在工作中,有些 Excel 文件包含敏感数据,我们可能希望限制打印,防止信息外泄。但 Excel 本身并没有直接“禁止打印”的选项,因此我们需要借助其他方法来实现。本文将介绍3种简单方法,让你可以根据不同需求,灵活选择适合的方案!
方法一:使用 VBA 代码彻底禁用打印
如果你不想让任何人打印这个 Excel 文件,可以使用 VBA 代码彻底禁用打印功能。
步骤:
1、打开 Excel 文件,按下 快捷键【Alt+F11】打开 VBA 编辑器。
2、在左侧的 "ThisWorkbook" 上双击,调出代码窗口后输入以下代码:
Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Cancel = True
MsgBox "您没有权限打印此文件", vbInformation
End Sub
命令中的中文字可以替换成自己需要的文字。
3、输入完成后,关闭窗口以及编辑器,保存 Excel 文件即可。
效果:
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适用于自己管理的文件,但如果对方懂 VBA 代码,可能会手动解除。
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每当有人尝试打印,都会弹出提示框,并阻止打印操作。
方法二:调整打印区域,只允许打印特定内容
有时候,我们并不想完全禁止打印,而是限制只能打印部分内容,可以通过设置打印区域或隐藏部分内容来实现。
步骤:
1、选中你希望打印的范围,然后点击 “页面布局” > “打印区域” > “设置打印区域”。
后续点击打印指令时,就只会打印选中的部分。
2、如果不想让某些内容打印出来,可以隐藏行/列。
选中要隐藏的行/列,右键点击“隐藏”。这样打印时就不会打印隐藏部分。
3、完成后,预览打印效果(Ctrl + P
)并确认内容正确。
效果:
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适用于希望控制打印内容,而不是完全禁止打印的场景。
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但用户仍然可以手动修改或取消隐藏,需要配合工作表保护更有效,比如给Excel设置限制密码,这样只有输入正确密码才能改动表格。
需要注意的是,Excel表格设置限制密码后记得要妥善保管。若忘记密码,Excel不提供直接恢复的方法。
要是不小心忘记了,需要借助第三方工具来解决问题。比如小编使用的Excel工具,工具里的【解除限制】模块,可以不用密码直接解除Excel的限制保护。
方法三:使用Office IRM(信息权限管理)禁止打印
步骤:
1、打开Excel文件,点击“文件” > “信息” > “保护工作簿” > “限制访问”。
2、设置"不允许打印"权限(前提是启用了IRM权限管理)。
3、通过Microsoft 365账户管理授权。
效果:
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适用于公司内部的文件管理,普通用户无法打印。
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需要管理员权限,一般用户无法自己设置。
通过以上方法,你可以轻松在Excel中禁止打印,保护数据不被随意打印。希望这些方法能帮到你!