做事者的自我修炼

1. 前言

关于如何分析问题、解决问题以及沟通合作，有些人是无意识，跟着感觉走，仅仅依靠自己的情感、记忆和经验迅速地做出判断；有些人是有意识，理性地，并通过事实和逻辑推导来得出结论。前者是人类与生俱来的思维方式，后者通常需要刻意反复练习才能达到，毕竟它的有些方法是反人性的。当然，这两种思维方式都有自己的优缺点和适用场景，而且处理日常问题，也要灵活地切换两种思维模式，不是固定使用某一种。

对于从事芯片行业，一门高度复杂和技术性很强的高科技行业，工程师需要有较强的逻辑思维能力，并且拥有结构化思维和结构化表达能力，这样有助于在复杂的电路和系统中梳理出头绪，快速做出合理的抉择。因此，修炼第二种思维方式，有助于我们更好地且高效地完成任务。

这几年开始担任管理者的角色，公司去年安排了为期一年的领导力培训项目，十来门课程理论和实践，并且自己也在日常中看一些做事方法论的书籍和视频，正好这几天休假，腾出点时间来反思和复盘自己的做事风格以及沟通合作上的习惯和问题，并且总结出这篇文章，希望基于此，能成为更合格的做事者吧。

知己知彼，百战不殆。本文将从“知己”和“知彼”两大方面展开论述。文中涉及的做事和管理工具，我就不具体展开了。比如，我会提到STAR法则可用于结构化的工作汇报和项目总结，帮助理清思路，但具体什么是STAR法则，大家可以自己检索下。

2. 知己

“知己”是了解自己，了解自己的情绪、能力和性格等。乔哈里视窗模型从“我知不知道”和“你知不知道”两个维度划分出4个区域：开放区、隐秘区、盲目区、未知区。“知己”可以从盲目区和未知区入手，多虚心请教，多读书，多行路，多做事来增大。

图1 乔哈里视窗模型

根据个人需求，“知己”章节包含了时间管理、常识和解难三方面的内容。

2.1 时间管理

时间管理四象限根据事情的“重要性”和“紧迫性”分成四个象限：重要紧迫，重要不紧迫，不重要紧迫，不重要不紧迫。

• 重要紧迫的事情为一级优先，需要立刻处理；
• 重要不紧迫的事情为二级优先，应该优先处理，该类事情处理越多，重要紧迫的事情就会越少；
• 不重要紧迫的事情为三级优先，可以最后处理，也可以通过授权，让别人去处理；
• 不重要不紧迫的事情为最低优先级，建议消除；

图2 时间管理四象限

事情多的时候，可以把这些事情在象限上标记下，看优先处理哪些任务。记住，千万不要像无头苍蝇一样，抓到哪件事就先处理哪件。

2.2 常识

常识是指相对于专门知识而言的普通知识，增加常识可以增加我们的信息量，有助于问题分析解决过程。数理化天地生文史哲各方面都可以接触下，定期阅读一些有营养、有常识、视野宽的书籍或杂志。由于遗忘曲线的存在，我们可以使用艾宾浩斯记忆法去反复巩固学到的知识，并在现实中多多使用。

图3 艾宾浩斯记忆法

当然，不要盲目相信书上的一切，尽信书不如无书，要批判性思考新知识或新事物，可以使用：

• 远近思维思考问题；
• 多角度、多方位思考；
• 事实加逻辑去思考；

2.3 解难

解难就是解决困难、解决问题，这是我们日常生活的一部分。可以把解难分成4个步骤进行：界定问题、调查研究、分而治之和总结复盘。

2.3.1 界定问题

界定问题很重要，没有把问题搞明白就去解决，有可能往错误的方向前进，南辕北辙。必须正确地界定问题、层层打深问题，而且能够识别问题中的潜在陷阱。列出几种界定问题的方法：

• 连续追问为什么，其实就是打破砂锅问到底，反复问为什么
• SMART原则，用于设定目标
• 换位思考
• 逆向分析法

2.3.2 调查研究

在界定问题后，需要收集资料去分析问题该如何解决，为了使分析过程更加高效，可以带着问题和假设去收集资料、扩充信息。结构化的分析方法有：

• 5W1H法，六何分析法：What, When, Where, Who, Why, How
• 标本药方法：现状(目前呈现的状态)、本质(造成问题的根本原因)、解药(去病根儿、消病症)

2.3.3 分而治之

把要解决的难题按金字塔原理分解成下一层三到九个一级驱动因素/主要根源，然后再把这些一级驱动因素/主要根源，每个分解成下一层三到九个二级驱动因素/主要根源，以此类推。以较小的颗粒度去解决，最后从下往上汇总得出最终答案。

金字塔原理要求结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进，上下支撑。其实最重要的就是纵向逻辑支撑，横向不重不漏(MECE原则)。

图4 金字塔原理

金字塔逻辑树的常见分类有：

• 归纳法逻辑树：从经验到规律
• 演绎法逻辑树：从规律到个别(大前提+小前提=结论)
• 要素逻辑树：中心思想由哪几大要素组成，比如：距离=速度x时间
• 假设逻辑树：在假设非常清晰和内在逻辑相对清晰时使用
• 决策逻辑树：如果...那就，如果...那就…

