基于职能的文件分类探析

第三章 基于功能的分类

引言

基于职能的分类，在本书中也称为文件分类，强调文件记录的功能，以确保文件记录的上下文在长时间内保持完整和安全。这一概念所使用的术语尚未统一，因此诸如职能分类、基于职能的分类和业务分类等表述均被使用（Orr，2005；Henttonen 和 Kettunen，2011）。因此，作者在文中交替使用这三个术语。

文件分类由谢伦伯格提出，他将筛选概念引入档案管理，强调在官方文件永久保存为文件记录（脱离其原始机构）以及最终成为档案时，区分这些文件所涉及的流程。这一过程并不简单，因为在英格兰，“文件记录”和“档案”这两个术语往往可以互换使用，而在美国，则根据使用场景对这两个术语加以区分。大多数文件记录被保存的主要原因是为了实现其创建和积累的目的。此外，出于文化原因，以及档案机构的参考和研究目的，也需要保存文件记录。

鉴于文件记录需要长期使用，谢伦伯格提出了一种分类方法，用于筛选并保留具有证据价值的相关文件记录。该方法基于组织与职能，被称为基于记录或职能的分类。

尽管存在其他对文件进行分类的方法，例如按主题分类，但谢伦伯格拒绝了这些方法，认为它们仅适用于参考和信息文件。他强调必须从对机构职能、活动和事务的分析入手（福斯卡里尼，2009）。另一方面，文件记录应依据职能进行分类，因为它们是职能的结果，也应与职能相关联使用。如果组织结构稳定，且其职能和行政活动明确定义，则也可以参考组织结构进行分类（谢伦伯格，1956年；福斯卡里尼，2009年）。因此，基于职能的分类是一种方法，已成为美国及其他地区文件分类的参考依据，而功能分析框架（功能—活动—事务模型）已在全球范围内成为有用的参考。

还有其他因素影响了文件记录分类系统，例如基于文件记录更高的凭证价值和信息价值进行的文件聚合、鉴定和筛选。谢伦伯格模型的关键在于，必须考虑可预见的保管期限和保存需求。谢伦伯格也未提及文件记录的性质及相关理论考量（例如建立并延续文件生成的原始背景的需求），而是从实用角度得出结论：文件记录应按需进行分类以实现快速检索，但不应过度分类。

文件分类的发展

本次对分类的回顾重点探讨了文件记录从早期登记处和归档系统到现代电子系统的分类发展。文中还讨论了文件分类方法的演变、分类的原则，以及选择基于功能的最新文件分类方法的原因。

基于档案学方法的登记处是早期用于管理和负责公共文件维护与使用的手段。这一概念最初在德国提出，但在欧洲大陆的发展有所不同。主要区别在于其在政府结构中的相对位置。在欧洲，撰写和抄写信函的文书职能与提供文件记录服务的职能相分离。专门被称为“登记处”的机构逐渐发展起来，以保存和管理现行阶段的文件记录。登记处接收来自中央文书办公室的部门邮件。这些邮件被登记、编制索引，并连同所有相关附件分发给相应官员。回邮随后依照既定的分类方案，按照四个流程（登记 → 索引 → 分类 → 清单）进行分类。

1. 包含单个文件条目并按连续编号顺序排列的账簿或卡片档案登记簿；
2. 人名和主题索引；
3. 表明文件记录实际排列所依据的主题标题的分类方案；以及
4. 目录，显示根据分类方案保存的实际文件。

波斯纳对该早期系统的观察表明，其存在过度理性化和过分细化文件记录子分区的倾向。该系统被认为过于复杂，逐渐被更简单且逻辑性更强的分类方案所取代。分类的实践归纳原则在16至17世纪逐步发展，并在18世纪被理性演绎原则所继承。

相反，在英格兰，由于文件记录在没有经过筛选过程的情况下就被直接移交存储——即档案管理黄金法则，因此很少有机会发展关于非现行记录分类的理论。理论发展的缺乏也源于对文件记录和档案的认识方式。在英格兰，文件记录和档案被视为类似的事物；因此，无论是现行阶段还是非现行阶段的文件记录，都会被纳入存储。

