68、Google Sheets：轻量级且强大的云端电子表格工具

Google Sheets：轻量级且强大的云端电子表格工具

1. 引言

Google Sheets 是 Google 在线办公套件中的一个重要组成部分，它是一个轻量级的电子表格应用。尽管它没有像桌面版 Excel 那样的所有高级功能，但它提供了足够的功能来满足大多数用户的需求。本文将详细介绍 Google Sheets 的主要功能和使用方法，帮助你更好地利用这一工具。

2. 模板（TEMPLATES）

Google Sheets 提供了多种模板，方便用户快速创建具有特定用途的电子表格。这些模板不仅涵盖了常见的办公需求，还能帮助用户更高效地完成任务。以下是几种常用的模板：

• 员工轮班表 ：用于安排员工的工作时间，确保每个时间段都有合适的人员值班。
• 优缺点列表 ：帮助用户系统化地列出项目的优点和不足，便于决策。
• 旅行计划 ：规划旅行行程，包括航班、酒店、景点等详细信息。

创建新电子表格

1. 登录到 Google Sheets 。
2. 点击左侧的 Start 按钮。
3. 选择 Blank 或者从 Templates Gallery 中挑选适合你需要的模板。

模板类型	描述
员工轮班表	安排员工的工作时间
优缺点列表	列出项目的优点和不足
旅行计划	规划旅行行程

3. 文件转换（CONVERSIONS）

当你将电子表格上传到 Google Drive 时，你可以选择保留原始格式或将其转换为 Google Sheets 格式。选择转换为 Google Sheets 格式有助于确保团队协作时的兼容性，因为转换后的文件可以直接在云端进行实时编辑。

文件上传和转换步骤

1. 打开 Google Drive 界面。
2. 点击顶部的 Upload 按钮。
3. 选择要上传的文件或文件夹。
4. 上传完成后，点击文件名。
5. 在文件详情页面，选择 Convert to Google Sheets format 。

graph LR;
    A[打开 Google Drive] --> B[点击 Upload];
    B --> C[选择文件或文件夹];
    C --> D[上传文件];
    D --> E[点击文件名];
    E --> F[选择 Convert to Google Sheets format];

4. 共享和协作（SHARING）

Google Sheets 的一大亮点在于其强大的共享和协作功能。用户可以轻松地与其他用户共享电子表格，并且可以通过输入收件人的电子邮件地址来发送共享链接。此外，用户还可以调整共享权限，确保文件的安全性和可控性。

共享文件的具体步骤

1. 打开你要共享的 Google Sheets 文件。
2. 点击右上角的 Share 按钮。
3. 输入收件人的电子邮件地址。
4. 选择共享权限（查看、评论或编辑）。
5. 点击 Send 按钮发送邀请。

权限选项	描述
查看	只能查看文件，无法编辑
评论	可以添加评论，但不能直接编辑内容
编辑	可以直接编辑文件内容

实时协作

多人可以同时编辑同一个 Google Sheets 文档，这使得团队协作变得更加高效。每个用户的编辑都会实时显示，确保所有人都能看到最新的改动。此外，Google Sheets 还支持版本历史记录功能，用户可以随时查看和恢复之前的版本。

5. 附加组件（ADD-ONS）

Google Sheets 提供了一些附加组件，进一步增强了其功能。这些附加组件可以通过 Add-Ons 菜单选项找到，适用于各种场景，如邮件合并、数据分析等。以下是几个常用的附加组件：

• 邮件合并 ：用于批量发送个性化邮件。
• Google Analytics ：用于分析网站流量和用户行为。
• Flubaroo ：用于批改在线问卷或测试。

添加和使用附加组件

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 点击顶部菜单中的 Add-ons 。
3. 选择 Get add-ons 。
4. 浏览并安装你需要的附加组件。
5. 安装后，通过 Add-ons 菜单启用附加组件。

附加组件	描述
邮件合并	批量发送个性化邮件
Google Analytics	分析网站流量和用户行为
Flubaroo	批改在线问卷或测试

6. 数据处理和分析

Google Sheets 提供了丰富的数据处理和分析功能，用户可以通过内置公式和函数轻松进行数据计算和可视化展示。此外，Google Sheets 还支持与 Google Data Studio 的集成，进一步提升数据分析能力。

使用公式和函数

Google Sheets 内置了大量的公式和函数，帮助用户快速处理数据。以下是一些常用公式：

• SUM ：求和
• AVERAGE ：平均值
• COUNT ：计数
• MAX 和 MIN ：最大值和最小值

示例：计算员工工资

假设你有一张员工工资表，可以使用以下公式来计算总工资：

=SUM(B2:B10)

