11、Excel 工作簿使用与管理全攻略

Excel 工作簿使用与管理全攻略

1. 搜索工作簿

在查找工作簿时，可添加所需的搜索条件，例如仅查找过去两周内修改过的工作簿，或者作者属性中包含你老板的工作簿。每完成一个条件设置，Finder 窗口就会显示匹配的工作簿列表。一旦确定了想要的工作簿，双击即可打开。若想快速查看其内容而不打开它，可按空格键或点击工具栏上的“快速查看”按钮。

若创建了这样的搜索，可将其保存为智能文件夹。操作步骤如下：
1. 点击搜索窗口右上角的“保存”按钮。
2. 在打开的“另存为”对话框中，输入智能文件夹的名称，并选择存储位置，默认的“已保存搜索”文件夹就很合适，除非你有更好的选择。
3. 若想将智能文件夹添加到侧边栏的“搜索”列表中，方便随时访问，可选中“添加到侧边栏”复选框。

2. 为旧版本 Excel 保存工作簿

多年来，Microsoft 为 Excel 添加了许多功能，并多次更改其文件格式，这导致了两个问题：
- 旧版本的 Excel 可能无法打开在 Excel 2011 中创建的工作簿。即使能打开，显示也可能不正确。
- 旧版本的 Excel 不支持后续版本中添加的功能，例如 Excel 2011 中添加的迷你图（单元格内图表），Excel 2008 和 Excel 2004 等早期版本就没有此功能。

2.1 选择合适的文件格式

为与旧版本 Excel 共享工作簿，首先要选择合适的文件格式：
| 文件格式 | 适用版本 | 文件扩展名 | 说明 |
| ---- | ---- | ---- | ---- |
| Excel 工作簿格式 | E