德国以其行政效率著称，在17和18世纪开发出一种革命性的新方法，用于组织政府生成和接收的文件记录。所有文件记录主要与同一主题相关，其次与特定的业务交易、活动或程序相关，而不受其传递状态（即完善程度，例如草案、原件或副本）、形式或价值的影响。这些文件记录将逐步组合成独立的物理和逻辑单元，称为dossiers或文件，然后根据各种同质性标准（如个人或机构名称、地理单位、主题事项或日期）以有机方式进一步组合，这一系统被称为Registratursysteme（福斯卡里尼，2009）。这是首个依据全面的、基于主题和职能的Aktenplan（即文件规划）对文件记录进行系统性分类的实例。“混合模型”分类法的有效性源于其作为一种自然方式进行行政工作的特点，这种工作方式本身非常理性、线性和严谨。图3.1表示从17世纪到20世纪早期分类系统的时间线。

德国体系声称具有系统性和先进性；然而，posteriori，事后是该体系的一个缺陷（福斯卡里尼，2009）。因此，相关业务交易中相互关联的文件记录之间的明确链接，是在其所涉及的活动结束且相应文件被移交至中央登记处时才建立的，而不是在文件创建及产生这些文件的活动进行过程中同步建立的。因此，批评者认为，文件记录的“原始顺序”是为了行政控制而人为构建的。

19世纪初，由于拿破仑的征服，德国体系在整个欧洲大陆广泛传播。拿破仑的行政体系采纳并改进了该体系，将分类与登记功能结合为一个统一的工具。随后，对所有收发通信的系统性识别和预先组织进一步扩展到内部文件记录。经过这些调整，分类成为拿破仑行政体系的核心。

意大利体系依托法律体系，于20世纪中期发展出一套用于文件记录分类与登记的方法。拉斐尔·德费利切的著作从概念性和方法论角度广泛探讨了文件分类问题。德费利奇认为分类应是系统性的，并以一种有机的、逻辑的和一致的方法设计该体系。他主张分类应按照“职能”进行系统化，且将活动与机构互换使用（福斯卡里尼，2009年）。尽管德费利奇在其著作中未明确界定“职能”一词，但该词被定义为特定机构或个人在某一职能范围内开展活动的权限与能力。他在著作中对“职能”的运用反映了后来谢伦伯格在20世纪50年代提出的职能—活动—事务概念。

在美国，由于产生了大量文件记录，文件分类在应对存储问题时得到了认可。谢伦伯格明确指出：“现代公共记录非常庞大”，并且这种增长不会在某个水平上停止，因为随着人类人口的增长和新技术的发展，所产生的文件记录将呈指数级增加。减少文件数量至关重要，只有具有档案价值的文件记录才应被保留。当时关注的重点是如何识别并保存有价值的文件记录，而对文件价值的评估则处于次要地位。因此，谢伦伯格建立了确定文件记录凭证价值和信息价值的标准，旨在评估文档的凭证价值和信息价值，其中包括文件的独特性、其功能和形式，以及它与组织整体方案的关系等。

谢伦伯格针对其所处环境发展的理论因此强调了通过从大量文档中筛选出永久有价值的部分来减少体积的必要性，并使这种筛选结果能够被研究人员智能地获取（斯塔普尔顿，1983–84）。

福斯卡里尼（2009）最近的研究表明，当组织结构与分配给任何特定实体的职能和活动层级相对应时，按“职能”构建的分类系统将在一定程度上是“基于职能的”。然而，分类不会影响行政变更，因为其灵活性受制于组织环境。这一组织环境决定了其结构，而非行政变更。因此，“职能”是德费利奇提出的分类系统中的一个变量（其他变量包括职能、认知行为和档案关联）。分类的认知行为在于通过对机构职能和档案关联的合理归类，确保系列的正确形成，确定档案全宗的内部结构，因此在他看来，分类成为“实现档案形成的唯一手段”。

