信息管理之信息管理者的好习惯，轻松管理项目，实现知识复利-优快云博客

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总结

在保持内心守序的同时，我们还须遵循一套外部秩序——由基本原则和行为准则构成的规则体系。本文介绍的体系给出三种好的习惯，帮助我们减轻认知负荷，释放思维能力。

三种好的习惯：

项目清单：关注项目启动和结束阶段，给出两种清单工具（启动清单和结束清单），确保项目从启动到收尾整个过程的前后一致性，并强化成果运用。使用清单工具，不必担心生物大脑没有记全，释放大脑压力，保证完成质量。
定期回顾：定期回顾你的工作和生活，并决定是否需要做出改变。给出两种清单工具（每周小结清单和月度小结清单）。
时时留意：不失时机地对笔记进行编辑、标记或位移，进一步提升其“可见性” 。处处留意各种改善机会，并利用项目推进的间隙付诸实践。无须等待整块时间，随时留意，为项目完成收集信息。

始终记住：我们并不是在编纂一套天衣无缝的百科全书，而是在营造一种工作环境。看起来很完美，但容错率极低的系统和方法实际上是很烂的，好用的（容错率高）的系统才是完美的。第二大脑系统容错率高，我们无需担心挂一漏万。

清单工具总结

项目启动清单

事项	内容	注意事项
1.记录有关该项目的现实想法	新建一个空白笔记，开展一轮头脑风暴并将所有的想法统统记录下来。 - 在开展头脑风暴时，使用以下一些问题提示思路：我对该项目了解多少？我还需要了解哪些信息？我的目标或意图是什么？我可以向谁征求意见？我可以借鉴或听取哪些想法？	- 可能有帮助的行动安排： - 回答先决问题：你希望取得何种收获？ - 最大的不确定性或问题是什么？最可能导致失败的因素是什么？ - 与利益相关方的沟通：向你的上司、同事、委托人、顾客、股东、承包商等一一解释项目概况和重要性。 - 定义成功标准：该项目的成功要件是什么？最低目标和扩展目标分别是什么？ - 正式启动：组织一场通报会，确定预算与时限，将目标任务传达给相关人员并确保所有人明确各自的职责。根据我的经验，一场充满仪式感的启
2.检视可能包含相关笔记的文件夹（或标签）	察看手头所有文件夹，寻找可能与启动的新项目相关的信息，包括模板、大纲以及历史项目概况等。	执行此步骤时不宜进行头脑风暴，想法太多只会对当前工作产生干扰
3.全盘搜索相关术语	搜索可能错过或遗漏的笔记。	前提是使用“渐进式归纳法”可以帮助我对笔记内容做一概览，而不必一字不漏地通读全文。
4.移动（或标记）相关笔记至项目文件夹	所有笔记转移至项目文件夹中，而该文件夹自然是以新项目命名	笔记存放在哪个位置并不重要，重要的是你能够在埋头于项目的同时快速调取这些参考资料。
5.撰写笔记大纲和项目方案	将所有素材加以整合，并编制一份项目大纲（“思想群岛”）仅将一大堆想法七拼八凑在一起是不够的，还需构建一套逻辑清晰的行动规划以明确后续任务。	在制作项目清单的过程中，重点要考虑项目的处理逻辑，而非具体步骤。

项目完成清单

事项	内容	注意事项
1.标记项目为完成状态（在任务管理器或项目管理应用程序中）	首先察看任务管理器，收尾步骤——取得最终批文、提交材料、交付成果是否完成？
2.划除项目目标并移至“已完成”列表	- 移动并进行复盘思考：最初设定的项目目标是否业已实现。如果顺利达成，那么成功因素包括哪些？我应当如何总结套路或进一步强化优势？如果进展不利，是出于何种原因？我可以吸取哪些教训或做出何种改变以免重蹈覆辙？	复盘所需时间取决于项目规模。一个庞大的团队项目可能需要数小时的深入分析。一个小型的个人项目可能只需几分钟的反思即可。
3.重温“半熟素材”并移至其他文件夹	任何可能与其他项目相关的“半熟素材”，我都会将其移至对应的项目文件夹中。	如果我们总是能在上一次奋斗的基础上继续思考，而非每次从零开始，那么必然能够占尽先机。
4.移动项目文件并加以归档（跨平台）
5.对暂时搁置的项目：在归档前，添加一条记录当前状态的笔记至项目文件夹	- 该项目文件夹内新建一条名为 “当前状态” 的笔记，写下若干备注以供日后参考：我可能会以要点的形式描述项目的最新进展、推迟或取消的具体原因、参与人员及其职责、从中吸取的经验教训等。	每当某个项目停滞不前时，我都会坦诚以对，并利用几分钟时间记录下自己当前的想法。即使相隔数月甚至数年之久，我也可以毫不费力地重新拾起。

