书写邮件的基本方法和注意事项

        刚毕业在三星，是一个很注重邮件文化的外企，所以整理了一下这篇文章，之前在我的慕课网手记上，现在整理过来。

书写邮件的基本方法和注意事项：

1. 仔细确认收件人和抄送地址并添加。

2. 邮件标题要简明扼要，重点突出，字数最好控制在30个字以内，主题可以遵循What、When、Where原则。
        1) 避免出现类似“RE：RE：RE：FW：FW：XXXXXXX”的多重标签字样；
        2) 严禁出现无主题或主题说明不清楚的情况。
3. 邮件内容应该简明扼要，并求沟通效益，让对方在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便对方节省时间，提高工作效率。
        1) 根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语；
        2) 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明；
        3) 要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，如3Q、IFU等；
        4) 注意不要在正文里使用过多的“！”，以免让收件人感觉像在责备和催促。而且感觉整封邮件缺乏专业性；
        5) 避免出现错别字。
4. 邮件内容尽量使用方便统一的字体。邮件正文遵守以下规则：
        1) 称谓+礼貌用语；
        2) 字体：宋体（英文下为Arial）黑色，大小：10-12；
        3) 一行最大文字数：不超过30文字；
        4) 注意整体字体和风格的统一性；
        5) 如果有重要字段提醒对方注意，可以通过加粗、下划线、字体颜色等方式实现。（使用颜色时尽量选择醒目且平和的颜色，比如蓝色、草绿色或者深灰色等，注意尽量不要选择用鲜红色标注，用鲜红色会给人以不礼貌的感觉）；
        6) 结尾客套语，如：祝您一切顺利！
5. 落款要清晰明了，请使用有公司名称、个人姓名、联系方式的签名。
        1) 签名档文字应该选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些；
        2) 签名主要包括名字、部门（职务）、公司、地址、电话、传真、E-mail等，书写时应将内容归类；
        3) 对于电话号码、手机号码等较长数字间应该加停顿 ’-’。
6. 有附件的邮件，一定要在正文对附件做一个适当的说明，告知对方附件是什么内容，一方面避免对方没有留意到附件，另一方面，让对方心里有数（建议附件体积限制在2M以内，附件过大时建议打包格式为zip格式）。
7. 邮件发送注意事项：
        1) 在发送前确认收件人地址时是否正确，以免发错邮件；
        2) 抄送人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件；
        3) 检查主题、所添加的附件等是否正确无误、正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等；
8. 发送了带附件的重要邮件后，可以过段时间再电话和对方确认一下，是否收到。