按职能对信息进行分类的理由

尽管基于职能的分类被认为比基于主题的分类更具相关性，但根据文件的主题内容进行分类仍然是普遍的做法（LAC，2006a，2006b）。这种做法的转变始于20世纪80年代，当时档案管理员开始强调职能分析和微观鉴定。当前的分类趋势与基于职能的概念保持一致，即基于对业务职能和活动的严格分析。基于职能的分类是根据对机构业务职能、子职能和活动的分析，对记录所有反映或证明机构活动的文件记录进行逻辑排列。基于职能的分析侧重于机构的问责议程，并在此过程中将文件记录置于其运行或行政背景中，按照这些活动和/或事件发生的顺序进行排列。加拿大图书馆与档案馆（LAC）认为，基于职能的分类系统将被证明更加有效和持久，因为它们是基于对机构实际业务活动和流程的分析。

而不是基于文档的主题内容、频繁变动的组织结构，或其他传统上构建文件分类系统的特征（福斯卡里尼，2009）。

基于主题的分类不适用于档案材料，因为档案材料关注的是材料的可信性及其档案全宗。基于主题的分类往往会瓦解档案材料的全宗，因为这类分类是根据材料的内容和主题进行归类的。例如，在财务部门生成但被保存在个人档案中的薪资记录。根据全宗原则，所有源自同一来源的文件必须集中保存，不得切断其关联联系。因此，薪资记录应保留在其最初生成的财务部门。而基于主题的分类并不考虑这一原则，仅关注文件记录中的主题或内容。

设计基于职能的分类系统的方法论较少，其中之一是业务活动结构分类系统（BASCS）。BASCS 建立在如下假设之上：由法律法规或其他监管工具所描述甚至规定的一系列程序性步骤，可能构成特定类型活动的结构。“BASCS”这一缩写中的“活动结构”一词，其开发者意指按照层级和顺序结构（而非字母顺序）对职能和活动进行分解，直至对应于产生实际文件的步骤或事务的基本单元。根据这种方法，这些文件将反映机构所开展的各项活动的自然发展过程（无论是被规定的还是逻辑上的）。

尽管如此，Sabourin（2001）所描述的基于功能的分类方法在严格解释下仍存在局限性，可能导致形成一个抽象且自我参照的系统，这种分类或许能反映组织的功能，但却完全无法捕捉真实机构中实际开展工作的方式。

第二个缺点在于，并非所有活动都表现为结构化、重复性过程。某些人类活动领域（例如学术研究、教学或艺术表演）恰恰具有创造性且不可预测的特征，因此相关活动绝不会遵循任何预先设定的线性或循环步骤序列。这种“行动自由”基于“软系统思维方法”，与人类的本质相关，即人们始终可以“决定以不同方式行动”，并可能随时进入任何工作程序，甚至是官僚主义最严重的程序。这意味着，一种完全基于职能的分类方法因其自身的抽象性和“完美性”而注定会失败。

受加拿大模型启发的最后一个与文件记录相关的考虑是，在实际工作环境中，并非构成流程的每个步骤都会像BASCS所假设的那样必然产生一个独立的事务文件。一些机构可能发现，为满足其业务需求，将整个流程甚至整个职能所产生的所有文件记录集中保存在一个单一文件中更为方便。在这种情况下，应将较高层次的活动级别而非事务级别标记为文件创建的入口点。当分类设计的主要驱动因素是工作流，而不是档案流或用户需求时，该方案的较低层级往往会变得过于详细，从而可能导致文件过度碎片化。结果，用户可能会发现该分类难以应用，而档案管理人员也可能难以保持其更新。

分类的要素

分类由三个要素组成，即物理操作、方案和逻辑（谢伦伯格，1956；萨维奇，1995）。物理操作被视为用户界面、使用方式及实现结果；方案被视为知识库；逻辑则是推理引擎。因此，分类并非独立存在，而是需要用户界面、知识和引擎协同工作。这使得文件分类处于方案这一要素之中，是一个核心要点，在系统开发之前必须予以考虑。此外，分类需要坚实的基础和技术，以确保系统能够良好运行。任意使用这一概念可能从长远来看危及组织，并损害系统效率。这一点在实际实践中显而易见，许多电子文档管理系统都需要进行审查和修订（谢，2008）。

在档案管理中，文件分类的目的包括保护档案保密性、管理保管期限表、协助在上下文中进行档案检索以及管理工作流程（萨布尔林，2001；Yusof & Chell, 2005；福斯卡里尼，2009；Yusof, 2009；HB 5031, 2011）。分类被视为一种路线图，从文件记录的创建到处置提供规则和定义（谢，2006）。这是为了确保文件记录能够被识别和定位、使用和理解。