想出一个完美的金字塔还是很难，除了依赖于常识外，还可以结合数理化天地生及经济学公式去想去尝试。如果实在搭建不出金字塔逻辑树，那么以下方法可以参考下：

• 请教行业专家
• 大量阅读专业书和文献
• 找到激发自己灵感的方式，比如跑步、游泳、打球等

2.3.4 总结复盘

事情做完了，总得总结和复盘下吧，而且通常还需要口头或文字汇报给其他人。如何让其他人快速的明白一件事情的起因、经过和结果，这时候就可以用STAR法则去结构化地描述，帮助清晰、有条理地讲明白一个事件或经历。

事情做完之后，需要分析这次有什么好与不好的地方，好的固化为标准，不好的加以改进，可以使用PDCA循环法来进行。

3. 知彼

“知彼”是了解他人，了解他人的情绪、能力和性格等。

根据个人需求，“知彼”章节包含了领导力和沟通两方面的内容。

3.1 领导力

领导力包含了任务分配、授权、激励和团队文化建设等内容。

3.1.1 任务分配

在分配任务时，需要将每项工作分解，保证每项工作都有责任人，至少有一个主负责人，可以使用RACI模型。在分配任务时，需要说清楚7件事：

1. 说出你的任务需求是什么；
2. 说出为什么这个任务很重要；
3. 说出为什么这个任务是由你来做；
4. 这个任务有什么限制，比如时间限制，金钱限制等；
5. 多久过来汇报下任务进展，并检查任务情况；
6. 告知对方，有任何问题，一定要过来商量，不要藏着掖着，最后再爆出来；
7. 给予鼓励，告知对方可以做到的；

3.1.2 授权

合适的授权可以释放出更多的管理精力去做更重要的事情，而且也会调动下属的积极性，释放团队的潜力。但在什么时候可以授权呢，个人认为如果下属可以独立完成某件事的80%，那么就可以授权给他了。

3.1.3 激励

激励有物质激励和精神激励。多用正向激励，让下属能够在工作中学习和成长，干的事情要有趣。少用负向激励，慎用惩罚措施，在使用惩罚之前，需要与员工沟通清楚相关规则，并给予改正的机会。

3.1.4 团队文化

团队文化强调团队成员表达“反对意见”的重要性和责任，也就是鼓励异见，就事论事，用事实和数据说话。用民主集中制达成共识，鼓励任何成员：

1. 积极主动发言；
2. 发言要给出论点、论证和论据 (因为…所以…)

3.2 沟通

制定完计划或完成任务后，由于沟通漏斗效应和干扰因素的存在，还要反复的沟通，多花点时间、精力和心思在沟通上，要耐烦。沟通从效率、倾听、情绪管理和沟通文件方面展开讲讲。

3.2.1 效率

重视沟通效率，再复杂的问题，也能总结归纳成一段话，甚至一句话去表达。有几种练习快速沟通的方法：

• 电梯沟通法：利用共乘电梯的时间和对方迅速沟通
• 瞄准午茶时间
• IREP法
• SCQA法

3.2.2 倾听

沟通不是单方的，是多方对事情表达自己的想法，有效倾听是能否沟通好的关键。可以使用以下几种方式：

• 3F倾听法：听事实、听感受、听意图。听话听音，听出弦外之音，言外之意；如果没有听出对方的意图，可以使用探寻式回应来进一步确定，也就是提问的方式回应对方的倾诉，并探寻对方的真实意图；
• 换位思考：根据情境，从对方角度想想；
• 同频(同理心)：与对方达成共振；

3.2.3 情绪管理

提高情商的重要方面就是情绪管理，不管在任何时候，你一旦生气发怒，你就输了。可以使用以下方式来进行锻炼：

• SRD法：Stop(停顿)→Reflect(反思)→Decide(决策)
• FAA法：Find(发现情绪)→Accept(接纳情绪)→Adjust(调节情绪)

3.2.4 沟通文件

有时候我们需要Word、PPT等文件去和别人沟通任务时，条理和逻辑清楚的文件内容是让别人理解你的关键。可以使用以下方式：

• 故事线法(Word法)：确定主题和目标→找到核心情节→编排情节顺序→补充细节和描述→引出结论
• 故事板法(PPT法)：确定主题→制定故事大纲→设计故事情节→绘制故事板

但也建议不要花过多的时间在准备文件上，因为目的是沟通。

4. 总结

虚心请教、读书、行路和做事是自我修炼的最好法门。要给自己足够的时间学习，平时注意关联事物，将不同的知识、技术、模式或者场景关联起来，积极了解前言动态信息。

对一件事情，先要有自己的想法，然后看看其他人是怎么说的，最后决策者是怎么说怎么做的。比较下自己的判断、领导们的判断以及未来真实的发展情况，看看你的判断跟最后发生的实际情况是否相符合，哪些不符合，哪些比你判断的要好，哪些比你判断的要差，这些好和差的底层原因和逻辑是什么。

我注六经，六经注我，利用所学知识来指导自己生活和工作，也把自己的心得、经验传授他人。

大处着眼，小处着手，定好自己一年、三年、五年的人生大方向，然后踏踏实实地做好当下每一件小事。