引子

习惯可以减轻认知负荷，释放思维能力，从而有利于注意力的合理分配。只有让生活变得更加简单，才能为自由的思考和创作腾出足够的心理空间。

虽然生产力和创造力常被视为一组相互排斥的对立面——一个是具体明确的，另一个则是抽象开放的——但在我看来，二者却是相辅相成的。当我们的生活井井有条且务实高效时，便会为创造力的释放打开空间；当我们对创作过程胸有成竹时，便不会太过纠结自己是否走对了方向，从而大大缓解了精神内耗。
这种秩序与创意之间的平衡，是在构建第二大脑的过程中需要刻意植入的理念。

守序是一种习惯，一套可复制的信息处理运用法。

厨师们运用“餐前准备”——饱含哲理和智慧的实用技术，作为“外部大脑”。它可以让他们将抽象思维与外部环境有机结合，实现烹饪过程中机械重复环节的自动化，从而让自己完全专注于创造性的工序。

谁都希望这个世界能够暂停片刻，好让自己稍做喘息，然而这并不现实。

在保持内心守序的同时，我们还须遵循一套外部秩序——由基本原则和行为准则构成的规则体系。这一体系将对我们的精力和思绪加以有效引导，从而使我们在应对瞬息万变的信息乱流时更加有章可循。

我将向你介绍三种好习惯，你可以将它们与日常生活有机结合，以确保你的第二大脑运作良好。其中每一种习惯都会帮助你从时间、空间、意愿等方面为自己画出相应的心理舒适圈。这种范围限定将有助于你分辨应当关注什么，又应当忽略什么（后者与前者同样重要）。对于构建第二大脑来说，最重要的三种习惯分别是：

• 项目清单： 确保项目从启动到收尾整个过程的前后一致性，并强化成果运用；

• 每周和月度小结： 定期回顾你的工作和生活，并决定是否需要做出改变；

• 处处留意： 不失时机地对笔记进行编辑、标记或位移，进一步提升其“可见性” 。

项目清单：通往知识快车道的金钥匙

不过很多人都忽略了一点，那就是在这条看似线性的活动轨迹中，其实还隐含着一条“反哺”的回路——将以往生产过程中所创造出的知识予以“回收”，以供未来使用。这就好比投资者对待金钱：他们不会将投资收益一次性花光，而是会从事再投资，如此一来，财富便会如同滚雪球一般越来越大。

通过进一步的观察可以发现，在“知识回收”过程中有两个关键节点，或者说两个分岔路口，这也正是你可以做出改变的机会窗口。这两个关键节点就是项目的启动和收尾时刻。前者对应的是 **“项目启动清单”，而后者则对应着“项目完成清单” **。

在这里插入图片描述

项目启动清单

航空公司的飞行员会在起飞前执行一份“飞行预检单”。该清单列明了所有需要检查和准备的事项，足以确保飞行员完成所有必要步骤，而不必担心生物大脑没有记全。与之形成鲜明对比的是，大多数人在启动项目时表现得相当随意。

以下是我自用的一份启动清单：
1.记录有关该项目的现实想法；
2.检视可能包含相关笔记的文件夹（或标签）：
3.全盘搜索相关术语；
4.移动（或标记）相关笔记至项目文件夹；
5.撰写笔记大纲和项目方案。

1. 记录有关该项目的现实想法

新建一个空白笔记，开展一轮头脑风暴并将所有的想法统统记录下来。

在开展头脑风暴时，我经常采用以下一些问题提示思路：
• 我对该项目了解多少？
• 我还需要了解哪些信息？
• 我的目标或意图是什么？
• 我可以向谁征求意见？
• 我可以借鉴或听取哪些想法？

将相关想法以要点形式记录在原始笔记中，使相关信息一目了然，且便于编辑和移动。

2.检视可能包含相关笔记的文件夹（或标签)

我会察看手头所有文件夹，寻找可能与启动的新项目相关的信息，包括模板、大纲以及历史项目概况等。

快速通读这些笔记，并从中寻找感兴趣的内容，整个项目一气呵成。

还须注意，执行此步骤时不宜进行头脑风暴，想法太多只会对当前工作产生干扰。

3.全盘搜索相关术语。

搜索可能错过或遗漏的笔记。

渐进式归纳法”可以帮助我对笔记内容做一概览，而不必一字不漏地通读全文。

4.移动（或标记）相关笔记至项目文件夹。

将第二步和第三步中收集的所有笔记转移至项目文件夹中，而该文件夹自然是以新项目命名。笔记存放在哪个位置并不重要，重要的是你能够在埋头于项目的同时快速调取这些参考资料。

