5、现代档案与记录管理：从创建到归档的全流程指南

现代档案与记录管理：从创建到归档的全流程指南

在当今数字化与纸质记录并存的时代，有效管理当前记录对于各类组织而言至关重要。本文将深入探讨当前记录管理的各个方面，包括记录的创建、归档系统的设置与优化，以及分类和命名规则等内容。

1. 当前记录管理概述

当前记录是指用于支持当前业务和组织需求的记录，也被称为活动记录。随着计算机的普及，信息和记录以物理和数字两种格式呈现，这给记录管理带来了新的挑战。在现代组织中，记录的创建速度极快，尤其是数字记录，但缺乏有效的组织控制，导致许多非记录信息、临时记录或草稿被误认为是正式记录。

记录管理人员的职责是帮助终端用户建立和管理记录系统，确保记录的创建、组织和使用符合组织文化和相关法规。这包括设置记录创建和维护的系统，确定记录在系统中的组织、标识和命名方式，以及制定创建、归档和使用记录的流程和程序，以保证记录的安全。

2. 记录的创建

记录的创建是对事件、活动和决策进行记录的过程。在纸质时代，创建记录通常涉及手写、打字并可能通过印章或签名进行验证；而在数字时代，当文档保存到系统、硬盘或移动设备时，记录即被创建。虽然电子签名可用于验证，但目前在记录创建系统中的应用并不广泛。

“好”的记录应具备一系列特征，如目的性、上下文关联性、完整性、可用性、真实性、可靠性、不可更改性和完整性等。然而，这些特征在实际的信息对象中往往难以完全体现。在实践中，大多数记录系统的可靠性和可信度源于创建者和用户对系统其他特征的认可和信任，例如记录的作者、外观、元数据和文件引用系统等。

记录创建的关键在于确保记录具有一致性，采用适合的系统、格式和介质，以满足记录的使用需求。同时，应使用表格或模板