2、档案与记录管理全解析

档案与记录管理全解析

一、记录与档案的区别

记录和档案虽然有一定关联，但并非完全相同。所有档案都是记录，但并非所有记录都是档案。记录是一个更广泛的原始资料集合，而档案是从这些记录中挑选出来的。

二、记录的媒介与格式

2.1 记录媒介

记录媒介指的是记录的物理载体。需要注意的是，记录媒介并不决定它是否为记录。例如，记录可以是一卷羊皮纸、一本装订成册的书籍或一组网页。一个人或组织的档案可能包括纸质记录、计算机记录和视听材料，如电影或照片。即使是同一记录系列，也可能包含不同格式的记录，例如通信系列可能最初是纸质信件，后来变成保存在计算机中的电子邮件。

常见的档案媒介包括：
- 纸张
- 羊皮纸
- 木材（如计数棒）
- 石头（如墓碑）
- 摄影照片
- 摄影幻灯片
- 玻璃板底片
- 无声/有声电影
- 磁性胶片
- 光盘、硬盘或软盘

此外，“云端”记录可能存储在云计算服务提供商管理的服务器上，服务器本质上就是硬盘。

2.2 记录格式

记录格式有以下三种含义：
1. 记录的（物理）构造。
2. 记录的（知识）特征。
3. 根据程序类型的数据（数字）布局。

如果说媒介是物理载体，那么格式就是信息或数据在载体内部或表面的排列方式。它可能是记录的物理构造，如装订成册的书籍或活页夹；也可能是记录的知识特征，如日记或登记簿，其内容通常遵循一定的模式；对于数字记录，它指的是数据本身的组织方式，以便程序能够识别、读取和显示，例如我们熟悉的 Microsoft W