SAP 之 应收帐款会计核算

 

应收帐款会计核算

R/3 系统财务会计模块中的应收帐款保有并管理客户的会计数据。 它也是销售管理的组成部分。 销售和会计对信息的要求相同，如： 信用程度、 支付行为等。 因此， 从交 易的开始时 (报价、 订货)起， 就应限制风险。 如果客户的订货导致发货， 并开出发票， 那么这些交易就自动地在会计系统中记帐。 这个过程的不同阶段都会在包括流动计划变更在内的现金管理及预测中实时地更新。 为避免外币兑换中的损失， 外币兑换业务被归 属到外币兑换管理中。

与其基本的固定资产及资产负债表科目一起， 这个会计科目表就形成中央记帐系统中 总分类帐及各相应客户科目之间的联系。 “自动记帐原理”的使用意味着，每一项业务 往来都同时地记帐到客户科目中。 这是通过指定的资产负债表科目， 作为总分类帐的 一个行项目， 在总计的层次上完成的。 这种密切协调的更新是自动完成的，它保证了总 分类帐科目和明细分类帐科目在指定的任何时刻都相互一致。

用户可以使用科目分析、 预警报表、 到期日清单和一个灵活的催款系 统来追踪未清项 目。 与之相联系的信函可为每个公司分别建立。这对付款通知、 余额确认、 对帐单或利 息计算也同样有效。 进帐通过各种对用户友好的功能由人工计入相应借项中。 这也可以 用 EDI 或电子对帐单来 进行电子化操作。 借项凭单程序和支付则用支付程序来实现自动 化。

余额清单、 日记帐、 余额审计线索或若干相应标准报表均可得到， 以便在应收科目会 计中将交易制成凭证。 为了进行关键日期分析，要：

·        重新估价外币项目

·        验明有贷方余额的客户

·        按剩余有效期将最终余额分类

应收帐款会计核算不仅仅是正常会计方法的一个基本要素。 它还通过它与销售部分的 紧密联系为有效的信贷管理提供数据。 并通过它与现金管理及预测的联系为流动规划的最佳化提供信息。

1.1客户主记录

1.1.1主记录的重要性

客户主记录包含了公司与客户的业务关系中所需的一切信息。 这些数据控制着记帐过 程以及后续的处理， 如支付和催款等。 客户主记录也为会计及销售部分提供有关客户的 信息。 客户数据的记录是集中地储存于系统中。 这就是说， 这一数据记录总是一致的， 最新的， 而且没有多余的内容。

客户主记录有以下特点：

·        它在任何时刻都能提供一个客户的全部数据的概况

·        它允许灵活地获取这些数据

·        它形成一个控制自动催帐及自动支付交易的数据库

客户主记录的安排也为某些特殊要求留有余地。

1.1.1.1一次性交易

一次性帐户允许对一次性客户或交易不频繁的客户进行有效管理并节约空间。一次性 帐户仅包含最核心的控制信息， 如统驭科目。 这种帐户并无客户的专有信息如地址或银 行数据等。 客户的姓名、 地址、 电话号 码、 及银行细节等则是在发票收到时提供的。用这种方法， 一个一次性 客户主记录就可用于多个客户。 支付或催款过程中所需的客户 专有信息 从发票获得。

1.1.1.2总部及分支机构科目

在某些行业中由公司的代理部门完成的共同任务也可通过客户主记录表现出来。如， 分支机构在当地发出采购定单而由总部为发票付款。 通过将分支机构科目和总部为发票 付款， 就可为供应分支机构的货物开出发票。 同时， 销售数字则记帐到总部科目。但 是， 有关分支机构的信息仍保留在凭证上。 因而催款通知可送至分支机构和总部。

1.1.1.3代理付款人

一位代理付款人的帐号也可以输入客户主记录中。 借项凭单及银行转帐的还款由不同付款人的银行数据决定。

1.1.1.4代理的催款书收件人

如果催款通知不准送交应收款已到期的客户， 那么就能指出另一位催款书收件人。

1.1.1.5分支公司

如果发票是发给一个分支公司， 那么这一点就必须在集团公司的合并中有所反映。 集 团公司范围内的业务往来所达成的所有销售必须抵销。这样做时， 集团公司的统一公司 代码必须输入到主记录中。 统一公司代码在记帐时转移到凭证中。

客户主记录构成处理同客户间业务关系的灵活数据库。 它也为特殊要求提供空间 (一次性交易 )。

1.1.2结构

主记录的三部分式结构能灵活地描绘出一项作业中的不同组织结构：

·        一般性数据：

这是与每一个公司代码和公司中每一个销售部门都同样有关的数据

·        公司代码的数据

这是反映公司专有的，与客户间协议的数据。

·        销售数据：

这是有关公司各销售部门和销售渠道的不同特性的数据。

一般性数据包括地址、 电信数据 (电话、 电传、 传真 )、 有关客户的一般资料 (工厂 数、 行业、 集团归属 )以及银行详情。

公司代码数据包括支付条款和日期：

·        用于自动支付交易 (银行托收 )的，

·        用于信函的 (帐号及客户所有地负责人 )

