查一下优先级一列的数值，找出其中比较大的任务来执行。

及时更新这个文档，就能够较好的进行任务管理。唯一较麻烦的是，Excel文档一般要用电脑打开和编辑，如果需要临时的记录信息，比如今天做了哪些事，可以记在手机记事本上或其他方便的载体。

这种任务管理不是严格的控制在什么时候什么地方做什么事，那样太难太累太变态，而是日拱一卒，在有限的时间里做有限的事，成为一个自己想成为的人。

还可以在最下面加一行total总结行：

第一个是总任务次数，第二个是预期完成总任务次数，第三个是当前已完成总任务次数，第四个是完成的百分比。

注意到，这里只是按照任务次数来衡量任务的完成度，注重过程而不是结果，降低我们的预期，减少心理上的压力，而专注于坚持不懈和不断进步，不是一定要做到最卷，但一定要做到最后。

相对的，增加一个成就系统，来增加自己的信心，提高自我认同，保持动力，如下：