5.撰写笔记大纲和项目方案。

将所有素材加以整合，并编制一份项目大纲（“思想群岛”）。

仅仅将一大堆想法七拼八凑在一起是不够的，还需构建一套逻辑清晰的行动规划以明确后续任务。

在制作项目清单的过程中，重点要考虑项目的处理逻辑，而非具体步骤。

可能有帮助的行动安排：

回答先决问题：你希望取得何种收获？
最大的不确定性或问题是什么？最可能导致失败的因素是什么？
与利益相关方的沟通：向你的上司、同事、委托人、顾客、股东、承包商等一一解释项目概况和重要性。
定义成功标准： 该项目的成功要件是什么？最低目标和扩展目标分别是什么？
正式启动： 组织一场通报会，确定预算与时限，将目标任务传达给相关人员并确保所有人明确各自的职责。根据我的经验，一场充满仪式感的启

项目完成清单

对于脑力工作者来说，每个项目的结束都是一个特别时刻，因为它意味着一次不可多得的休止。现今的工作之所以充满挑战，很大一部分原因在于事情似乎总是没完没了，这可真令人心累，不是么？

除了单纯地庆祝完工之外，我们还应为日后的工作总结宝贵的经验和思考，因此一份项目完成清单是不可或缺的。它可以帮助我们通过一系列步骤发掘具有重复利用价值的知识资产，并将其余材料予以归档。

以下是我的项目完成清单：

1.标记项目为完成状态（在任务管理器或项目管理应用程序中）；

2.划除项目目标并移至“已完成”列表；

3.重温“半熟素材”并移至其他文件夹；

4.移动项目文件并加以归档（跨平台）；

5.对暂时搁置的项目：在归档前，添加一条记录当前状态的笔记至项目文件夹。

1.标记项目为完成状态（在任务管理器或项目管理应用程序中）

通常来说，在彻底完工之前，还会有一些收尾步骤——取得最终批文、提交材料、交付成果等——所以我们需要首先察看任务管理器。

2.划除项目目标并移至“已完成”列表

我喜欢抽出少许时间用于思考最初设定的项目目标是否业已实现。如果顺利达成，那么成功因素包括哪些？我应当如何总结套路或进一步强化优势？如果进展不利，是出于何种原因？我可以吸取哪些教训或做出何种改变以免重蹈覆辙？思考上述问题所需时间取决于项目规模。一个庞大的团队项目可能需要数小时的深入分析，而一个小型的个人项目可能只需几分钟的反思即可。

3.重温“半熟素材”并移至其他文件夹

如果我们总是能在上一次奋斗的基础上继续思考，而非每次从零开始，那么必然能够占尽先机。

对于任何可能与其他项目相关的“半熟素材”，我都会将其移至对应的项目文件夹中。“领域”和“资源”类文件夹同理。此操作的容错率很高，即使无法一网打尽也没关系，毕竟任何归档材料都可被完整搜索出来，因此我们无须担心有所疏漏。

4.移动项目文件并加以归档（保持跨平台同步）

5.对暂时搁置的项目：在归档前，添加一条记录当前状态的笔记至项目文件夹。

该项目文件夹内新建一条名为 **“当前状态”的笔记，写下若干备注以供日后参考。例如，我可能会以要点的形式描述项目的最新进展、推迟或取消的具体原因、参与人员及其职责、从中吸取的经验教训等。有了这些海明威之桥 **，我便可以放心地将该项目封存，因为我知道自己有能力随时唤醒它。
每当某个项目停滞不前时，我都会坦诚以对，并利用几分钟时间记录下自己当前的想法。如此一来，即使相隔数月甚至数年之久，我也可以毫不费力地重新拾起。如果我们学会将一个项目暂时“冷藏”起来，从此无须时刻牵挂、事事上心，这该有多么给力、多么令人欣慰啊！

其他选项

以下是一些可以纳入项目完成清单中的额外选项：

•** 回答先决问题：** 你取得了何种收获？哪些事情做得不错？哪些还可做得更好？今后可做出哪些改进？

• 与利益相关方的沟通： 向你的上司、同事、委托人、顾客、股东、承包商等通报项目完成状态及相关成果。

• 评估成功标准： 该项目的目标是否达成？判定成败的依据为何？投资回报率是多少？

•** 正式结束项目并开展庆祝：** 做好发送邮件、发票、收据、反馈表、文档等收尾工作，与团队或合作者一道庆功并享受满足感。

引入项目清单并非为了将工作变得死板和套路化，而是帮助我们更加利落、果断地启动和完成项目，避免出现某些“落单”任务迟迟得不到落实。

定期回顾：对笔记进行批量处理的动因（及频率）

管理培训师兼作家戴维·艾伦在其颇具影响力的著作《搞定》[插图]中率先提出了“每周小结”的做法。艾伦将 “每周小结”定义为每周一次的定期回顾，用于重温自己的工作和生活，并让大脑得以放空。他建议利用每周小结记录新的待办事项、回顾当前项目进展以及确定下一周的优先事项。

