15、高效会议设计：从定义结果到解决潜在问题

高效会议设计：从定义结果到解决潜在问题

1. 定义收敛性结果

在设计以讲台为中心的会议时，无论设计者声称期望达成何种结果，往往都会制定一个主要以演讲和问答环节为主的议程。这就引发了一个疑问：他们是否认为通过这种流程选择就能实现预期结果呢？实际上，设计团队常常没有详细描述他们所追求的结果，只是简单提及“达成一致”“拥有责任感”或“做出承诺”等。这样一来，团队成员可能会各自想象不同的结果，而这些想象的结果往往与通过所选流程实际能达成的结果脱节。因此，精准的语言表达至关重要。

当设计团队表示会议结束时期望达成“一致”，其含义可能有两种：
- 一种是参会者在知识层面达成一致，即对信息内容有相同的理解。
- 另一种是参会者在思想和感受上达成一致，并且就前进的最佳方向达成共识。

这两种“一致”的差异巨大，实现它们所需的流程也截然不同。如果设计者只提供被动的流程，那么他们所说的“达成一致”实际上只是“向参会者提供最佳的推理和最清晰的未来愿景，希望他们能认同”。这种方式本质上是试图提供足够有说服力的信息，让参会者在听到的内容上达成一致，也就是在知识层面达成一致。这类流程通常只能让参会者了解到所提出的策略，并理解其内容，仅能达到阶梯模型的前两个步骤。

2. 实现更高层次的结果

在大型团队中实现“拥有责任感”需要至少一两天的多次互动循环。因为参会者需要有机会在小组和全体会议层面“深入研究”相关内容，包括尝试、评估其可行性、考虑对自身工作的影响、获得同伴的支持，并可能对设计细节提供意见。

在实际操作中，这表现为一系列相互关联的互动循环。参会者首先形成自己对提案的理解，然后了解团队其他成员的看法和感受。随着循环的推进，逐