分类设计

文件分类的设计应与法律法规、国际标准以及文档的特征保持一致或相符，同时也需符合组织的企业需求（Chosky, 2006）。为了成功实施文件分类，必须了解组织的结构。此外，还需确定文档的生命周期和价值，因为并非所有文档都是文件记录。因此，区分保管期限表范围内的分类非常重要。

档案分类原则在手动或电子方式下应用时，可能对文件记录管理产生重大影响。仅依靠计算机系统不太可能成功实现文件记录管理，因为其需要具备系统性、高效且有效的文档检索过程、文件记录保管期限的管理、访问权限的分配、文件记录保密性的保护、在上下文中检索文件记录以及工作流程的管理（福斯卡里尼，2009；Yusof & Chell, 2005；Yusof, 2009）。此外，档案管理可能有助于马来西亚实现2020年愿景，但至今尚未被给予高度重视（Yusof & Chell, 2005）。因此，信息技术应用的发展不再仅仅关注技术层面，还包括非技术层面，例如基于档案分类整理文档、识别文档与文件记录、评估文件记录价值、鉴定文件记录以及为保管目的对文件记录进行标记。这正是文件记录发展及其对文件记录在企业与国家层面重要性认识提升所带来的影响（Cook, 1992）。

在文档与信息检索中，通常认为分类应参与著录、存储和检索过程的记录。可以通过实施分类来简化搜索，或提供一组文档描述符以优化文档匹配请求。更复杂的方法还涉及对分类的请求。相比之下，手工分类的工作方式不同，因为这是一个手动过程，可能导致人为错误。例如，它不会以批判性的方式审查其所基于的原则，也不会恰当地表述这些原则或一致地应用这些原则（琼斯，1970，2005）。当系统性地引入档案分类原则时，手工分类的缺陷是可控的，这些方法包括基于职能的、基于主题的、基于结构的，甚至基于类型的法（谢伦伯格，1956；福斯卡里尼，2009）。这些原则已被提出，以满足组织特别是政府机构的需求和要求。该领域开展的大多数研究表明，人们对所提出的这些原则反应良好，并且已从基于主题的分类积极发展为基于职能的分类（谢伦伯格，1956；加拿大图书馆与档案馆，2006a，2006b）。

文件分类是否普遍存在？

据普遍报道，全球许多组织并未特别接受文件分类，也未普遍采纳档案管理。因此，作者试图通过分析该领域先前学者的研究成果，来探究文件分类是否具有普遍性。此类研究的迅速发展可能表明全球范围内对文件记录进行分类的重要性。

档案理论中的分类在过去120年中经历了巨大的发展和变化。档案管理领域于20世纪中期通过借鉴档案学、法律和管理理论而产生。分类是档案管理的核心功能，因为档案管理是基于档案生命周期，系统性地协助决策和维护文件记录的领域。以往研究的迫切需求表明，分类是档案管理中的核心要素。没有分类，档案管理就无法按照国际标准执行。分类成为重要功能的原因在于文件记录具有从生成到保存的使用生命周期。分类有助于根据生命周期（现行阶段、半现行阶段和非活跃）有效且高效地管理文件记录。在系统中保留非活跃文件记录会造成存储资源的浪费，并可能影响服务性能。另一方面，文件记录具有其价值属性：重要的、有用的、不重要的。这些类别有助于对文件记录进行归类以供将来参考。

分类有助于在法律要求时提供可信且真实的文件记录。电子系统作为处理文档和根据用户需求操作数据的工具。文档被处理并进行优化，以高效、有效地提供快速、系统可靠性和精确结果的服务。这些标准在伊斯兰法庭案件管理系统中得到了考虑，但该系统仅从信息技术视角出发来满足这些标准。文档（之后成为文件记录）存储在系统中，但由于缺乏档案管理方面的指导，其安全性无法得到保障。这些文件记录面临丢失或被未经授权人员篡改的风险。如果文件类别不重要，影响可能微乎其微；但对于重要或关键记录而言，后果将十分严重，甚至可能导致组织崩溃，例如曾经发生在安然公司、安达信和Blitz美国公司等跨国公司的案例。在马来西亚，白礁岛归属新加坡的事件就是一个可能再次发生的例子，如果重要记录（电子或纸质）未能得到妥善管理的话。为了避免此类灾难性事件再次发生，在系统中为纸质和电子媒介建立分类的需求至关重要。

