因为成本超支，做到一半的项目停了

在实际的项目管理中，经常会遇到这样的困境：项目进行到一半时才发现项目成本预算已超支，如果暂停项目会造成严重损失，而如果项目持续下去，亏损则愈加严重。最终管理层经过权衡，被逼暂停项目。

 

是什么原因导致项目在推进的过程中陷入如此困境？究其原因，大多是项目在启动之前预算规划没做好，或者项目在实施过程中成本管控没做好。启动前的项目预算方案涉及到管理层评审不够严谨，而项目实施过程的成本超支牵涉到项目经理的成本过程管控失察，因此，项目经理和管理层应在这两方面严加对待，以便有效控制和及时调整，避免问题产生。

1.项目经理如何有效进行成本管理？

项目成本管理是指在保证满足质量、工期等约束的前提下，对项目实施过程中的费用，通过计划、组织、控制和协调等活动实现预定的目标，并尽可能地降低成本费用的一种管理活动。而项目经理则需要对其所负责的项目进行成本管理。

1.1成本预算和成本控制缺一不可

在成本方面，分为人工成本，差旅成本，采购成本等，其中最主要的是人工成本的管控。要想成本受控，项目经理需在项目确定之前，分析规划好成本预算计划。

完善的成本预算计划可以从三方面着手：人工预算、采购预算、费用预算。

在项目管理中人力是最主要的资源，项目经理需要根据项目需求预估完成项目要多少人工以及时间的投入，进行人工资源申请；采购预算即预估完成项目需要采购的设备等费用；费用预算即预估项目运行过程中可能会产生的差旅费等。

进行成本预算后还应对成本进行持续的管控，在项目过程中收集成本实际使用数据，与预算对比分析，如有超支的部分应及时识别，进行处理。

1.2 借助专业管理工具，成本管理智能化

项目经理进行成本管理，最科学的便是通过实际花销的数据收集分析，来进行决策。而这涉及到大量的费用单据，传统的财务系统无法跟具体的项目管理进行关联，这就需要一个成熟且专业的项目管理工具来辅助项目经理进行成本管理。以易趋系统为例：

易趋项目管理软件对成本进行精细化管理，从计划到执行监控覆盖项目全生命周期。将预算制定进行多级科目分类，包含人工成本、采购成本、固定资产等，支持实际与偏差的实时数据汇总更新。通过色块标记进行可视化监控，绿色即为健康，红色则为超出，项目经理可以及时获知具体模块的超支情况，及时采取措施。如需要变更修订成本预算计划，系统支持变更后的版本对比，便于项目经理分析决策。（详见下图）

 （图1：易趋项目成本预算视图）

易趋系统在成本预算模块还支持项目费用明细列表查询，对每笔费用的类型、使用日期进行详细统计，做到有迹可循。（详见下图）

 （图2：易趋项目费用明细视图）

2.管理层如何有效进行成本管理？

管理层对项目成本管理关注度不需要细致到计划以及执行，只需要对项目的整体成本状态掌握，了解项目的成本各项指标，便于管理层进行后续评估、精准的决策以及战略规划。但项目的成本状态需要数据的支撑，而借助专业的项目工具，则能为管理层提供实时的分析报表。

易趋项目管理系统针对管理层，设置管理驾驶舱的模块，通过项目概况可以全面了解项目的总体成本预算分布以及执行情况，对重点数据异常时进行报警提醒。对于项目成本以及项目资源具体金额进行跟踪，数据包含预算基线和实际使用，通过折线图，成本使用是否超过预算基线一目了然。（详见下图）

 （图3：易趋管理驾驶舱项目概况视图）

 （图4：易趋管理驾驶舱项目概况视图）

易趋系统还支持各种财务周期（财年、财季、财月、阶段）进行精细化分类。系统自动搜集最新项目成本信息自动对比，生成丰富的成本管控报表，以便管理层查看进行决策调整。（详见下图）

 （图5：易趋项目报表视图）

总结

项目的成本管理不应等到成本风险发生时再进行相应的措施调整，应覆盖项目的完整生命周期，是持续性的活动。而项目成本管理从项目经理和管理层两方共同进行，才是保持企业良性发展的举措：从项目经理方出发，保障各个项目能再预期成本内成功交付，实现项目收益；而从管理层出发，同过对各个项目的成本收益掌握，以此进行分析，为后续的战略规划进行准确的决策，达到控制成本、增加收益的目的。