其中， B2:B10 是工资列的范围。

7. 文件的组织和管理

Google Sheets 支持用户创建文件夹来组织和管理多个电子表格。用户可以通过拖放的方式将文件移动到不同的文件夹中，方便查找和管理。

创建文件夹

1. 打开 Google Drive。
2. 点击左上角的 New 按钮。
3. 选择 Folder 。
4. 输入文件夹名称并点击 Create 。

移动文件

1. 打开 Google Drive。
2. 选中要移动的文件。
3. 点击右键，选择 Move to 。
4. 选择目标文件夹并点击 Move 。

graph LR;
    A[打开 Google Drive] --> B[选中文件];
    B --> C[右键点击 Move to];
    C --> D[选择目标文件夹];
    D --> E[点击 Move];

8. 文件的保护和安全性

Google Sheets 提供了多种文件保护措施，确保用户的数据安全。用户可以通过设置共享权限、启用两步验证等方式来保护文件。

设置文件权限

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 点击右上角的 Share 按钮。
3. 输入收件人的电子邮件地址。
4. 选择共享权限（查看、评论或编辑）。
5. 点击 Send 按钮发送邀请。

9. 文件的版本历史

Google Sheets 支持版本历史记录功能，用户可以随时查看和恢复之前的版本。这对于团队协作非常有用，可以避免因误操作导致的数据丢失。

查看版本历史

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 点击 File 菜单。
3. 选择 See version history 。
4. 浏览不同版本的历史记录。
5. 如果需要恢复某个版本，点击该版本并选择 Restore this version 。

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下一部分将继续探讨 Google Sheets 的更多高级功能，如自动化操作、数据可视化等，帮助你在工作中更加高效地使用这一工具。

10. 自动化操作

Google Sheets 提供了多种自动化操作功能，可以帮助用户节省时间和提高工作效率。通过使用 Google Apps Script 和自动化规则，用户可以实现数据的自动更新、格式化和处理。

使用 Google Apps Script

Google Apps Script 是一种基于 JavaScript 的脚本语言，允许用户编写自定义函数和自动化任务。以下是创建简单脚本的步骤：

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 点击 Extensions 菜单。
3. 选择 Apps Script 。
4. 在脚本编辑器中编写你的脚本代码。
5. 保存并运行脚本。

示例：自动发送邮件通知

假设你希望在某个单元格的值发生变化时自动发送邮件通知，可以使用以下脚本：

function onEdit(e) {
  var sheet = e.source.getActiveSheet();
  var cell = e.range;
  var value = cell.getValue();

  // 检查是否是特定单元格被编辑
  if (cell.getA1Notation() === 'A1') {
    var recipient = 'example@example.com';
    var subject = 'Cell A1 has been edited';
    var body = 'The new value in Cell A1 is: ' + value;

    // 发送邮件
    MailApp.sendEmail(recipient, subject, body);
  }
}

设置自动化规则

Google Sheets 还支持通过菜单设置简单的自动化规则。这些规则可以根据特定条件自动执行操作，如格式化单元格或发送通知。

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 点击 Tools 菜单。
3. 选择 Script editor 。
4. 编写或选择预设的自动化规则。
5. 保存并启用规则。

11. 数据可视化

Google Sheets 提供了强大的数据可视化功能，用户可以轻松创建图表和图形，直观地展示数据。通过使用内置的图表工具，用户可以生成柱状图、折线图、饼图等多种类型的图表。

创建图表

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 选中要可视化的数据区域。
3. 点击 Insert 菜单。
4. 选择 Chart 。
5. 在弹出的图表编辑器中选择图表类型并调整设置。
6. 点击 Update 按钮完成图表创建。

图表类型	描述
柱状图	用于比较不同类别的数据
折线图	展示数据随时间的变化趋势
饼图	显示各部分占总体的比例

示例：销售数据分析

假设你有一张销售数据表，可以使用柱状图来比较不同产品的销售额。选中销售数据区域后，按照上述步骤创建图表，选择柱状图类型并调整设置，最后点击 Update 。

12. 与其他 Google 服务的集成

Google Sheets 与其他 Google 服务无缝集成，用户可以轻松地在不同应用之间共享和协作。例如，Google Sheets 可以与 Google Forms、Google Docs 和 Google Slides 等应用协同工作，提高整体工作效率。

与 Google Forms 集成

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 点击 Tools 菜单。
3. 选择 Create a form 。
4. 在 Google Forms 中设计问卷。
5. 问卷提交后，数据会自动同步到 Google Sheets 中。

