7、Office办公软件实用技巧：拼写检查、语法设置与打印操作全攻略

Office办公软件实用技巧：拼写检查、语法设置与打印操作全攻略

1. 拼写检查选项设置

在进行拼写检查时，有一个“显示可读性统计信息”的选项。若勾选此复选框，拼写检查完成后，拼写检查器会显示“可读性统计信息”对话框。不过，可读性统计信息的实用性不大。虽然单词、字符、段落和句子的计数可能有用，但前三项可以在“字数统计”对话框中更轻松地获取（点击状态栏上的“字数”读数，或从菜单栏中选择“工具”➤“字数统计”）。而每个段落的平均句子数、每个句子的平均单词数以及每个单词的平均字符数的参考价值不大。“被动句”“弗莱施阅读容易度”和“弗莱施 - 金凯德年级水平”等计算统计数据，并不能准确评估文档的阅读难易程度。若想知道文档是否难以理解，可请同事阅读。

完成拼写检查选项的选择后，点击“确定”按钮关闭“首选项”对话框。

2. Word和Outlook的语法和样式选项选择

在“拼写和语法”对话框中为Word选择校对选项时，还能选择语法检查选项。若通过选择“拼写检查时检查语法”复选框（若希望进行持续错误检查，还可选择“键入时检查语法”复选框）来启用语法检查器，可在“拼写和语法”窗格的“写作样式”弹出菜单或“语法设置”对话框中选择所需的检查类型。通常，点击“设置”按钮显示“语法设置”对话框来查看设置细节更为便捷。

2.1 语法检查的不同级别

语法检查器提供了五种不同级别的检查，以满足不同需求：
| 检查级别 | 检查内容 |
| — | — |
| 随意 | 仅检查基本内容，如大小写问题、常见易混淆单词、用词不当、主谓一致以及动词和名词短语。 |
| 标准 | 使用适用于标准文档（如一般写作）