12、档案记录管理全解析：从策略到执行

档案记录管理全解析：从策略到执行

1. 记录管理审计要点

在记录管理工作中，定期进行审计是确保管理体系有效运行的关键。以下是审计时需要重点关注的几个方面：
- 保留时间表
- 覆盖范围 ：检查保留时间表是否仍然涵盖所有记录。随着业务的发展和变化，可能会产生新类型的记录，需要确保这些记录也在保留范围内。
- 保留时间 ：确认保留时间是否仍然正确。不同类型的记录可能有不同的保留期限要求，需要根据法规和业务需求进行调整。
- 非当前记录管理系统
- 物理空间 ：查看存储记录的物理空间状况，包括存储设备的安全性、环境条件（如温度、湿度）等，以确保记录的完整性和可读性。
- 检索工具 ：评估检索工具是否符合使用目的。一个有效的检索工具可以提高记录的检索效率，方便用户获取所需信息。
- 借出记录跟踪 ：检查借出的记录是否被及时追踪并归还，避免记录丢失或延误归还。
- 处置管理
- 销毁方式 ：了解记录的销毁方式是否合规、安全。销毁过程应该有详细的记录，以确保记录被彻底销毁。
- 销毁记录 ：确认是否有销毁或删除记录的相关文档，以便进行审计和追溯。
- 档案处理 ：明确档案在不再需要支持当前业务时的处理方式，是永久