与 Google Docs 和 Google Slides 集成

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 点击 Insert 菜单。
3. 选择 Link 。
4. 输入 Google Docs 或 Google Slides 文件的链接。
5. 点击 Insert 完成嵌入。

13. 优化性能和用户体验

为了确保 Google Sheets 的性能和用户体验，用户可以采取一些优化措施。例如，合理使用公式、减少不必要的插件、定期清理历史版本等。

优化公式使用

合理使用公式可以显著提高 Google Sheets 的性能。以下是一些建议：

• 避免复杂公式 ：尽量使用简单的公式组合，而不是复杂的嵌套公式。
• 使用数组公式 ：数组公式可以一次处理多个单元格的数据，提高效率。
• 限制引用范围 ：缩小公式引用的单元格范围，减少计算负担。

减少插件使用

过多的插件可能会影响 Google Sheets 的加载速度和响应时间。建议只安装必要的插件，并定期检查插件的有效性和必要性。

清理历史版本

定期清理不需要的历史版本可以释放存储空间并提高文件加载速度。具体步骤如下：

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 点击 File 菜单。
3. 选择 See version history 。
4. 删除不需要的历史版本。

14. 查询和解析数据

Google Sheets 提供了多种查询和解析数据的方法，用户可以通过内置查询函数、数据透视表和查询语言（如 Google Query Language）来深入分析数据。

使用查询函数

Google Sheets 内置了多种查询函数，如 QUERY 和 FILTER ，可以帮助用户快速筛选和整理数据。

示例：使用 QUERY 函数

假设你有一个包含销售数据的表格，可以使用 QUERY 函数来筛选特定产品类别的销售记录：

=QUERY(A1:D10, "SELECT A, B, C WHERE D = 'Electronics'", 1)

其中， A1:D10 是数据区域， "SELECT A, B, C WHERE D = 'Electronics'" 是查询语句， 1 表示第一行是标题行。

创建数据透视表

数据透视表是一种强大的数据汇总工具，用户可以通过它快速总结和分析大量数据。

创建数据透视表的步骤

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 选中要分析的数据区域。
3. 点击 Data 菜单。
4. 选择 Pivot table 。
5. 在弹出的窗口中选择数据源和放置位置。
6. 添加行、列、值和过滤器字段，完成数据透视表创建。

graph LR;
    A[打开 Google Sheets] --> B[选中数据区域];
    B --> C[点击 Data 菜单];
    C --> D[选择 Pivot table];
    D --> E[选择数据源和放置位置];
    E --> F[添加行、列、值和过滤器字段];
    F --> G[完成数据透视表创建];

15. 高级功能

除了基础功能外，Google Sheets 还提供了一些高级功能，如自定义脚本、数据验证和条件格式等。这些功能可以帮助用户更灵活地管理和分析数据。

自定义脚本

自定义脚本允许用户编写 JavaScript 代码，以实现特定的自动化任务。通过 Google Apps Script，用户可以创建复杂的自动化流程，如数据清洗、批量处理等。

示例：自定义脚本

假设你希望自动将所有负数单元格标记为红色，可以使用以下脚本：

function colorNegativeCells() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var range = sheet.getDataRange();
  var values = range.getValues();

  for (var i = 0; i < values.length; i++) {
    for (var j = 0; j < values[i].length; j++) {
      if (values[i][j] < 0) {
        sheet.getRange(i + 1, j + 1).setBackground('red');
      }
    }
  }
}

数据验证

数据验证功能可以确保用户输入的数据符合特定条件，防止无效数据的输入。用户可以通过设置验证规则来限制输入范围、格式等。

设置数据验证

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 选中要设置验证的单元格区域。
3. 点击 Data 菜单。
4. 选择 Data validation 。
5. 设置验证条件（如数字范围、文本长度等）。
6. 点击 Save 保存验证规则。

条件格式

条件格式可以根据单元格的内容自动应用不同的格式，帮助用户更直观地识别重要数据。用户可以通过设置条件格式规则来高亮显示特定条件下的单元格。

设置条件格式

1. 打开 Google Sheets 文件。
2. 选中要设置条件格式的单元格区域。
3. 点击 Format 菜单。
4. 选择 Conditional formatting 。
5. 设置格式条件（如大于某个数值、包含特定文本等）。
6. 选择格式样式（如背景颜色、字体颜色等）。
7. 点击 Done 完成设置。

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通过以上功能和技巧，Google Sheets 成为了一个强大且易于使用的云端电子表格工具。无论你是个人用户还是企业用户，都可以充分利用这些功能来提高工作效率和数据管理能力。希望本文能帮助你更好地掌握 Google Sheets 的使用方法，让你在日常工作中更加得心应手。