：回顾我们在过去一周中创建的所有笔记，用简洁的标题提示其中内容，并将它们归类到适当的“PARA文件夹”中。大多数笔记应用都设计了某种形式的“收件箱”，用于存放新收集的笔记以备日后查阅。在笔记应用的帮助下，我们回顾单篇笔记的时间仅需短短数秒，从而可在几分钟内完成对每周笔记的“批量处理”。

每周小结

以下是我的每周小结清单，视一周的忙闲程度，一般每3到7天执行一次。重点不在于执行固定计划，而在于培养定期清理收件箱的良好习惯

我会将以下清单做成一张数字便笺，存放在电脑中以便查阅。

清理电子邮件收件箱：如果任由邮件周复一周堆积下去，便很容易将最新的、需要进行反馈的信息与历史信息弄混；
检查日历： 浏览过去几周的安排以查漏补缺，同时为接下来的几周做好准备；
清理电脑桌面：接下来是清理电脑桌面上堆积的文件。我发现，如果任由这些文件不断侵占桌面，我的数字环境迟早会凌乱到让我无法思考；
清理笔记收件箱：
1. 对这些笔记进行一次性批量处理，迅速而直观地判断每条笔记分别对应哪种类型的“PARA文件夹”，并根据需要创建新文件夹。
2. 鉴于任何笔记都不存在绝对正确的分类，再考虑到搜索功能的超高效率，我们大可以放心地根据自己的第一反应来分类。
3. 为每条笔记添加提示性标题，并移至合适的“PARA文件夹”中——就是如此简单实用。
确定下周优先事项：
1. 首先是清理任务管理器的收件箱。
2. 以及对每条信息的简要掌握，可以果断地做出抉择，确定下周需要完成的重要事项。

月度小结

与脚踏实地的每周小结相比，月度小结则更加偏重反思和整体考虑。这是一个让自己从繁忙的日常事务中抽离出来，对项目整体状况进行评估，以及对目标优先级乃至整个系统进行实质性调整的绝佳机会。

以下是我的月度小结清单：

对目标进行评估和更新：
1. 首先会对季度和年度目标进行评估，在这一过程中我会询问自己：“我取得了哪些成功或成就？”“出现了哪些意外状况？我可以从中学到什么？”等。我会花些时间划除业已达成的目标，添加新目标，或是对目标范围进行合理化调整。
对项目列表进行评估和更新：
1. 将已完结或取消的项目进行归档，添加新项目，或是反映活动项目的最新变化等。
2. 这些更新将在我的笔记应用中予以同步。
3. 项目列表必须实时、快速、准确地反映现实目标和事务优先级。我们的第二大脑是以“项目化”为核心的。一个称手的项目文件夹，将大大有利于我们关注和收集创意，从而更好地推进项目。
对责任领域进行评估：
1. 思考各种生活领域（例如健康、财务、人际关系以及家庭生活等），并决定是否需要在某些领域做出改变或采取行动。这
2. 种反思往往能产生新的行动项目（我会将其收录至任务管理器中）或笔记（收录至笔记应用中）。
对待办任务进行评估
对优先事项进行重排：我常常惊叹于短短一个月的时间所能带来的巨大改变。上个月看来还至关重要的事项，到了下个月便可能变得无关痛痒了，反之亦然。

处处留意：利用第二大脑制造幸运

留意到某条笔记的标题可以进一步优化，于是对其加以修改，以便日后查找；

留意到可将不同笔记中的相似内容合并到同一笔记中，以免引起混乱；

留意到你手头的某些素材可能对他人有所帮助，随即加以分享，即使尚不成熟。

处处留意就是要利用好碎片时间

且不说获得大块空闲时间的概率微乎其微，根据我的观察，即使有幸做到这一点，情况也远不如想象般乐观。在面对堆积如山的问题时，人们往往会因纠结于细节而无法自拔，很难取得实质进展。然后他们便会深感内疚，因为花费了这么多时间，仍然无法打开局面。事实上 ，对于一般人来说，想要在重塑自我的试炼中一蹴而就，难免有些不切实际。生活中的方方面面纷繁芜杂，根本无法在所有细节上面面俱到。