尽管谢伦伯格自1940年代起就讨论过这一问题，但文件分类直到1997年匹兹堡项目之后才受到关注。以往研究的总结见于表3.1。当时关注的重点并非仅仅是分类方面，而是涵盖从文件生成到处置的整个生命周期过程。

尽管档案管理发挥着至关重要的作用，许多组织却很少重视这一举措（华莱士，2004年；姆尼亚马，2004年；恩古鲁贝，2004年；奇涅姆巴和恩古卢贝，2005）。在南非公共机构的案例研究中，趋势显示98%的受访者意识到存在正式的文件管理举措，但仅有30.77%和11.54%分别获得了良好和优秀的评分。而57.7%的评分为一般、较差和非常差。这些评分表明，在该案例研究的战略计划中，档案管理并未成为一项目标（Ngoepe，2008年）。这种情况解释了为何分类作为整个文件生命周期中的一项功能，仍处于研究不足的状态。

本节回顾了与文件记录分类相关的前期研究。斯塔普尔顿（1983–84）讨论了基于谢伦伯格的观点的整理与鉴定，而卡特（1998）则仅关注文件记录的整理。马丁（1987）于1987年引发了关于分类的讨论，但该讨论主要围绕档案学视角展开。马丁并未明确讨论分类，而是将索引程序视为应对前所未有文件洪流的前提条件。索引涉及受控和非受控词汇，而分类方案在其中发挥作用。

在2000年代，分类的研究已从索引扩展到基于职能的分类。诸如匹兹堡项目（1997年）、国际记录保存者与管理者协作网（2000年至今）、电子记录管理模型需求（2001–2011年）、NOARK 4（2002年）、NOARK 5（2009年）、文件鉴定、保留和处置系统（2006a、2006b、2006c、2006d）以及电子服务档案知识库（2008年）等项目也日益关注分类问题。随着奥尔（2005）、谢（2006）、诺埃佩（2008）、福斯卡里尼（2009）、Johare和Hussin（2010）以及Krahn (2012) 等研究的不断开展，分类正变得越来越普遍，并日益凸显其重要性。然而，这些研究侧重于不同方面。例如，诺埃佩关注的是档案管理，而Johare和Hussin则关注功能需求。但两者所涉及的主题内容相似，即分类。

奥尔的研究对于基于职能的分类发展具有有趣的启示。奥尔研究的主要目的是了解职能方法是否确实是“一种可行的文件记录分类方法”。该研究采用的方法是德尔菲技术，以获取专家意见，并对澳大利亚、加拿大和英国的档案管理从业者进行了问卷调查。奥尔研究的主要发现是，尽管学术专家和从业者似乎都认同基于职能的分类是一种有价值的文件记录分类方式，但目前并不存在一个关于职能方案应如何构建的通用模型，而且档案管理人员发现该模型难以理解和应用。因此，奥尔研究的结果揭示了职能方法在可用性方面存在的问题。学术专家和从业者均未能就如何开发一种便于从业者应用的模型达成共识。

谢（2006）报告了一项关于加拿大市政当局电子文件/档案管理系统（EDRMS）项目实施与运行的项目评估。对文档进行分类对于档案管理而言是重要的。然而，按照该市的通用文件计划为文档提供分类代码并非易事。在50名受访者中，有10人对其是否具有文档分类经验表示不确定，这表明分类有时容易，有时困难；17名受访者认为分类困难；另有27名受访者进一步通过工作经验年限和计算机技能等因素指出了分类的困难。但结果显示，工作经验年限与文档分类之间并无关联。同样，熟练且高效的计算机使用者与文档分类之间也未表现出显著的相关性。计算机技能涉及对Windows操作系统和个人计算机常用应用程序的普遍理解。

