9、电子记录管理系统实施与法规标准指南

电子记录管理系统实施与法规标准指南

1. 电子记录管理系统实施清单

实施电子记录管理系统（ERMS）是一个系统工程，需要按照一定的步骤进行。以下是具体的实施清单：
1. 调查组织的数字记录及其管理方式 ：了解组织现有的数字记录情况以及当前的管理模式。
2. 分析记录调查数据 ：
- 估算要纳入的数字记录数量和增长率。
- 确定需要纳入的各种文档格式。
- 识别企业文化和变革管理方面的问题，例如对文档和驱动器共享的态度、感知的所有权、重复习惯等。
3. 列出现有的记录管理程序和文档 ：
- 找出差距。
- 进行必要的调整。
4. 开始填补差距 ：例如开发分类方案或保留时间表。
5. 与 IT 同事沟通 ：这有时是第一步，特别是当 ERMS 的推动来自 IT 部门时。
6. 起草功能规格说明书 ：使用指定 ERMS 的标准，并与最终用户和 IT 专业人员协商。
7. 向潜在供应商发送招标文档 ：包括功能规格说明书。
8. 仔细审查投标 ：对照功能规格说明书，咨询使用该系统的其他记录管理人员，并根据供应商满足需求的程度做出决策。
9. 软件选定后 ：确保记录管理团队参与实施项目计划，例如负责：
- 开发分类方案。
- 开发元数据模式