sward实战教程系列(6) - 如何有效管理文档版本

作为项目负责人，你是否遇到，项目成员在多次修改并提交文档后，你并不知道哪里修改了；作为文档撰写人，是否遇到过多次修改和转发后，你已经不知道哪个是最终版本了。sward的文档版本管理可以为您解决全部烦恼。

1、为文档添加历史版本，记录此次修改内容

进入知识库->编辑或添加文档，修改文档内容后，点击保存并退出。此时点击添加版本，并为此版本添加一个名字（可以写V1.0-X年X月X日或直接写当前修改的主要内容）。当前文档的全部内容会记录在此版本内。

通过版本之间的对比，就可以知道每次都修改了哪些内容。

添加版本

2、重要内容删掉？可以恢复历史版本

若在查看文档时，发现重要内容被删掉，可以通过查看版本，点开历史版本，就可以知道哪些内容被删除掉了。

查看历史版本

3、文档评审，自动为文档“照快照”

文档提交评审并通过后，若文档作者还想继续编辑，此时点击“更多”按钮下的“下线”功能，此时系统会自动生成一个版本。记录已经评审后的内容。

系统记录下线前的版本

4、管理员查看，谁对文档“动了手脚”

若想要查看谁对文档进行了修改，可以在历史版本中查看。因为在保存版本的时候，系统会自动记录添加版本的人员及时间。

查看版本