研究发现，还有其他因素影响文件分类，如培训的充分性、文件规划的设计以及技术障碍。案例研究中的文件规划设计结合了基于职能和基于主题的方法。最高级别采用基于职能的方式，而一级、二级和三级则采用基于主题的方式。当文件分类系统中存在过多层级和选择时，就会出现问题，查找正确文档所需时间较长。此外，信息的分类具有主观性，导致相同文档的命名方式不同，因此文件被分散归类到不同的位置。该分类系统也无法满足用户需求。

另一方面，从各级别每个类别缺乏解释性信息的角度来看，技术障碍获得了59%的反馈。索引和搜索功能虽被提出以适应用户不同的信息查找习惯，但搜索结果效果较差。因此，需要一个词典来促进受控词汇的使用。

克服文件分类困难的建议包括将用户需求纳入分类系统的设计中，以区别于未考虑个体用户分类需求的一般性输入。然而，对个体用户需求的分析必须独立于电子文件管理系统中的用户配置文件进行，目的是收集用于控制和管理的信息。用户需求的纳入是在分类系统的事务级别上进行的，并基于对用户工作任务的分析。

谢的研究成果在加拿大电子文件管理系统（EDRMS）的分类方面做出了重要贡献。相反，在南非，文件记录仍然采用手工分类。研究发现，该案例研究中由国家档案馆提供的纸质文件记录分类系统显示，有63.4%的受访者表示接受过相关培训。然而，此类培训并不充分，因为培训仅进行了一次，持续时间为1至4小时（Ngoepe，2008年）。文件分类系统依据日期、理事会或主题进行。由于该研究重点在于公共部门的文件管理举措，因此未对分类方面作进一步说明。普遍认为，文件治理是政府满足公民需求的基础，例如提供高效服务、实现问责以及保护公民权利（Fust & Graf，2002年）。这些目标可通过在文件生命周期各个阶段根据既定原则和公认的文件记录建立系统性控制来实现。

管理模式（奇涅姆巴和恩古卢贝，2005）。文件记录在保护企业longevity、应对法律攻击以及公民权利（如土地所有权、员工养老金、协议备忘录或商业交易文件）方面发挥着关键作用。因此，文件管理举措必须确保文件记录是可检索的、真实的、可靠的和可信的，以作为证据。未能提供文件作为证据将导致土地损失、资金损失和企业损失。

另一项案例研究针对加拿大中央银行的基于职能的分类系统展开（福斯卡里尼，2009年）。统计结果显示，基于职能的分类方法得分最高，即43%，从而证实了该方法的普及程度。约79%的受访者表示文件记录以电子方式管理，72%的系统已整合了分类功能。该分类系统采用了混合型方法，包括基于主题的、记录时间表、基于组织的、基于职能的以及混合型方法。现有的电子文件管理系统具备文件夹结构和基本元数据，以及管理电子记录生命周期的机制，但完全缺乏与保管期限表相对应的分类系统。由于相关组织仍处于过渡阶段，且电子文件/电子档案管理系统市场尚未成熟，因此尚无机构能够良好地管理电子记录。

研究结果还表明，文件记录相关事务中的“第一次信息技术革命”并非经过周密规划的进程。这是由于用户迫切希望实现工具现代化，而记录专业人员只能接受可用技术所提供的最快、最简单、最便宜的解决方案，尽管这种方案是一种令人不满的妥协，且问题本身尚未被准确定义。档案管理员、档案管理人员和图书馆员等信息专业人员未被纳入IT团队。IT团队专注于搜索与检索，并成功将诸如基于职能的分类等档案管理需求置于系统的次要地位。因此，分类数据不过是一个关键词，无法为系统中的文件记录提供任何结构。电子文件管理系统中的分类系统完全不具备功能；但从IT团队的角度来看，只要用户能够找到文件记录，文件在系统中的结构方式并不重要。然而，对信息专业人员而言，重要的标准是了解信息为何以某种特定方式存储，而非信息存储的位置。

该研究称，电子记录的分类尚未开展。信息专家和IT专家对分类的看法不同。前者将分类视为管理文件记录的框架，在整个生命周期中，基于信息的价值和敏感性对文件记录进行分类，提供一个展示事物进展过程的结构，并能够支持保管期限。仅支持检索的分类并不是真正的分类，因为索引本身就能实现这一功能。相反，IT专家将分类视为一种检索工具。这种不同的理解在现行的电子文件管理系统分类中显而易见。