·        用于自动催款过程的

此外， 总分类帐会计的统驭科目是在公司的层次上指明的。 这个总分类帐科目的交易 数字于记帐时在客户科目中自动更新。

有关定单处理、 装运、 及发票等资料可在销售专用的数据中找到。这一点在关于销售 与分销模块的相应 SAP 手册 (R/3的销售和分销) 中有详尽得多的说明。

系统提供专门的选项来控制主数据的可靠度， 使之与设置系统时公司的观念一致。 诸 如一个新客户是应该将整个公司包括进去还是只将其一个分支部门包括进去的这类战略 性决策是集中地作出的。 因此， 所有数据区都能集中地输入和更新。 会计和销售既可以 一起保存一般性数据， 也可以将数据分别地保存在它们相应的区域中。

客户主记录的结构能支持一致地、 无冗余地使用会计及销售数据。

1.1.3编辑主记录

编辑客户主记录时分别有各种功能供使用， 以便创建、 更改和显示。 这些功能的授权 是根据员工的责任范围来批准的。 每一个新的主记录都必须分配给一个科目组。这样就 能够按下列准则来将客户加以分类：

·        编号指定的类型

每一个主记录都有一个唯一的编号，这个编号可以是由系统指定 (内部指定 )， 也可 以是由用户指定 (外部指定 )。 特别是当编号是承接自一个前端系统时， 外部编号指 定就更合适。系统保证每一个帐号只被赋与一次。

·        帐号范围 (编号区间 )：

编号区间是客户定义的。供应商和客户可以定义成同一编号， 或者也可以定义一种 层级结构。

·        用户界面的安排 (屏幕图象 )

对于每一个客户组，用户可以指定哪些资料是强制性的， 哪些资料是可选的。 不需 要的资料可以从界面上消隐掉。 用这种方式， 就只要求有公司需用于处理业务的那 些数据。

1.1.3.1输入数据

为保持数据无冗余， 系统提供了范围尽可能广泛的支持。 例如， 用户可以使用一些 方便的寻查功能来创建一个现有帐户的概况。一种自动重复检查功能可保证主记录对于 销售和会计只创建一次。

当输入新的主记录时， 一种拷贝功能可提供支持。一个主记录中的数 据可以包括进一 个新的主记录之中。 此外， 一组客户主记录可以从一个公司代码拷贝入另一公司代码。

1.1.3.2更改数据

用户可以指定哪些字段可被更改。 例如， 授权可以用来防止统驭科目被修改。 用户随 时都可进入用户想更改的那些指定区域， 如，  只是支付数据系统将所作的全部更改加以 记录，从而在任何时刻都可得到一 份更新后的概况。

1.1.3.3显示数据

用户可选择用户感兴趣的区域加以显示。 用户可以从当前的主记录显示中调用另一个 主记录来显示或加以更改， 也可以从显示中进入更改功能。

 

可设置的、 易于使用的用户界面使用户能方便快捷地编辑和管理主记 录。

 

什么是客户数据记录功能？

客户数据记录及其数据 (到达总分类帐的路径关于业务伙伴的资料) 构成应收帐款会计 核算的基础。 它也是SAP系统中销售功能和会计功能之间的联系。通过其特有的性质， 它提供专门的会计关联。

 

1.2科目有关会计业务

1.2.1发票及贷项凭证

集成地使用 SAP 的销售及财务会计系统， 开票系统就能准备好发票并将它记帐。来自 另一个 R/3 开票系统的发票也可以通过接口转至会计， 然后这些发票就被记帐。 只有不 是在 R/3 系统中创建的发票才必须人工记录。

1.2.1.1凭证的格式

一个凭证由凭证抬头和若干行项目构成。 抬头包含了适用于整个凭证的资料，包括凭 证日期、 号码、 以及类型。 行项目包含付款条款、 科目的归属、 以及金额。 某些行项 目， 如销售税， 是由系统自动生成的。 这些行项目补充人工生成的项目使凭证完整。在 凭证记帐之前， 用户可以调用并更改这些行项目中的任何一个。

除上述会计凭证之外， 系统还特备了几种专门的凭证，如周期性条目、 样本凭证等。

1.2.1.2周期性条目

对于以金额相同为特征的正常周期性交易， 用户可以生成周期性条目。 这方面的一个 例子就是按月分期付款客户所付的应收款。 这些条目在它们生成的时候并不影响会计。反之， 它们只是在执行时记帐到会计系统中。 所谓的“周期性条目原始凭证”包含为会 计凭证记帐的数据， 如金额与帐号等。 它也包含控制信息， 如执行的起止日期和最后期   限数据等。