15、智能办公项目的经验与实践

智能办公项目的经验与实践

1. 引言

在传统办公环境中，纸张和墨水长期以来一直是主要的办公技术，纸张具有耐用、稳定和持久的特点，使用方便且不受位置限制，至今仍用于办公室内部沟通以及与客户或其他机构的外部交流。同时，办公室的选址是一个需要考虑传统因素的战略决策，几乎每个城市都有支持纸质通信和面对面会议的商业区。然而，办公室的位置成本高昂，与制造工厂几乎全天使用工作空间不同，办公室的使用率仅为30%，在咨询公司等大多数员工大部分时间在办公室外工作的地方，使用率甚至低于10%，减少办公室数量可直接降低固定成本。

随着技术的进步，办公工作情况发生了根本性变化。信息可以在短时间内远距离轻松传递，以前打印在纸上的内容现在数字化并可从几乎任何地方在线获取，打印机、传真机和复印机等新设备的出现改变和补充了纸质工作，如今很难想象没有这些设备的办公室。但遗憾的是，这种发展并未减少办公室的数量，办公场地的价格仍然居高不下。

灵活办公室是解决这一问题的方案。在灵活办公环境中，员工不局限于固定位置，办公室可根据实际需求动态分配。要为每位员工保证一个工作场所并非易事，但普适和有机系统的愿景带来了自动完成分配和相关管理的希望。普适系统还能提供前所未有的办公支持服务，这种灵活办公室需要复杂的基础设施，以实现员工在不同位置工作环境的无缝集成。

以下是一个灵活办公场景示例：一名销售代表第二天需要在公司使用会议室，他在线预订，指定会议时间和参会人数，同时还需要一个办公室工作几个小时。第二天，销售代表进入大楼后，从仓库取出办公设备，其安全徽章用于在办公环境中跟踪位置，智能门牌系统会引导他前往分配的办公室，经过智能门牌时会显示指向分配办公室的箭头，其容器也可被定位系统定位。到达办公室后，他将容器放在桌子附近，