在功能需求和标准中，分类所占的比重不到10%。Johare和Hussin（2010）报告指出，在所审查的各项指南中，分类分别被提及6.28%、9.6%、6.94%、4.41%、1.63%、0%和4.94%。这些分析来自七项不同的指南（GL），涵盖从参考到分类的内容。这些指南分别称为GL1、GL2、GL3、GL4、GL5、GL6和GL7；具体如下：
GL1：电子办公环境中文件记录的原则与功能需求：电子记录管理系统指南与功能需求（国际档案理事会ICA，2008a，2008b，2008c）；
GL2：电子文件管理模型要求（MoReq2）（MoReq2，2008）；
GL3：电子文件管理软件应用设计标准，DoD5015‐02‐STD（美国国防部，2007）；
GL4：电子文件管理系统软件功能规范（澳大利亚国家档案馆，2008）；
GL5：电子记录管理系统功能需求要求（英国公共记录办公室，2002，第1–4页）；
GL6：评估和维护电子文件真实性的要求（InterPARES1，2002）；
以及GL7：电子文件管理系统：公共机构系统规范（马来西亚国家档案馆，2008）。

要求的详细信息及其覆盖百分比如表3.2所示。结果表明，与分类相比，保管与处置受到的关注较少。与分类相关的其他要素，如搜索、检索和呈现（分类过程的结果），也比保管与处置受到更少的关注。

分类有益于文件记录的整个生命周期，是档案管理核心要素之一，并有助于提升组织的效率、有效性及竞争力。然而，分类未能像保管与处置等其他流程那样得到更广泛的实施。如果没有分类，保管与处置流程将无法正确且合规地开展（Morelli, 2005）。

克朗（2012）针对电子文件管理系统的功能需求开展了另一项研究。为了生成可信记录，存在许多国家和功能要求，用于为电子文件管理系统提供规范。该研究聚焦于四个项目：DoD 5015.2‐STD、国际记录保存者与管理者协作网、来自挪威、英国、欧洲委员会、澳大利亚、国际档案理事会（ICA）以及国际标准化组织（ISO）的功能需求，以及软件规范和程序性指导。

DoD 5015.2‐STD 是档案管理应用的设计规范。它规定了确保文件记录可靠性与真实性的功能，但仅限于现行记录的创建、分类、维护和处理。该标准中的元数据支持文件记录的长期保存，包括对档案记录的鉴定、筛选、著录和保存，但这些内容只是辅助当前或现行文件管理的主要功能。DoD 5015.2‐STD 已成为电子文件管理软件应用的事实标准。美国国防部理解并采纳该标准，因为它支持相应的测试机制，但对于缺乏正式档案管理政策和组织结构的小型组织而言，该标准并不适用且不具实用性。此外，该标准也不适用于个人、家庭及小型组织所产生的个人私有数字记录。这些标准并未规定如何满足相关要求，未提供配置应用的指南，也未提供可信电子记录长期保存的技术规范。

InterPARES项目制定的基准和基本要求并非可被测试并用于设计软件应用和文件管理系统的系统规范，而是为电子记录的创建、使用和保存提供程序性指导。该指导适用于代表个人和机构的创建者和保存者组织实体在创建、维护和长期保存可靠且可信的电子记录方面发挥作用。指导内容阐述了有助于实现可靠性和真实性基本要素，并为创建者和保管者提供了确保文件记录具备这些特征的建议。

挪威、英国、欧洲委员会、澳大利亚、国际档案理事会（ICA）和国际标准化组织（ISO）等国家和国际档案理事会在其提出的功能需求中共享了基本概念、策略、术语及配套工具。《电子记录管理模型要求》（MoReq）已被欧洲国家采用，而国际档案理事会（ICA）/国际标准化组织（ISO）制定的标准旨在与其保持一致而非竞争。MoReq2 是 MoReq 的修订升级版本，由欧洲委员会于 2001 年首次发布，虽未明确提及分类，但指出“分类方案是任何电子记录管理系统的核心”。

