【智能化管理】你和专家的距离可能只差一个工具

 

西行万里如何去？唐僧说骑马；邓小平同志说坐高铁；我说，结构化呗。上回在创建内容矩阵的文章中，我已经完成了内容从架构到语义填充的设计。货物备齐，应该如何管理和发布呢？上结构化写作工具。

 

Part1 什么是结构化写作工具？

 

结构化写作是指对内容进行定义、组织、分类和整理的过程。利用结构化写作工具可以将零散的信息、数据、内容等用一种框架组织起来，明确内容元素，设计出一个个能够被用户理解的内容模块，再将这些内容模块有机整合从而生产出一个便于阅读，便于管理，目的性强的内容实体。

只有经过精心结构设计与定义的模板可以成为结构化的模板，采用这类模板才能完成结构化写作任务。

结构化写作是将大量的内容进行模块化，语义化，关联化和标准化的过程，为一个标准化的内容创建方法论。表现为内容的量越大，结构化就越有效。

 

Part2 为什么要结构化

 

Kristina Halvorson认为内容策略是一个用来定义全周期编辑周期的可重复的内容开发系统流程，也被认为是完成创造、发布和管理一切有用的，可用的内容的一系列计划。可见内容策略包括内容创作策略，发布策略和管理策略。

1.在创作过程中，结构化写作工具创作的内容更具备可用性。

首先，使用结构化写作工具创作的内容更为轻量化。不用结构化写作工具的内容，常常把不同目的和不同类型的内容包裹在一起，比如一个操作指南里面可能包括相关概念和故障参考的内容，如果要放在其它的文档里进行复用，则需要花费大量的时间对其进行剥离；

其次，利用结构化工具创作的内容用户可以有效抓取。相较于传统的内容依赖于时间顺序和因果逻辑，用结构化工具创作的内容更容易定位，提高用户的阅读效率，让跳着读成为可能。

还有，结构化工具创作的内容有效的把握了逻辑的合理性和整体的一致性。用户对他们想找的内容填放的位置就有了一个合理的预期，比如汤勺一定是放在厨房的消毒柜里，泳衣一定是在卧室的储物抽屉，当大家都很清楚一个确切的信息放在何处时，那么人们根本不用思考这些内容究竟放在哪。

再有，传统的写作过度依赖于作家的行文能力，结构化写作借助结构化工具，理科生也能自如的进行创作，因此只需要设计一个清晰的内容结构，‘组装’过程则变得轻松便捷。在实际创作过程中，对技术内容进行符合逻辑的定义和分类，并以特定的标准，规则和流程进行约束，则可以大大提高的产出的质量和效能。

另外，使用结构化写作，能够提高技术内容管理的整体效率，使内容的效能和价值得到更好的发挥。传统的写作模式针对整篇行文表达，但结构化的写作只需要针对一个个的内容模块和模块内的内容元素，比如配料，主料，辅料，步骤和注意事项。

2.在发布过程中，结构化写作工具减少了工作流程，支持在线和本地发布。

结构化写作工具支持多种格式的发布。采用结构化写作在不切换编辑工具的情况下，利用预设的样式进行多格式，多版面的发布，效率更高。

结构化写作工具改善了写作流程，用户不用再完成创作后，再次排版，减少了工作流程，文档工程师可以将精力放在内容的写作上，整个写作过程由于已经有了严格的结构标准，只需要完成填空即可。

3.在管理过程中，结构化写作工具管理的层级辐射到毛细血管，易于风格管理和内容高效复用。

利用机构化写作工具基于知识管理模型，赋予文档类型，文档模块和文档元素身份标识，在图文和语义层面，基于内容元素进行信息分类，管理维度辐射到内容的所有层次。

在结构化工具的规则下，文档工程师可以更有确定性的完成工作模块。结构化的工具规定了作者要创作的内容，顺序和形式，不用担心段落和字体大小这类问题，而是以更加确定的方式完成定义好的模块填充。

Part3 你和专家的距离没那么远

 

总结，在结构化的背景下，文档工程师可以采用结构化的思维，根据用户的需求，对内容进行组合和拆分，并对各个部分进行定义，各部分有明确的层次结构。基于技术内容的特点，内容可以划分得非常整齐。通过这手段，更加有利于用户的内容模块存储，查找，管理和维护。创作，管理和维护的效率指数型上升，将大大节约企业的运作成本。

某为完成内容智能化转型短短十年，阿里和腾讯最初就采用了结构化写作工具，文档团队的工作一开始就落在了核心价值创作上，阿里和腾讯的内容不输某为，结构化写作工具的价值可见一斑。

现如今，结构化写作工具已经被广泛地利用在企业的研发，市场和工艺管理等诸多领域。