任何分类方案都必须满足的首要要求，无论是在数字环境还是纸质环境中，都是“在其内部组织中反映业务职能的层次结构”。MoReq2并未对此陈述作进一步阐明，也未深入探讨职能分析的方法。解释业务职能含义亦不在其范围之内。其主要关注点之一是确保电子记录管理系统（ERMS）的内部完整性始终得到保障和维护。为此，MoReq2明确并详细描述了一系列控制机制和用户访问限制。通过技术手段将对关键元数据（包括分类代码）进行修改的权限严格限定于系统管理员，MoReq2的要求确保了文件记录和文件的内容、结构及上下文关系保持不变，从而为建立电子记录管理系统内容的真实性提供了框架。

MoReq的最新版本是Moreq2010。它对标准具有潜在影响，因为它涉及任何业务系统中的电子记录管理，而不仅限于传统ERMS/EDRMS应用，并且扩展了在所有业务系统中提供记录保存要求的重要性与必要性（Warland & Lappin, 2011）。因此，它确立了“一套可由多种不同类型记录系统共享的核心服务的通用定义”，这在Moreq2中是一个局限性。图3.2 描述了Moreq2010中的该定义。基于功能、活动和事务的分类用于将文件记录与业务流程关联起来。

在英国，英国国家档案馆（TNA，前身为公共记录办公室）自20世纪90年代末以来一直推动采用基于职能的分类方法来管理电子记录（TNA，1999年）。与职能方法相关的主要优势是“在行政变更期间更易于识别和重新定位相关文件记录”（托德，2003年）。然而，最近TNA略微调整了其观点，建议采用“混合方法”，即仅分类方案的较高层级采用基于职能的方式，而子类则采用基于主题的方式。相比“纯粹的职能性”方法，混合方法被认为“更具可实现性”，因为无论如何，“纯粹的职能性”方法都不可能完全实施，总需要进行一定程度的“妥协”。主要困难在于：第一，“用户不理解且不喜欢（基于职能的分类方案），因为它们难以使用”；第二，“严格的职能性方法无法很好地支持案卷文件”（TNA，1999年）。

福斯卡里尼（2009）指出，关于用户接受度的实证研究缺失是功能方法受限的原因。相比之下，英国国家档案馆认为功能方法的局限性影响了用户接受度。英国国家档案馆关于功能方法不适用于分类案卷文件的说法，与福斯卡里尼的另一项发现存在争议。该发现表明，案卷文件的内容通常是跨功能的，并涉及个人或其他主题，在电子环境中尤其不会造成问题。谢泼德和叶（2003）通过举例说明如何按功能对“流程实例”进行分类，支持了这一发现。

在马来西亚，负责就政府机构文件记录管理提供咨询的机构是马来西亚国家档案馆，该机构已采用国际档案理事会（ICA）的《电子环境中的档案原则与功能要求》作为参考。尽管马来西亚国家档案馆为寻求建议的政府机构提供指导，但它并不负责开发分类系统。这是因为分类系统需要根据机构的具体功能需求来制定。目前既没有确定该系统是否成功的具体规则，也没有必须遵循的指导性要求，只有通用的指南可供参考（如有需要）。

因此，本研究旨在提出一种新的整体性基于职能的分类模型，供马来西亚的公共机构采用，并充分考虑所有通用要求和现有方法。通过对现有模型的分析发现，在20个模型中有3个是用于文件记录分类的职能模型，采用了职能建模技术。然而，这些模型存在局限性。英国BCS和HB 5031模型涵盖了信息管理（RM）的各个方面，重点关注意图保存问题，而美国国防部RMFI模型则侧重于文件记录的创建，未能充分强调分类过程。

结论

档案学、图书馆学和信息科学这三个学科所识别出的空白，提出了整合多种理论以开发整体性文件分类模型的理念。当前关于文件分类的研究并未涵盖全部三个学科。例如，奥尔（2005）和利夫顿（1996）仅考虑了档案学，而谢（2006）的研究涉及档案学和信息科学。只有福斯卡里尼（2009）在加拿大基于职能的分类系统研究中考虑了全部三个学科。因此，作者希望提出整合相关理论，以支持政府机构文件分类系统的开发。